Перевод подписания закрывающих
документов с агентами
партнёрской сети в электронный
вид для сети лабораторий

Отрасль

медицина, крупная клинико-диагностическая лаборатория, с 200 медицинских офисов в 40 городах России и партнёрской сетью > 11 000 агентов-физических лиц.

Вызовы

• Перевести ежемесячный процесс подписания отчётных документов с врачами-агентами, в 16 городах в электронный вид;
• при необходимости быстро корректировать и согласовывать отчёты с агентами независимо от их локации;
• своевременно производить расчёты с агентами на основании подписанных отчётов;
• повысить лояльность агентов;
• иметь возможность быстро подключать новых агентов к партнёрской программе сети Лабораторий.

Задача

Партнёрская программа Лаборатории включает в себя более 11 000 врачей-агентов из 16 городов России, и их количество постоянно растёт. Программа предполагает, что агенты получают вознаграждение за информирование пациентов о возможности сдать анализы в Лаборатории, если пациент воспользовался её услугами. Для проведения оплаты нужно, чтобы и агент (физическое лицо) и лаборатория в конце месяца подписали закрывающие документы.

Каждый месяц 60 менеджеров по продажам лично выезжали к агентам для подписания документов, совершая около 6000 поездок. Подписание документов – нецелевая функция отдела продаж, которая отнимала дорогостоящее рабочее время менеджеров. Кроме того, стоимость подписания увеличивалась за счёт затрат на печать документов и их хранение в течение 5 лет после подписания.

Схема подписания отчётов с агентами до Инфолоджистикс

В результате коммерческим сегментом компании было принято решение оптимизировать процесс путём перевода закрывающих документов в электронный вид.

Решение

Инфолоджистик проанализировала процессы клиента и разработала процесс в системе электронного документооборота и подключила агентов к платформе ЭДО «docuForce», выпустив каждому электронную подпись. В конце месяца каждый агент может подписать их в личном кабинете день в день любым удобным способом – через мобильное приложение или web-версию с мобильного или стационарного устройства.

Таким образом ежемесячное подписание около 6 000 отчётов может занимать меньше 1-го рабочего дня. Благодаря быстрому документообороту выплаты агентам производятся своевременно, трудовые и денежные затраты на процесс снижены, и менеджеры занимаются своей основной работой – продажами и развитием агентской сети, освободившись от подписания документов.

Схема подписания отчётов с агентами после Инфолоджистикс

Решение позволило компании

• Перевести 97% агентов в ЭДО и быстро подписывать отчётные документы с более, чем 11 000 агентов из разных городов;
• Сократить расходы на печать документов, их доставку и хранение;
• Разгрузить менеджеров по продажам от непрофильной работы;
• Рассчитываться с агентами и закрывать расчётный период быстрее;
• Увеличить лояльность агентов за счёт быстрого вознаграждения;
• Масштабировать партнёрскую сеть без дополнительных операционных затрат;
• Повысить уровень защиты данных.

Преимущества решения

• Решение под ключ – процесс разработан на основе анализа бизнес-процессов сети Лаборатории, проведённом аналитиками Инфолоджистикс;
• Простая масштабируемость – возможность подключать неограниченное количество новых агентов и расширять партнёрскую сеть по всей России;
• Выдача электронных подписей новым агентам без ограничений;
• Уникальность решения – процесс разработан с учётом индивидуальных потребностей клиента.

Полученные выгоды:

1. Экономия времени
2. Сокращение операционных затрат
3. Быстрое предоставление документов по требованию в бухгалтерию
4. Прозрачный учёт документов по всем филиалам

Отправьте заявку сегодня и получите индивидуальный расчёт вашей экономии от перехода на ЭДО: