Отрасль: Ритейл. Крупный российский ритейлер розничной торговли одеждой и товарами для дома, с 22-летней историей на рынке, 400 магазинами в 100 городах России от Калининграда до Петропавловска-Камчатского.
Вызовы
- Облегчить подписание и контроль кассовых документов;
- Облегчить соответствие процесса требованиям Указания ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций;
- Ускорить доставку документов из магазинов в офис;
- Сократить финансовые затраты;
- Сохранить юридическую значимость документов и соблюдать кассовую дисциплину;
Типы обработанных документов: кассовая документация
#РКО #ПКО #Кассовая_книга #дополнения #расчетно-платежные ведомости #платёжные ведомости #Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов #Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств #z-отчёт
Задача
Сеть розничных магазинов ежедневно проводит десятки тысяч платёжных операций ежедневно в более, чем 400 магазинах на территории всей России.
Каждую неделю магазины отправляли документы на подписание главному бухгалтеру в головной офис. Не всегда получалось отправить документы с внутренним транспортом, поэтому компания несла расходы на отправку документов почтовыми службами. Кроме того, сотрудники бухгалтерии вынуждены были разбирать кассовые документы за накопившийся период, поступившие из всех магазинов, чтобы сформировать комплекты документов за день в нужном порядке и сохранять кассовую дисциплину.
Таким образом, подписывая кассовые документы на бумаге, компания несла затраты на логистику документов, контроль подписания, отправки и доставки документов и также вынуждена нести двойные затраты на восстановление документов в случае их утери.
Схема подписания кассовых документов с агентами до Инфолоджистикс
Решение
Подписание кассовых документов организовали через систему электронного документооборота docuForce от Инфолоджистикс. Документы на ежедневной основе формируются в 1С и через заранее настроенный интеграционный модуль автоматически передаются в систему docuForce для подписания ответственным – кассиром или управляющим магазином – в точке продаж. Старший кассир в конце смены подписывает пакет кассовых документов неквалифицированной электронной подписью (НЭП) и прикрепляет отсканированные дополнения (например, заявления покупателя на возврат средств, чеки и т.п.). Документы автоматически уходят на подписание главному бухгалтеру, который также в конце дня подписывает документы УКЭПом. При этом в ЭДО docuForce для главного бухгалтера предусмотрено подписание как отдельных документов поочерёдно, так и всех документов по всем магазинам одной кнопкой, что в сравнении с подписанием бумажных документов значительно экономит ценное время.
Подписанные комплекты документов хранятся в электронном архиве без возможности редактирования и доступны в любой момент с возможностью отфильтровать и посмотреть или выгрузить документы с разбивкой по конкретным дням, периодам и магазинам.
Бумажные дополнения (акты инкассации, заявления на возврат средств) передаются на хранение в специализированный архив Инфолоджистикс сразу из магазинов, минуя офис компании. По истечении установленного срока хранения документы могут быть уничтожены конфиденциально также в Инфолоджистикс по соответствующей заявке. Таким образом вся работа с кассовыми документами и их последующее хранение обеспечены «в одном окне»:
- электронный юридически значимый документооборот для кассовых документов;
- электронный архив для хранения, поиска и выгрузки в случае необходимости электронных кассовых документов, а также отсканированных подтверждающих документов;
- хранение бумажных документов;
- уничтожение бумажных документов по истечении срока хранения.
Схема подписания кассовых документов с подключением Инфолоджистикс
Решение позволило компании
- Обеспечить своевременное подписание кассовых документов по 400+ магазинам в электронном виде;
- Перевести все процессы по кассовым документам в электронный вид;
- Снизить расходы на печать документов, их подписание в установленные сроки, перемещение и последующее хранение;
- Разгрузить бухгалтерию от обработки и архивирования оригиналов документов;
- Хранить электронные оригиналы кассовых документов и электронные копии подтверждающих документов в одной системе;
- Обеспечить быстрый поиск и выгрузку необходимых документов, электронных копий или оригиналов.
Преимущества решения
- Соблюдение кассовой дисциплины – подписание кассовых документов на ежедневной основе в один клик;
- Сокращение расходов на печать и хранение бумаги – все кассовые документы переведены в электронный вид, дополнения сканируются и сдаются на внеофисное хранение;
- Экономичное решение – для подписания на торговых точках используются НЭПы, что значительно экономичнее УКЭПов;
- Простая масштабируемость – возможность быстро подключать неограниченное количество новых магазинов и расширять торговую сеть по всей России;
- Единое окно для всех документов – электронные кассовые документы и отсканированные дополнения доступны для просмотра в едином интерфейсе электронного архива от Инфолоджистикс. Бумажные оригиналы документов также хранятся в архивах Инфолоджистикс не занимая место в торговых точках и головном офисе сети магазинов.
Выгоды:
- Соблюдение кассовой дисциплины
- Сокращение бумаги в офисе
- Сокращение операционных затрат
