Отрасль
Разработка, производство и дистрибуция современного строительного инструмента.
Makita работает в России с большим объемом документооборота. В компании действует около 1000 договоров с клиентами и порядка 6000 договоров с подрядчиками.
Ежегодно формируется около 100 тысяч документов с подрядчиками, а сами документы распределены между несколькими подразделениями: отделом продаж, финансами и бухгалтерией, закупками и ВЭД, кадрами, логистическим департаментом, сервисным центром и юридической службой.
Проблема
Команда Makita рассматривала переход в налоговый мониторинг прежде всего как задачу внедрения витрины налогового мониторинга и настройки учетных процессов.
Однако в ходе подготовки выяснилось, что документы для загрузки в витрину не готовы, а именно:
- Документы хранились в разных источниках: ЭДО, 1С, локальных хранилищах и бумажных архивах. Это усложняло контроль полноты комплекта документов: приходилось проверять наличие в разных системах.
- Ответственность за документы была распределена между несколькими подразделениями, единые правила регистрации и хранения отсутствовали.
- Документы по одной хозяйственной операции не связаны между собой.
- Отсутствие единых стандартов обработки, включая простановку обязательных атрибутов, необходимых для подгрузки в витрину налогового мониторинга.
В результате компания не могла гарантировать быстрое предоставление полных комплектов документов в витрину налогового мониторинга, что создавало риск задержки проекта несмотря на готовность остальных компонентов.
Задача
Создать единый контур управления документами, который позволит:
- консолидировать документы из всех источников;
- создать единое пространство для поиска и работы с документами;
- обеспечить их хранение и доступность;
- атрибутировать документы для витрины налогового мониторинга, в т.ч. проставить СПВДОК;
- настроить интеграцию с витриной НМ для передачи метаданных и печатных образцов документов.
Решение
На старте проекта в Makita рассматривали два подхода: дорабатывать внутреннюю учетную систему (1С УХ) или вынести работу с документами в отдельный внешний электронный архив.
| Доработка 1С УХ | Внешний единый электронный архив |
|---|---|
| Сложные и дорогие обновления после доработок типовой конфигурации | Развивается независимо, не требует вовлечения |
| Рост расходов на поддержку системы | Предсказуемая сервисная модель |
| Бумажные документы остаются отдельным процессом | Бумага и ЭДО хранятся в едином контуре |
| Бумагу придётся сканировать самостоятельно | Подрядчик выполняет работы по сканирования документов |
| Нагрузка на внутренние ИТ-команды для интеграции с витриной | Интеграции и сопровождение обеспечивает подрядчик |
После оценки Makita приняла решение работать через внешний электронный архив и в выбрала электронный архив от Инфолоджистикс – docuForce.
docuForce интегрируется со всеми ЭДО-провайдерами и собирает документы в единый электронный архив. В то же время Инфолоджистикс своими силами забирает и оцифровывает все бумажные документы компании и загружает оцифрованные документы в то же окно docuForce.
Таким образом все документы компании Makita собраны в одной системе электронного архива docuForce, связаны в пакеты по операциям и наделены атрибутами для удобного поиска, а также кодами СПВДОК.
Это позволило избежать масштабных доработок учетной системы и запустить проект по переходу на налоговый мониторинг без задержки.
Подробнее о том, как электронный архив помогает подготовить документный контур к налоговому мониторингу, можно посмотреть на странице решения.
Мы в Инфолоджистикс реализовали решение комплексно:
Собрали документы в единый контур.
Настроили сбор документов из разных источников: ЭДО-провайдеры, 1С, скан-копии и локальные хранилища. Бумажные документы перевели в электронный вид и включили в единый архив.
Нормализовали и обогатили данные.
Классифицировали документы, извлекли и нормализовали атрибуты, добавили обязательные атрибуты, включая коды СПВДОК. Документы привели к нужному формату.
Настроили контроль полноты и рисков.
Электронный архив стал не только местом хранения, но и инструментом контроля: какие документы поступили, какие ожидаются, что подписано, какие не вернулись и какие комплекты не полные.
Обеспечили интеграции и передачу документов в витрину НМ.
Архив интегрировали с витриной налогового мониторинга и учетными системами компании. Это позволило автоматически передавать подготовленные документы в НМ и использовать данные из корпоративных систем для обогащения архива.
Результат
В результате проекта Makita получила единый электронный архив, который обеспечил готовность документационного контура к требованиям налогового мониторинга и стал ежедневным рабочим инструментом для сотрудников.
Решение позволило:
- объединить в едином пространстве документы разных типов и форматов из всех источников;
- обеспечить быстрый доступ к связанным пакетам документов без поиска по нескольким системам и каталогам;
- организовать контроль полноты архива, статусов документов и поступления подписанных экземпляров;
- сохранить возможность оперативно предоставлять бумажные документы по запросу регулятора;
- создать основу для адаптации к новым требованиям контроля и взаимодействия с государственными системами;
- подготовить единый контур документов для дальнейшей автоматизации процессов и внедрения AI-инструментов.
Проект показал, что для успешного участия в налоговом мониторинге недостаточно внедрить витрину. Не менее важно выстроить единый документный контур, который обеспечивает полноту, доступность и готовность документов к предоставлению по запросу регулятора.
Если вы оцениваете готовность своей компании к налоговому мониторингу или хотите понять, насколько существующий документооборот соответствует требованиям проекта, мы проведем для вас консультацию и покажем на демонстрации, как организован процесс консолидации, контроля и подготовки документов для НМ.
Оставьте заявку на консультацию, чтобы оценить возможные сроки обработки и подготовить пилотный расчет для вашего объема досье.
