Компания «Инфолоджистикс» предлагает подключение и настройку КЭДО (кадрового электронного документооборота) с юридической значимостью под ключ. Решение построено на нашем российском сервисе docuForce, не требующем внедрения сторонних платформ.
В системе КЭДО docuForce сотрудники подписывают документы онлайн без установки дополнительного ПО, флешек с электронной подписью и регистрации. Для подтверждения достаточно телефона: по СМС приходит ссылка на нужный файл, где доступно быстрое подписание — буквально за пару секунд.
Мы обеспечим полный цикл поддержки при переходе на КЭДО:
Представляем собственную разработку — docuForce. Это российская платформа для организации безопасного внутреннего документооборота, не зависящая от внешнеполитических факторов. Интерфейс прост для пользователей, а система не требует затрат на отдельное ПО для сканирования, обработки оригиналов и интеграции со сложными СЭД. Все процессы быстро адаптируются под вашу структуру.
В системе docuForce вы можете обрабатывать не только документы кадрового учета, но и акты о материальной ответственности (МХ-1, МХ-2), кассовые формы, договоры и прочие внутренние документы.
Кадровый электронный документооборот — это процесс создания, обработки и хранения кадровых документов с использованием электронных средств передачи и хранения данных.
1.
2.
3.
4.
5.
В соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ работодатель может вести до 99 % кадровых документов в электронном виде. Перевести в электронный вид можно > 160 документов, включая такие типовые, как трудовой договор и ГПХ, заявления и приказы, ЛНА, графики отпусков, расчетные листки, акты с исполнителями по ГПХ, дополнительные соглашения к договорам и т. д.
Исключение сохраняется только для некоторых видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые договоры и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.
Задача: медицинская лаборатория подключает врачей в качестве агентов-консультантов их услуг. Ежемесячно агенты получают вознаграждение за проведенные консультации. Чтобы сделать выплаты, лаборатория должна подписать акты агентского вознаграждения, где будет указана сумма к выплате и период, за который осуществляется перевод.
Проблема: до работы с КЭДО docuForce отдел продаж объезжал около 6 000 врачей по всей России каждый месяц для подписания актов с агентами на бумаге. После подключения КЭДО docuForce акты отравляются в «Личный кабинет» docuForce каждого врача, который подписывает акт через телефон или компьютер с помощью НЭП (НЭП выдаёт «Инфолоджистикс», врачу не нужно получать подпись самостоятельно). Лаборатория в свою очередь подписывает акты также в docuForce, используя ЭП.
Результат:
процесс подписания документации сократился с нескольких недель до 1 рабочего дня;высвобожден отдел продаж, и бумажный архив не увеличивается на 6 000 документов ежемесячно, поскольку они переведены в электронный вид.Для перехода на ЭДО с сотрудниками необходимо подготовить необходимые организационно-распорядительные документы внутри компании и выбрать программное обеспечение, которое будет поддерживать необходимые процессы. Мы поможем вам на всем пути запуска КЭДО:
1. Как это законодательно регулируется?
2. Как получить электронную подпись?
Усиленные неквалицифицрованные подписи (УНЭП), которые можно использовать для подписания документов со стороны сотрудников, можно выпустить непосредственно в нашей системе.
Для подписания документов со стороны компании нужно использовать УКЭП, который можно получить в удостоверяющей ФНС и ее доверенных лицах.
3. Где хранятся документы, как их выдать сотруднику, если он потребует?
4. Как проверить электронный документ?
5. Нужна ли учетная запись сотрудника на портале госуслуг?
6. Как перейти на КЭДО
7. У наших сотрудников нет смартфонов. Они не смогут использовать КЭДО?
8. Как доказать руководству целесообразность затрат на внедрение КЭДО?
Для вас и вашего руководителя мы можем подготовить расчёт стоимости использования КЭДО в сравнении с текущими затратами. Как правило, расходы на бумагу, печать, доставку документов в другие офисы, их возврат и последующее хранение, а также работа кадрового специалиста в значительной мере превышают стоимость использования системы кадрового документооборота.
Кроме того, вы можете подключить систему поэтапно, начав с части сотрудников, и когда оцените удобство использования системы, то подключите остальной персонал.
9. Часть сотрудников не захочет перейти на электронную систему. Как быть?
Мы можем помочь вам рассказать о преимуществах системы КЭДО коллегам, но если найдутся приверженцы бумажного документооборота, система docuForce поддерживает также электронный архив отсканированных документов.
Мы можем сканировать бумажные документы для вас и добавить их в эту же систему. Таким образом, у вас будет единый электронный архив по всем сотрудникам независимо от того, какую систему обмена документа с кадрами они выбрали.
10. У нас работает много мигрантов, которые плохо читают по-русски. Как можно их подключить к КЭДО?
Для создания электронного документооборота в Москве, обращайтесь по телефону +7 (499) 755 64-27, электронной почте info@infologistics.ru или оставьте заявку.
Мы реализуем гибридные решения, сочетающие сбор, обработку и хранение.
Запросить описаниеОбратный звонок
Получить демо
