Клиент
Крупный производитель молочной продукции
Цель проекта
Обеспечить быстрый доступ к бумажным и электронным документам и надежное хранение оригиналов.
Предпосылки проекта
С ростом объёмов производства в компании из сектора FMCG увеличивался и документооборот.
Искали документы в ЭДО и физическом архиве
С частью контрагентов компания обменивалась документами через ЭДО, с другими продолжала работать на бумаге. В результате документы нужно было обрабатывать и искать по разным сценариям: электронные – в ЭДО, бумажные – в физическом архиве.
Подготовка документов занимала до 5 дней
Для подготовки ответов на запросы контролирующих органов сотрудникам бухгалтерии приходилось идти в удаленный архив, вручную искать бумажные оригиналы в складском помещении и доставлять их в офис для формирования запрашиваемого пакета документов. Весь процесс занимал 3–5 дней.
Не хватало площадей для растущего архива
Существующих площадей перестало хватать для растущего объема бумажных документов. Архив находился отдельно от офиса и производства в помещениях, не предназначенных для архивного хранения, что создавало риски для сохранности документов.
Что мы сделали
4 000 коробов. Сотрудники Инфолоджистикс упаковали документы в архивные короба, перевезли их в специализированный архивный терминал и составили опись.
в электронный архив. Документы из внешнего ЭДО загрузили вместе с контейнерами электронных подписей, сохранив возможность их проверки.
Результат
Если объем бумажного архива растет даже несмотря на то, что уже подключен ЭДО – напишите в Инфолоджистикс, расскажем, как организовать работу со всеми документами в едином электронном архиве и сократить время подготовки документов по запросам.
