Услуги по электронному документообороту

docuForce позволяет перевести работу с документами внутри организации и с вашими контрагентами полностью в электронный вид. Система электронного документооборота поддерживает различные виды электронной подписи, что дает гарантию юридической силы, и дублировать оригиналы на бумаге не требуется.

Электронный документооборот — ключ к эффективности и ускорению бизнеса за счёт ведения документационных процессов внутри системы ЭДО. Автоматизация документооборота с помощью современных систем позволяет вашей организации не просто перейти к обмену документами в электронном виде, но полностью преобразовать процесс работы.

Первым шагом при преобразовании бумажных документов в электронный вид является выявление основных целей внедрения электронного документооборота. Оно оправдано, когда перед вами стоят задачи:

Ускорить процесс обработки при наличии большого объема работы;
Сократить нагрузку на персонал, занятый обработкой данных;
Повысить общую производительность и эффективность бизнес-процессов;
Сократить сроки исполнения рутинных задач, таких, как сверка актов и т.п.;
Снизить затраты на хранение бумажных оригиналов и их пересылку.

Чтобы осуществить эффективный переход на электронный документооборот важно:

Тщательно проанализировать текущие процессы;
Четко определить нужды и цели организации, связанные с изменением системы ведения документооборота;
Выбрать решение, соответствующее требованиям вашей организации.

Игнорирование рекомендаций по внедрению может привести к увеличению затрат, потере важных документов и снижению общей эффективности работы вашей компании. На помощь приходит Инфолоджистикс с решением docuForce. Мы предоставляем услугу электронного документооборота в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России. При этом мы обеспечиваем не только переход на ЭДО, но и создание системы управления документацией, что в итоге способствует улучшению качества работ и оптимизации сроков исполнения задач. Наш опыт работы и позволяет организовать обмен электронными документами в большом объёме, предоставляя вашему бизнесу необходимые инструменты для успешного развития.

Частые вопросы

1. Имеют ли документы в системе юридическую силу или нужны бумажные дубликаты?

Документы, подписанные в docuForce обладают полной юридической значимостью. Система поддерживает использование усиленных квалифицированных (УКЭП) и неквалифицированных (УНЭП) электронных подписей, что гарантирует авторство и неизменность документа. Дублировать оригиналы на бумаге не требуется.
2. Можно ли выдавать электронные подписи сотрудникам самостоятельно?

Да, если у вас много сотрудников, вы можете создать собственный удостоверяющий центр в облаке прямо внутри системы. Это позволяет самостоятельно и быстро выпускать усиленные неквалифицированные подписи (УНЭП) для подписания внутренней кадровой документации, приказов и авансовых отчетов без обращения к внешним провайдерам.
3. Требуется ли установка сложного программного обеспечения на компьютеры?

Нет, docuForce предоставляет единый веб-интерфейс, доступный из любой точки мира, в том числе с мобильных устройств. При использовании облачных подписей (например, на базе КриптоПро DSS) вам не нужны физические носители ключей (токены) и установка специального ПО на рабочие места.
4. Работает ли система с бумажными документами, которые нам присылают партнеры?

Да, система позволяет создать единую точку обработки и хранения. Вы можете подключить модуль SmartScan, который направляет сканы бумажных оригиналов в обработку, распознает их и сохраняет в единый электронный архив вместе с цифровыми документами. Дорогостоящее ПО для сканирования покупать не нужно.
5. Сложно ли настроить маршруты согласования документов под наши процессы?

В системе предусмотрен простой функционал конструктора маршрутов. Вы можете самостоятельно создавать шаблоны документов, настраивать сценарии автоматической проверки и валидации, а также задавать цепочки согласования без привлечения программистов.

Возможности
Функциональность
Примеры
Интеграция

Возможности

Потоки бумажных документов являются серьезным вызовом для компаний. Работа с ними сопряжена с расходами по пересылке, извлечению информации, последующему хранению. Помимо прямых расходов, есть множество скрытых, связанных с утерей оригиналов или их восстановлением.

