Кибер-архивист

Экспертиза ценности и определение сроков хранения электронных документов

Электронные архивы требуют такого же порядка, как и бумажные. Неважно, оцифрованные это копии или ЭДО документы, — все они подчиняются единым законодательным требованиям по срокам хранения. Наша услуга «Кибер-архивист» поможет вам навести порядок и освободить место в электронном архиве, соблюдая требования законодательства к срокам хранения документов.

Услуга Кибер-архивиста: что входит?

Мы выполняем экспертизу ценности электронных документов и определяем их сроки хранения. Это позволяет поддерживать порядок в архиве и снизить затраты на его обслуживание. В работы входит:

1. Экспертиза ценности электронных документов – это классическая архивная обработка документов с определением сроков хранения. Только вместо бумажных документов архивист проводит экспертизу файлов вашего электронного архива и определяет, сколько лет закон требует хранить те или иные электронные документы. В результате к описи электронных документов добавляется параметр — срок хранения документа, по истечении которого электронный документ может быть удалён.
2. Рекомендации по удалению. Вы получите перечень документов, которые можно удалить, потому что срок их хранения подошёл к концу. Это позволяет:
1. Снизить расходы за счёт меньшего объёма хранения данных.
2. Соблюдать требования законодательства.
3. Предотвратить накопление избыточной информации в архиве («цифровой помойки»).

Внимание: мы даём вам рекомендации, а вы решаете – удалить документы или продолжить их хранить «на всякий случай».

Кому нужна услуга Кибер-архивиста

Если вы хотите держать под контролем ваши данные, соблюдать законодательство и не накапливать ненужные файлы, то услуга Кибер-архивиста станет для вас отличным решением. Определение сроков хранения электронных документов также будет полезно компаниям, которые:

1. накопили большой объём электронных документов более, чем за 5 лет;
2. активно используют электронный документооборот (ЭДО) или электронный архив;
3. имеют большие объемы отсканированных документов.

Важность обработки электронных документов

Экспертиза ценности электронных документов позволяет соблюдать законодательство, оптимизировать затраты и улучшить управляемость архива.

Сохранение избыточного объёма данных может привести к бизнес-рискам и утечкам информации. Своевременное удаление документов позволяет избежать штрафов и юридических последствий в случае проверки контролирующих органов. Согласно законодательству, сроки хранения документов строго регламентированы, а их несоблюдение может повлечь юридическую ответственность. Например, Приказ Росархива №154 и Приказ Росархива №77 определяют обязательность уничтожения документов по истечении их сроков хранения.

Грамотная экспертиза документов позволяет соблюдать законодательство, оптимизировать затраты и улучшить управляемость архива.

• Соблюдение закона. Все работы выполняются в соответствии с ФЗ №125 «Об архивном деле» и приказом Росархива №77 от 31.07.2023.
• Экономия ресурсов. Оптимизация электронного архива снижает затраты на хранение данных.
• Чёткость исполнения запросов. В случае выгрузки документов из электронного архива по запросам проверяющих органов вы выгрузите только актуальные данные, риск выгрузить и передать «лишние» – неактуальные документы снижен, и никому не придётся обрабатывать лишнюю информацию.

Этапы работы определения сроков электронных документов

Услуги Кибер-архивиста от Инфолоджистикс – это четко структурированный процесс, который обеспечивает соответствие законодательным нормам как в ходе проведения самой экспертизы ценности документов, так и при предоставлении результатов. Определение сроков хранения электронных документов проходит за 4 этапа:

1. Анализ архива. Наш специалист проводит экспертизу вашего электронного архива – изучает структуру, выявляет типы документов.
2. Составление реестра. Определяем сроки хранения для каждого типа документа.
3. Рекомендации по удалению. Выделяем массивы файлов, которые можно удалить, потому что срок их хранения истёк.
4. Обновление архива. Поддерживаем ваш архив в актуальном состоянии – проводим ежегодную экспертизу по запросу (согласно Приказу №77 документы ежегодно выделяются к уничтожению)

Мы также окажем поддержку по организационной подготовке: поможем собрать экспертную комиссию, составим положение об экспертной комиссии и оформим акт установленного образца с перечнем выделенных к удалению документов.

Как заказать услугу «Кибер-архивист»

Свяжитесь с нами, чтобы обсудить упорядочение вашего электронного архива. Услуга «Кибер-архивист» поможет вам соблюдать нормативы, сократить расходы и навести порядок в электронной документации.

Мы поможем соблюдать законодательные требования и сократить расходы на управление документами.