Отрасль
Ритейл и комплектация объектов инфраструктуры
ВЫЗОВЫ
- Контроль за возвратом первичной документации от клиентов
- Передача данных в 1С с бумажной корреспонденции
- Отслеживание статусов документов
- Быстрый поиск документов для подачи документов в Арбитраж;
- Упрощение работы с дебиторской задолженностью
- Оперативная подготовка документов по форме суда для исковых заявлений
- Быстрый поиск бумажных документов по запросу
Решение
Несмотря на то, что компания перевела большую часть контрагентов в ЭДО, отгрузка товаров 40% клиентов и часть поставок сопровождаются бумажными документами. С учётом количества операций бухгалтеры физически не могли их самостоятельно обрабатывать. Поэтому компания вынужденно наняла сотрудников и оборудовала отдельный офис для сканирования документов и помещение под хранение.
Ввиду стоимости аренды эти помещения были оборудованы удалённо от офисов
бухгалтерии, и бумажные документы сразу доставлялись сюда. В компании не было
электронного архива, поэтому после сканирования документы сохранялись
на локальный компьютер и отправлялись бухгалтерам по электронной почте,
что затрудняло поиск и вторичное обращение к документам, в т.ч. при подготовке
документов к налоговой проверке.
Бумажные же оригиналы документов после сканирования складывали в коробки
и отправляли в архив, прописывая тип документов прямо на коробе – без детального
учёта. Сам архив находился в соседнем подъезде и для перемещения тяжёлых
бумаг приходилось оплачивать дополнительно услуги грузчиков.
Решение позволило компании
- Сократить расходы на аренду помещений под архив и офис сканирования,
отказавшись от них; - Быстро получать данные прямо в 1С без ручной обработки документов;
- Сэкономить 9 000 000 в год на работе с бумажными документами;
- Легко контролировать возврат документов от покупателей;
- Упростить подготовку документов для подачи в суд для взыскания дебиторской
задолженности; - Иметь точный учёт документов и быстро получать оригиналы из архива по запросу.
Преимущества решения
- Решение под ключ – Инфолоджистикс выполняет весь комплекс работ: от сбора
документов с точек продаж и создания электронного архива до хранения и доставки
документов по запросу; - Простая масштабируемость – легко подключить неограниченное количество новых
магазинов и сохранить скорость и эффективность процесса работы с документами; - Обработка документов «в процесс» и создание электронного архива позволило
сократить расходы на штат бухгалтерии за счет вывода части персонала в регионы.
Объединение бумажных документов и электронных документов от провайдеров ЮЗЭДО
в едином облачном хранилище позволило создать единое окно данных и основу
для витрины налогового мониторинга.
Выгоды:
- Единое окно данных с интеграцией в 1С
- Сокращение расходов на 9 млн. руб в го
- Основа витрины налогового мониторинга