Простая отправка любых
типов документов

Система предоставляет портал, где компании участники процесса могут создавать и обмениваться документами
Множество участников
Одна точка входа

Система предоставляет единый интерфейс, доступный из любой точки мира с поддержкой мобильных устройств
Любые типы документов
- Структурированные
- Неструктурированные
- Формализованные согласно требованиям законодательства

Придайте юридическую значимость электронному документу
с помощью усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной, или простой ЭП

Поддержка сертификатов КЭП на внешнем носителе выпущенных сторонними аккредитованными удостоверяющими центрами.
Использование удобных облачных КЭП, выпущенных аккредитованным УЦ КриптоПро, на базе сертифицированного программного обеспечения КриптоПро DSS. При использовании облачного КЭП нет необходимости в физическом носителе ключа КЭП и установки какого-либо программного обеспечения на ПК.
Встроенные средства выпуска и использования неквалифицированных сертификатов ЭП, что открывает большое количество новых и удобных возможностей создания юридически значимых документов.

Усиленная ЭП гарантирует:

Целостность документа

Никто не сможет незаметно для вас отредактировать подписанный вами документ.
Точную дату и время подписания документа

Время события фиксируется аккредитованной третьей стороной.
Идентификацию людей

Которые использовали электронную подпись.

Простая, интуитивно понятная работа в системе:

Шаг 1.

Создайте документ путем загрузки файлов либо используя заранее предустановленные шаблоны.
Шаг 2.

Подпишите документ ЭП и отправьте его коллеге внутри организации либо внешнему контрагенту.

Слишком много сотрудников и нет возможности
заказывать для каждого сотрудника ЭП?

Создайте свой удостоверяющий центр в облаке и выпускайте неквалифицированные сертификаты самостоятельно.

10 минутное обучение, и ваш сотрудник может самостоятельно выпускать сертификаты пользователям.
Данными усиленными неквалифицированными ЭП можно подписывать самую разную документацию: внутреннюю, кадровую, приказы, распоряжения, авансовые отчеты.

ЗАПРОСИТЬ ДЕМО

Функциональность

Программное обеспечениеа ЭДО docuForce позволяет консолидировать и эффективно выстроить обработку различных видов документации: на бумажных носителях, по почте, операторов ЭДО. Нет затрат на дорогостоящее программное обеспечение для сканирования, распознавания бумажных оригиналов, внедрение сложных систем СЭД, поддержки интеграционных механизмов. Все процессы настраиваются в минимальные сроки:

Единая точка обработки и хранения электронных и бумажных документов

Мы поддерживаем любые форматы: сканы оригиналов, формализованные XML согласно нормам и приказам ФНС, неструктурированные PDF и другие распространенные форматы.
Простая кастомизация типов документов
под требования организации

Создайте свои шаблоны документа, задайте в них необходимый перечень информационных полей путем простых настроек, доступных пользователям.
Подключите систему SmartScan и направляйте сканы бумажных оригиналов в обработку или в единый архив электронных копий и сканов бумажных документов.

При подключении облачной системы сканирования и распознавания документов SmartScan вы можете работать с документацией без использования бумажных копий. Рутинные согласования также уходят в прошлое.
Инструменты создания различных автоматических сценариев обработки документов, их автоматической проверки, валидации согласно правилам

Простой функционал конструкторов маршрутов обработки документов позволяет настроить процессы даже неквалифицированным пользователям.
Встроенная поддержка различных
видов ЭП

Усиленные квалифицированные - УКЭП, усиленные неквалифицированные - УНЭП, простые ЭП. Реализация сценариев подписания УНЭП без авторизации в системе с помощью простых SMS.
Запросить полное описание
функциональности

Запросить описание

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Широкие возможности для интеграции

Весь функционал системы доступен через REST API

Мы реализуем гибридные решения, сочетающие сбор, обработку и хранение.

Запросить описание

Наши решения

Наши клиенты

Задайте вопрос по услугам и ценам

Получите консультацию специалиста, персональное предложениеt подходящее для вашего бизнеса, расчет цен.

Задать вопрос