Компания «Инфолоджистикс» предлагает создание электронного архива документов с соблюдением всех норм хранения и учета данных. Вы получаете удобный электронный архив с защищенным доступом к документам. Электронный архив от “Инфолоджистикс” - не просто ПО, а полный комплекс работ под ключ. Доступно подключение следующих сервисов:
При необходимости интегрируем электронный архив с вашей учётной системой для обмена данными.
Разработка электронного архива потребует немало времени и определенных компетенций. Нужно будет учесть ряд технических и организационных моментов: подобрать подходящее программное обеспечение и оборудование, обеспечить сохранность данных и соответствие всем необходимым нормативам.
Без должной подготовки и опыта реализация такого проекта может оказаться непростой задачей. Ошибки на любом этапе могут привести к утрате данных или раскрытию конфиденциальной информации. Чтобы все было сделано правильно и надежно, рекомендуем обратиться за помощью к профессионалам. Мы готовы вам помочь.
С ростом объемов бумажной документации растет необходимость в более быстрой обработке, получении и обмене данными. Более того выполняется одна из важнейших задач — соблюдение конфиденциальности данных. При заказе услуги электронного архива вы получаете:
Быстрый поиск документов
Чтобы найти нужный документ в офисе, часто сотрудники тратят много времени, отвлекаясь от основного вида деятельности. Для крупной компании это может значительно замедлять любые бизнес-процессы. Электронный архив документов позволяет найти их в системе практически мгновенно лишь по одному ключевому слову, вне зависимости от даты составления и физического местонахождения.
Оптимизация пространства
Переведя документы в электронный вид, вы можете более рационально использовать площадь, которая раньше отводилась для хранения архива. При этом организация получает ощутимую экономию рабочего времени, которое уходило на поиск и логистику бумаг. В итоге увеличивается скорость взаимодействия с клиентами и между отделами, что также положительно сказывается на прибыли компании.
Конфиденциальность
В то время, как бумажные документы могут быть просмотрены коллегами, сидящими в одном офисе, в электронном архиве настройки уровня доступа и функционал гибко регулируются и ограничивают доступ к данным так, чтобы просматривать их могли только те сотрудники, которые непосредственно с этими данными работают. Сотрудники Инфолоджистикс тоже не имеют полного доступа к данным, поскольку используются программные методы разграничения информации, технические и процессные методы защиты данных.
Эффективность работы
Работа с электронными и оцифрованными документами на 35% быстрее, чем с бумажными. Система электронного архива документов ускоряет бизнес-процессы, освобождает квалифицированных сотрудников от непрофильной работы с бумагами, помогает быстрее обслуживать клиентов и совершать другие бизнес-операции. Доступный с любого устройства электронный архив позволяет специалистам работать удаленно.
Электронный архив обеспечивает высокий уровень защиты информации от потери, кражи или несанкционированного доступа. В отличие от бумажных документов, для которых высок риск физического повреждения в результате пожара, наводнения, износа и др., цифровые файлы хранятся на защищенных серверах с регулярным резервным копированием. Кроме того, используются современные технологии шифрования и системы контроля, которые предотвращают случайное или преднамеренное изменение данных. Это позволяет компании минимизировать риски потери важных документов и соблюдать требования законодательства в области хранения и обработки информации.
Разработка и внедрение электронного архива документов производится с учетом бизнес-процессов вашей организации и задач, которые выполняет корпоративная информация.
Электронный архив документов условно можно разделить на несколько типов:
| Локальный архив | Облачный архив | Архив системы электронного документооборота | Единый электронный архив | |
|---|---|---|---|---|
| Стоимость внедрения | высокая | низкая | средняя | низкая |
| Возможность интеграции с учетными системами | низкая | средняя | высокая | высокая |
| Автоматическое распознавание документов | нет | возможно | нет | да |
| Контроль статусов обработки с системой уведомлений | нет | нет | да | да |
| Удобство пользования электронным архивом | низкое | высокое | среднее | высокое |
| Оборудование и ПО | требуется | не требуется | не требуется | не требуется |
| Безопасность | низкая | высокая | высокая | высокая |
| Возможность сдать оцифрованные документы на хранение подрядчику | да | да | нет | да |
Оцифровка бумажных носителей — первый шаг к созданию электронного архива документов, который обеспечивает быстрый доступ к документам, их поиск и эффективное управление данными. С электронным архивом потребуется гораздо меньше времени для обработки новых входящих и поиска уже хранящихся в базе данных документов, что значительно ускоряет работу сотрудников. При этом доступно разграничение прав доступа персонала к различным категориям данных.
Одна точка входа
Электронный архив доступен с любого рабочего места или с помощью мобильного приложения.
Быстрый поиск
Любой документ, отсканированный или электронный, вы найдете за несколько секунд.
Совместный доступ
Над одним документом в системе могут одновременно работать несколько сотрудников компании.
Все в одном архиве
Общая база данных включает сразу все документы с ЭП от операторов ЭДО, отсканированные копии бумажных носителей.
Долговременное хранение
Архивируем неограниченный объем документов, в том числе в соответствии со сроками, установленными законодательными требованиями. Исключена потеря или непреднамеренное уничтожение файлов благодаря их резервированию и хранению в нескольких копиях.
Оптимизация бизнес-процессов
Предлагаем создание ЭДО и КЭДО с выдачей неквалифицированных электронных подписей (НЭП) и поддержкой квалифицированных электронных подписей и усиленных квалифицированных подписей (КЭП и УКЭП).
