Ответы на часто задаваемые вопросы об электронных и архивных документах

Общие вопросы о компании

1. Что такое Инфолоджистикс?

Инфолоджистикс — это технологический лидер в области услуг управления электронными и бумажными документами. Мы предлагаем гибридные решения, сочетающие сбор, обработку, хранение, а также оцифровку и перевод в электронный вид документов.
2. Какие услуги предлагает Инфолоджистикс?

Мы предлагаем услуги внутреннего электронного документооборота, электронного кадрового документооборота, внеофисного хранения документов и электронные архивы первичных документов.
3. Как Инфолоджистикс может помочь моему бизнесу?

Наши решения направлены на упрощение оцифровки документооборота путём сканирования и перевода в ЭДО, а также обработки бумажных документов и хранения ваших архивов. Цель услуг Инфолоджистикс – обеспечить быстрый доступ к документам как в электронном, так и в бумажном виде, увеличить эффективность документационных бизнес-процессов и сократить ваши затраты на документооборот.
4. Какие компании и какие документы могут быть переданы к вам на архивное хранение?

У нас хранятся документы медицинских компаний, финансовых и строительных организацией, компаний сферы строительства и ритейл и т.д. Кроме хранения мы также оцифровываем для них документы и создаём электронные архивы. Инфолоджистикс обеспечивает надёжное и экономичное хранение любых документов.
5. Как заказать хранение документов в медицинском архиве?

Мы предлагаем полный цикл услуг: от организации хранения до быстрого поиска и доставки. Оставьте заявку, и мы подберем оптимальное решение.
6. Как обеспечивается безопасность медицинского архива?

В нашем медицинском архиве действует многоуровневая система защиты, включая контролируемый доступ, климат-контроль и цифровую архивацию.
7. Какие организации могут воспользоваться услугами архива медицинских карт?

Наши услуги подходят для клиник, больниц и частных медицинских центров, которым требуется надежное хранение медицинской документации.
8. Как организовать ЭДО в компании?

Мы предлагаем комплексное внедрение ЭДО: делаем аудит текущего документооборота, при необходимости предлагаем оптимизированный бизнес-процесс с расчётом экономической выгоды от его внедрения и настраиваем его вместе с вами, включая интеграцию с 1С или другими системами, обучение сотрудников и прочую поддержку.
9. Насколько безопасна организация ЭДО?

Все документы подписываются ЭЦП и передаются по защищенным каналам связи. Программные методы защиты данных и процессные методы управления безопасностью надёжно защищают данные, делая электронный документооборот безопаснее бумажного в разы.
10. Какие документы можно перевести в ЭДО?

В электронный вид можно перевести основную часть документов компании, включая неформализованные и различные внутренние документы: кадровые документы, журналы и инструкции по безопасности и охране труда, документы по инвентаризации, документы кассового учёта и т.д.
11. Какие преимущества несёт ЭДО для бизнеса?

Организация ЭДО сокращает расходы на бумагу, печать, логистику и почтовые услуги, ускоряет обработку документов и упрощает контроль над бизнес-процессами.
12. Как работает онлайн подписание документов с клиентами физлицами?

Вы формируете и отправляете документ для подписания в ЭДО прямо из своей привычной системы, либо можете заполнить шаблон документа сразу в системе ЭДО, подписываете его электронной подписью и отправляете в личный кабинет клиента. Ваш клиент получает уведомление о необходимости подписать документ и подписывает их онлайн одной кнопкой. Все данные защищены.
13. Можно ли подписывать документы онлайн с физлицами?

Да, сервис позволяет подписывать договоры, акты и другие документы с физическими лицами, обеспечивая юридическую значимость электронных документов.
14. Как выбрать сервис для подписания документов с физическими лицами электронной подписью?

Для эффективного перехода на ЭДО с физлицами важно в первую очередь оценить уровень удобства для них. Важен удобный и простой интерфейс, чтобы не нужно было загружать отдельное приложение, и чтобы ваш клиент всегда легко мог найти документы любой давности. Всё это обеспечивает система ЭДО docuForce: подпись документов возможна в веб-версии с любого устройства, уведомления приходят в SMS, а подписанные документы поступают на электронную почту. Для вашего удобства предусмотрены интеграции с вашими системами и поддержка разных типов ЭП. Мы предлагаем надежное решение под ключ.
15. Насколько безопасно подписание документов с физлицами онлайн?

