Оцифровка архива - сканирование документов и перевод в электронный вид по выгодной цене

Бумажный документооборот в компании замедляет работу бизнес-процессов. Это ведет к экономическим потерям и увеличивает риск нарушения конфиденциальности данных. Компания «Инфолоджистикс» предлагает готовую инфраструктуру для решения таких задач, как сканирование, индексирование бумажных оригиналов в большом объеме и создание электронного архива. Обслуживаем только юридических лиц.

Преимущества оцифровки бумажных архивов

Освобождение офиса, магазина, точек обслуживания клиентов и др. от хранения бумажных носителей

Быстрый поиск документов любой давности, что экономит рабочее время сотрудников

Интеграция с любыми внешними системами и подгрузка документов сразу после оцифровки

Автоматическое наполнение витрины налогового мониторинга

При сканировании архива гарантирована высокая точность распознавания данных, в том числе табличных частей документов. В едином окне доступа предусмотрена возможность объединить носители информации в бумажном и оцифрованном виде.

Что входит в услуги сканирования документов

К заказу доступны следующие услуги:

сканирование и оцифровка документов;
создание электронного архива;
организация электронного документооборота (ЭДО);
организация документооборота оцифрованных и электронных документов в едином окне;
передача отсканированных оригиналов и извлеченных данных в любую вашу учетную систему;
сканирование бухгалтерской документации;
оцифровка договоров с клиентами и контрагентами;
перевод в электронный вид кассовых документов;
организация прочих документационных процессов;
создание ЭДО и КЭДО с выдачей неквалифицированных электронных подписей (НЭП) и поддержкой квалифицированных электронных подписей и усиленных квалифицированных подписей (КЭП и УКЭП).

Стоимость сканирования документов

от 1,15

₽/страница

Цена ориентировочная, для точного расчёта оставьте заявку

Получить КП

Шаг 1

Бесплатное ДЕМО

Отсканируем, выделим атрибуты и создадим электронный архив документов. Узнайте как это работает – закажите демонстрацию.

Шаг 2

Получите расчёт

Цена на сайте может отличаться. Свяжитесь, чтобы получить точное ценовое предложение.

Готовая инфраструктура для оцифровки документов

Современные центры обработки на территории России

Центры оснащены всем необходимым оборудованием для сканирования, при соблюдении всех требований безопасности. Сотрудники центров обучены и имеют большой опыт сканирования в промышленных объемах. Эти знания позволяют оцифровать документы не только быстро и эффективно, но и бережно, не повреждая их.

Вы можете быть уверены, что документы не потеряются и не будут повреждены.

Собственное программное обеспечение для сканирования и распознавания документов

Мы используем только специализированное программное обеспечение собственной разработки OnePoint™ и SmartScan™. Это позволяет нам, с одной стороны, вести процессы максимально эффективно, подстраивая под различные нюансы процесса, а с другой – значительно сократить затраты.

Специализированное программное обеспечение для сканирования и распознавания является самой существенной составляющей в затратах процесса. Мы исключаем эту долю, используя собственное ПО.

Автоматическое распознавание и классификация документов

У нас есть стандартный набор шаблонов, который позволяет быстро запустить данный процесс для наиболее распространенных видов документации. Если ваши документы нетиповые мы максимально быстро настроим систему под них.

Используйте сервисы Инфолоджистикс в комплексе:

Логистика
Внеофисное хранение
Хранение в системе электронного архива Инфолоджистикс
Уничтожение бумажных носителей

Эта уникальная синергия процессов позволяет полностью избавиться от каких-либо операций на вашей стороне.

