Отрасль
Клиент — крупное государственное транспортное предприятие, обеспечивающее пассажирские перевозки в мегаполисе и пригородах. Его транспортная сеть охватывает все районы города, включая близлежащие города области, а численность персонала превышает 25 000 человек.
Задача
В рамках проекта создания электронного архива для предприятия требовалось оцифровать накопленный за десятилетия архив бумажных документов. Особенность задачи заключалась в том, что работы можно проводить только на территории предприятия, а это 15 распределённых филиалов в Москве и Московской области.
Особое внимание требовалось уделить конфиденциальности данных, так как архив содержит кадровые документы – лицевые счета сотрудников. К этим документам обращаются ежедневно, и ввиду большого количества персонала, их постоянное использование в бумажном виде вызывало сложности.
Решение
Компания Инфолоджистикс реализовала проект по оцифровке архивных документов на территории заказчика. В каждом из 15 филиалов были развёрнуты защищённые ИТ и операционная инфраструктуры, обеспечивающие работу по подготовке и сканированию документов внутри контура предприятия.
Сам архив содержал в себе документы разного качества – среди документов были и сшитые документы, и очень ветхие.
Так как на предприятии уже установлена собственная система электронного архива, то была организовала передача данных, включающих в себя скан-копии и атрибуты документов, прямо в корпоративную систему предприятия.
Большая часть архива организации – ветхая документация ещё прошлого столетия. Для создания качественного электронного архива была организована многоступенчатая система контроля качества сканирования и извлечённых данных, чтобы обеспечить предприятию точный поиск нужных документов внутри своей системы электронного архива.
- Комплексная оцифровка документов на территории заказчика.
- Высокий уровень безопасности данных.
- Многоступенчатая система контроля качества.
- Эффективная организация работы на 15 площадках.
Выгода клиента
Клиент получил централизованный электронный архив, который существенно упростил доступ к документам, сократил время на обработку запросов как от коллегиальных ведомств, так и от бывших сотрудников, и повысил безопасность хранения данных. Теперь обращения к архиву занимают считанные минуты, а риск утраты важной информации сведен к минимуму.
- Централизованный доступ к архивным документам.
- Сокращение времени на подготовку обработки запросов.
- Повышение уровня безопасности хранения данных.
- Минимизация риска утраты информации.
Инфолоджистикс успешно выполнила проект, оцифровав документы и интегрировав их в корпоративную систему электронного архива. Особое внимание было уделено бережной обработке ветхих документов, что позволило сохранить их целостность и обеспечить доступность информации на долгие годы.