Все документы подписываются ЭП, при подписании предусмотрена двойная аутентификация пользователя, также возможна дополнительная верификация клиента – проверка с помощью графической подписи, селфи с паспортом, и данных о геолокации. Все данные передаются по зашифрованным каналам. Исключается подделка и утечка данных.

Услуги и решения

1. Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

ЭДО в Инфолоджистикс позволяет осуществлять внутренний обмен документами в электронном виде, увеличивая скорость процессов и сокращая необходимость в бумажных документах.
2. Какие преимущества внеофисного хранения документов?

Внеофисное хранение дает возможность освободить рабочее место, обеспечивает безопасность документов и предоставляет оперативный доступ к ним через электронные архивы.
3. Какие типы документов можно обрабатывать и хранить?

Мы работаем со всеми типами документов, как в цифровом, так и в физическом виде, включая кадровые документы, первичные документы, кассовую документацию и прочие.
4. Как обеспечивается безопасность документов на внеофисном хранении в ваших архивах?
Архивы Инфолоджистикс оснащены комплексными мерами безопасности, включая как технические, так и процедурные средства защиты. Основные элементы безопасности включают:
- Современные системы пожарной безопасности и контроля доступа;
- Видеонаблюдение и охранная сигнализация, обеспечивающие круглосуточный мониторинг;
- Контролируемый температурно-влажностный режим для предотвращения повреждения документов;
- Санитарно-гигиеническое обслуживание помещений для предотвращения воздействия внешних факторов.
Посетите наш архив – позвоните и запишитесь на экскурсию, и своими глазами посмотрите как устроено хранение документов в Инфолоджистикс.
5. Как быстро можно получить документы из хранилища?

Документы из архива Инфолоджистикс доступны через веб-приложение RM-Keeper™, где можно заказать доставку физических документов или их сканирование с отправкой по электронной почте. Доставка документов возможна в день запроса или на следующий, а скан-копии — ещё быстрее, в зависимости от установленных сроков. Благодаря чёткой системе учёта, выстроенной в Инфлоджистикс, наши клиенты часто находят нужные документы быстрее, чем в своём офисе, что сокращает операционные затраты и упрощает доступ к информации.

Примеры успешных кейсов

Оцифровка первичной документации

Отрасль: Ритейл и комплектация объектов инфраструктуры.

Задача: Контроль за возвратом первичной документации от клиентов, передача данных в 1С с бумажной корреспонденции и быстрый поиск документов.

Решение: Разработан процесс, объединяющий физическое сканирование документов и создание электронного архива, что позволило сократить расходы на аренду помещений и оперативно получать данные в 1С без ручной обработки, экономя 9 000 000 рублей в год.

Подробнее здесь
Перевод подписания кассовых документов в электронный вид

Отрасль: Медицина, крупная клинико-диагностическая лаборатория.

Задача: Автоматизация процесса подписания отчетных документов с врачами-агентами по всей России, обеспечивая быстрое согласование и расчеты.

Решение: Внедрение системы электронного документооборота "docuForce", обеспечивающей быстрое и эффективное подписание документов агентами через личный кабинет, снижение затрат на процесс и повышение лояльности агентов.

Подробнее здесь
Перевод подписания закрывающих документов с агентами партнерской сети в электронный вид для сети лабораторий

Отрасль: Ритейл, крупный российский ритейлер.

Задача: упростить процесс подписания и контроля кассовых документов, сократить финансовые затраты и обеспечить юридическую значимость документов.

Решение: Организация подписания кассовых документов через систему электронного документооборота docuForce, что позволило обеспечить эффективное подписание документов по всем магазинам в электронном виде, снижение затрат и обеспечение быстрого доступа к документам.

Подробнее здесь

Остались вопросы – ответим на них лично

Имя*

Телефон