Электронный архив - не менее важный инструмент для эффективности вашего бизнеса, как почта или CRM-система.
С технической точки зрения можно выделить несколько ключевых способов хранения данных:
Локально на рабочих устройствах
При необходимости обменяться данными приходится использовать почту, мессенджеры или внешние съемные накопители, что неудобно и не всегда безопасно. Это также наиболее подверженный утере и разглашению данных метод хранения информации: при утере или поломке устройства данные будут утеряны частично или полностью.
Собственный сервер компании
Как правило, наиболее дорогостоящий способ организации хранения данных, так как требует закупки серверного оборудования, организации или аренды дата-центров, постоянного сервисного обслуживания и обновления.
Облачные вычислительные ресурсы
Наиболее выгодный и удобный метод хранения данных, позволяющий отказаться от покупки собственного оборудования и ПО, а вместо этого арендовать и использовать ресурсы облачного провайдера когда это нужно и в объеме, который необходим прямо сейчас.
Электромеханические устройства
Жесткие диски, твердотельные и иные накопители используются для записи и/или дублирования с некой периодичностью особо чувствительных данных. Таким образом обеспечивается гарантированное восстановление данных при форс-мажорах с основными серверами.
Комбинированный вариант
Сочетает преимущества всех способов.
Предлагаем вам единую систему электронного архива на базе собственного программного обеспечения docuForce™, которое доступно в облаке по модели Software as a Service и предоставляет все преимущества единого электронного архива, включая экономию на оборудовании, ПО и содержании сотрудников для его поддержки. Служба технической поддержки «Инфолоджистикс» всегда на связи для быстрого решения любых вопросов, связанных с работой электронного архива. Мы постоянно улучшаем продукт, используя современный технологический стек, чтобы он отвечал вашим пожеланиям работы в электронном архиве и соответствовал актуальным законодательным нормам.
Можно подключить различные наши сервисы которые позволят избавиться от организации собственных процессов: сервис сканирования и распознавания, сервисы физического хранения бумажных документов и последующего их уничтожения. Вы можете быть уверены что наши услуги дадут максимально качественный и эффективный результат. Вы всегда будете знать где находятся ваши документы, и будете управлять ими не держа их в руках.
Одной из главных задач которую решает электронный архив, является поиск информации. Мы предоставляем очень удобные инструменты быстрого поиска и навигации в документах, что позволяет сотрудникам очень быстро с любого рабочего места найти нужную информацию.
Мы используем собственное программное обеспечение docuForce™, которое доступно в облаке по модели Software as a Service (программное обеспечение как услуга). Это значит что у вас не будет необходимости в поддержке программного обеспечения, его обновлении, содержание персонала для хранения компетенции по продукту. Все это мы берем на себя, а наша служба технической поддержки решит быстро и оперативно любой вопрос. Мы постоянно улучшаем продукт для соответствия меняющимся законодательным нормам, и у вас будет всегда доступ к современным инструментам для решения ваших задач.
Мы можем подключить различные коннекторы, для консолидации различных потоков документов. У нас есть готовые коннекторы к операторам ЭДО, различным учетным системам: 1C, SAP. Это позволяет иметь единый архив документов с возможностью сквозного поиска и организации централизованных процессов обработки поступающих документов.
Вы можете быть уверены в безопасности процессов и хранимых данных. Наши процессы сертифицированы на стандарт качества ISO, организация имеет лицензии ФСБ на разработку и использования средств шифрования и лицензию ФСТЭК на оказание услуги в области защиты информации. Также была пройдена процедура аттестации на соответствие закону ФЗ-№152 с получением подтверждающих сертификатов соответствия. Смотреть сертификат
Мы обеспечиваем долговременное хранение неограниченного объема ваших документов, в том числе в соответствии с архивным законодательством России. Сами файлы документов резервируются и хранятся в нескольких копиях, что исключают потерю или непреднамеренное уничтожение. По мере выхода новых носителей информации производится миграция данных. Это позволяет обеспечивать долговременное хранение в том числе документов с электронной подписью, обеспечивая юридическую значимость документа и через 5, 10 лет и больше.
Организуем удобный интерфейс в соответствии со всеми техническими и законодательными требованиями по уровню безопасности, с поддержкой всех форматов файлов и электронных подписей. У нас есть готовые коннекторы к операторам ЭДО, различным учетным системам (1C, системы ЭДО и др.). Вы получаете единый электронный архив с возможностью сквозного поиска и организации централизованных процессов обработки поступающих документов.
Алгоритм работы:
Одна точка входа - входите в ваш электронный архив с любого рабочего места или с помощью мобильного приложения.
Все документы под рукой - можно найти любой документ за несколько секунд.
Общее пространство работы над документами для сотрудников - можно коммуницировать и совместно работать над одним документом непосредственно в системе.
Документы с ЭП, от операторов ЭДО, или сканы бумажных документов - все в одном месте, не нужно заходить в разные системы.
Чистый офис без бумаг - вы делаете офис безбумажным.
Встроенная ЭП в систему - широкие возможности оптимизации ваших процессов дальше.
Мы реализуем гибридные решения, сочетающие сбор, обработку и хранение.
Запросить описаниеЧтобы заказать электронный архив первичных документов или других типов документов, оставьте заявку, позвоните по номеру +7 (499) 755 64-27 или отправьте запрос по электронной почте info@infologistics.ru.
Обратный звонок