Сервисы сертифицированы по стандарту качества ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) Смотреть сертификаты

Этапы сканирования документов в электронный архив

1.
Консультация с менеджером. Оцениваем объем документов, их специфику и стоимость. При необходимости организуем бесплатный выезд на оценку архива и аудит ваших документационных процессов.
2.
Подготовка к сканированию архива. Если оригиналы можно расшивать, готовим их к поточному сканированию: выполняем разброшюровку, изымаем скобы и скрепки, устраняем заломы, смятие. Если же оригиналы расшивать нельзя, их первоначальный вид будет сохранен за счет использования планшетных сканеров.
3.
Сканирование и распознавание данных. В процессе оцифровки физического документа в электронный формат осуществляется автоматическое распознавание данных.
4.
Формирование электронного архива. После оцифровки мы создаем электронный архив из отсканированных документов для обеспечения их долгосрочного хранения, быстрого поиска документа за любой период, а также ведения автоматизированного электронного документооборота.

Оказываем услуги сканирования документов как на территории своих центров, так и в вашем офисе. Для оцифровки документов используем профессиональные сканеры различных видов:

поточные — для большого объема несшитых бумажных оригиналов;
планшетные — для документов, которые недопустимо расшивать;
планетарные — для бережного сканирования бумажных носителей, которые находятся в ветхом состоянии или очень толстых сшивов/книг;
широкомасштабные — подходят практически для любых форматов, которые востребованы в некоторых организациях, например, позволяют переводить в электронный файл чертежи и схемы с листов размером 841х1189 мм (А0).

Пример услуги оцифровки документов

Заказчик: сетевой ритейл
Вводные: каждый день в точки продаж поставщики доставляют товары, которые сопровождаются закрывающими документами. Бухгалтерия использует их для закрытия периодов и сдачи отчетности. Для проверки оригиналы необходимо доставить в бухгалтерию курьером из точек продаж в офис.

Проблемы:
1. 1. Доставка документации из региональных точек продаж в бухгалтерию офиса занимает слишком много времени, при этом возможна ее потеря ввиду человеческого фактора.
2. 2. Бухгалтеры вручную сверяют данные и вводят информацию в 1С с бумажных носителей.
3. 3. Скопление бумажных оригиналов в офисе и их бесконтрольная миграция.
Решение от «Инфолоджистикс»
1. 1. Все документы транспортная служба забирает самостоятельно из точек продаж и по заранее согласованному графику вывозит в центры обработки документов «Инфолоджистикс». Специалисты сканируют оригиналы, далее они проходят через процесс распознавания данных с целью их оцифровки.
2. 2. Данные автоматически передаются в 1С заказчика с уже распознанной табличной частью. Клиенту не нужно вводить недостающие данные вручную.
3. 3. После оцифровки оригиналы остаются на хранении в специализированных архивах «Инфолоджистикс», благодаря чему офис клиента свободен от бумаг.
Результат: заказчик полностью освобожден от работы с бумажными документами.

Почему выбирают «Инфолоджистикс»

Современные центры обработки на территории России
Специализированное программное обеспечение собственной разработки OnePoint™, SmartScan и docuForce
Автоматическое распознавание и классификация документов
В наличии аттестат соответствия информационных систем требованиям законодательства в части обработки персональных данных (ФЗ № 152). Безопасное хранение данных: лицензии ISO, ФСТЭК, ФСБ

«Инфолоджистикс» работает на рынке более 8 лет. За это время провели оцифровку документов у более чем 100 клиентов. Приступая к работе, мы оцениваем и анализируем существующий документооборот и разрабатываем новый, эффективный и более экономичный процесс, который и предлагаем заказчику. При этом не берем денег за экспертизу: оцениваем только фактические работы по переводу документов в электронный вид. Предоставляем свои специализированные архивы для хранения бумажных оригиналов на протяжении всего требуемого законом срока. Если вам в какой-то момент понадобятся бумаги, то организуем их срочную доставку из архива день в день.

Чтобы заказать оцифровку архива и узнать стоимость, оставьте заявку в форме обратной связи в разделе «Контакты», позвоните по номеру +7 (499) 755 64-27 или отправьте запрос по электронной почте info@infologistics.ru.

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Наши решения

Наши клиенты

Задайте вопрос по услугам и ценам

Получите консультацию специалиста, персональное предложениеt подходящее для вашего бизнеса, расчет цен.

Задать вопрос