Распознавание информации с документов и создание базы данных

Компании часто сталкиваются с многообразием потоков данных в разных форматах. Это могут быть бумажные материалы, полученные по классическим каналам связи — почтой, или цифровые файлы, поступившие через электронную почту, системы обмена или электронный документооборот (ЭДО). Для качественного перевода в цифровой формат с целью дальнейшей загрузки в информационные или хранилищные системы, а также для облегчения эффективного поиска, эти материалы необходимо структурировать и дополнить ключевыми метаданными. Мы предлагаем готовый подход для упорядочивания ваших деловых материалов — идентификацию и разметку метаданных в полном объёме.

Этапы распознавания данных с оцифрованных документов

Проверенные методики оптического анализа и категоризации файлов
Набор готовых алгоритмов для обработки первичной бухгалтерии, удостоверяющих личность бумаг и финансовых кейсов
Гибкие сценарии автоматизированного обмена данными и тегами без участия оператора

Какие документы подходят для распознавания и ввода данных

Распознавание данных подходит для обработки первичных бухгалтерских документов, счетов, актов, накладных, договоров, анкет, заявлений, удостоверяющих документов, финансовых и кадровых материалов. Решение помогает перевести неструктурированные бумажные и электронные документы в удобный цифровой формат для дальнейшего поиска, хранения, проверки и загрузки в корпоративные системы.

Какие данные можно извлечь из документов

Из документов можно извлекать реквизиты организаций, номера и даты документов, суммы, ИНН, КПП, данные контрагентов, табличные части, статусы, категории, штрихкоды и другие значимые поля. Набор распознаваемых данных настраивается под бизнес-процесс клиента и требования к дальнейшей обработке информации.

Кроме того, Инфолоджистикс проводит сложное распознавание с применением искусственного интеллекта. Распознавание документов с искусственным интеллектом позволяет прочитать весь документ или конкретную его часть, проанализировать информацию и на её основании придать документу соответствующий статус или отправить документ автоматически на нужный маршрут обработки.

Распознавание документов с помощью AI также позволяет преобразовывать полученные данные для сопоставления с информацией в учётных системах или на других документах, для поиска расхождений, составлений отчётов и т.д.

Распознавание, верификация и передача данных в учетные системы

После автоматического распознавания данные проходят проверку и при необходимости ручную верификацию. Это снижает риск ошибок и повышает качество итогового массива. Готовые данные могут быть переданы в электронный архив, учетную систему, ERP, систему документооборота или другое корпоративное хранилище.

Как работает автоматическое распознавание документов

Процесс включает получение документов, классификацию, оптическое распознавание, извлечение ключевых данных, проверку качества, корректировку ошибок и передачу результата заказчику через интеграцию с корпоративными системами или создание электронного архива. Такой подход позволяет ускорить обработку больших массивов документов без расширения собственного штата и закупки дополнительного оборудования.

Стоимость распознавания и обработки документов

Стоимость распознавания документов рассчитывается индивидуально и зависит от объема массива, формата документов, количества извлекаемых полей, сложности шаблонов, необходимости ручной проверки и интеграции с информационными системами. Для расчета стоимости можно отправить пример документов и описание требуемого результата.

Преимущества автоматического распознавания документов для бизнеса

Нет необходимости содержать в штате персонал, обеспечивающий поддержку процессов
Нет необходимости в закупке оборудования, программного обеспечения, обучении сотрудников
Отсутствие постоянных затрат. У нас прозрачное ценообразование - оплата за фактическое количество обработанных документов
Высокое качество выходного массива, с дополнительными процессами ручной верификации и коррекции ошибок

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Наши решения

Наши клиенты

Задайте вопрос по услугам и ценам

Получите консультацию специалиста, персональное предложениеt подходящее для вашего бизнеса, расчет цен.

Задать вопрос