• Электронный кадровый
    документооборот

    Безбумажный кадровый электронный документооборот в организации — уже реальность.

    ЗАПРОСИТЬ ДЕМО
В ноябре 2021г. вышел закон 377-ФЗ, который открыл совершенно новые возможности перевода кадровых документов в электронный вид, устранив белые пятна в законодательстве и какие-либо риски перехода. Взаимодействие с сотрудниками в части кадровых документов теперь можно перевести исключительно в электронный вид (за исключением некоторых видов документов) не опасаясь каких-либо рисков, которые существовали ранее. В реальности это переворачивает существующие подходы в кадровом документообороте, открывая возможности для построения качественно новых процессов, снижения различных видов рисков, более прозрачному взаимодействию с контролирующими органами.

Что такое электронный кадровый документооборот?

Электронный кадровый документооборот - комплекс программных средств, позволяющий вести работу с документами исключительно в электронном виде, а также набор внутренних распорядительных документов и локальных нормативных актов регулирующие эту работу. Мы предлагаем нашим клиентам весь комплекс процессов “под ключ”. Используя нашу богатую экспертизу по построению документационных процессов в различных областях, современное программное обеспечение на базе собственной платформы InfoLogistics docuForce, вы можете быть уверены, что получите максимально качественный сервис и результат.

Зачем он нужен?

Плюсов очень много, минусов нет. Если:
Синхронизация
Вы цените время сотрудников, которое сейчас тратится на подписание документов
Отмена ненужных рутинных процедур
Хотите повысить эффективность работы сотрудников HR, избавляя от рутинных процедур рассылки и контроля сбора подписанных документов
Отсутствие рисков
Не хотите нести рисков связанных с отсутствием нужных документов при проверке
Документы всегда под рукой
Хотите чтобы все документы были всегда под рукой, без необходимости поиска и содержания бумажных архивов

Как выглядит общая схема работы в КЭДО?

Сотрудник HR

1.

Создает документ

Загружая файл документа, либо экспортируя из 1С, или из шаблона.

2.

Определяет подписантов

Заносит подписантов и если необходимо может дополнительно задать маршрут согласования.

3.

Подписывает ЭП и отправляет сотрудникам

В зависимости от типа документа могут использоваться разные типы ЭП.

Сотрудник организации

4.

Сотрудник организации

Если сотрудник пользуется мобильным приложением то придет уведомление на мобильное приложение.

5.

Подписывает ЭП

Схема подписания зависит от типа используемой ЭП. В общих случаях подписание происходит УНЭП, путем нажатия кнопки “Подписать” в мобильном приложении или на портале системы.

Как работает наше решение?

Для перехода на КДО необходимо подготовить необходимые организационно-распорядительные документы внутри компании и выбрать программное обеспечение которое будет поддерживать необходимые процессы. Наше решение основано на собственной облачной платформе docuForce, где все необходимые инструменты уже настроены и вам не нужно ничего дополнительно настраивать.
Как работает наше решение?

Основные вопросы

  1. 1. Как это законодательно регулируется?

    Основные регулирующие законы:
    • 63-ФЗ "Об электронной подписи". Он делает легитимным использование электронных подписей при подписании электронных документов.
    • 377-ФЗ "О внесении изменений в ТК РФ" и 407-ФЗ "О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы". Данные законы устанавливают требования к необходимым ЛНА и распорядительным документам, устанавливают требования к видам электронных подписей, регламентируют форматы взаимодействия сторон.
  2. 2. Наша компания являлась участником эксперимента по 122-ФЗ, как перейти на работу согласно 377-ФЗ?

    Для перехода на работу согласно 377-ФЗ, компаниям, участвовавшие в эксперименте министерства труда, необходимо привести ЛНА, и распорядительные документы в соответствие 377-ФЗ, в срок до 01.06.2022г. Следует учесть, что согласно 377-ФЗ наложены ограничения на определенные виды документов, в частности запрещен перевод в электронный вид инструктажей по охране труда. Если компания уже перевела данные документы в рамках эксперимента в электронный вид, необходимо обратно переводить эти документы в бумажный вид.
  3. 3. Как получить ЭП?

    • Усиленные квалифицированные сертификаты (КЭП) можно получить в любом аккредитованном УЦ на внешнем носителе. При этом стоит отметить что с 01.07.2021 согласно изменениям в законе об ЭП, получать сертификаты сотрудники организаций, будут как на физ. лицо, а не юр. лицо.
    • Усиленные неквалифицированные сертификаты (УНЭП) можно выпустить непосредственно в нашей системе ответственным сотрудником. Это может быть специально обученный сотрудник HR компании, либо наш сотрудник. Причем они облачные, не требуется никаких носителей ключа и дополнительного программного обеспечения для установки. В базовой конфигурации эти ЭП бесплатные. Если используются УНЭП с максимальной защитой (подпись через специальные защищеное приложение myDSS) то стоимость составит от 500 руб. Год за одного пользователя.
    • Простая электронная подпись. Этот вариант рекомендуем использовать только если сотрудник имеет учетную запись на портале госуслуг. В этом случае технически подписание будет происходить на портале trudvsem (для пользователя это будет прозрачно), сама подпись бесплатна.
  4. 4. Где хранятся документы, как сотруднику их выдать, если он потребует?

    Документы хранятся в нашей системе в защищенном облаке. Документы можно в любой момент выгрузить вместе с подписями и передать сотруднику в электронном виде на носителе, или выгрузить в его личный кабинет на портал trudvsem. Если сотрудник потребует документы на бумажном носителе, то необходимо будет распечатать и заверить подписью ответственного сотрудника.
  5. 5. Как проверить электронный документ?

    Документ можно в любой момент выгрузить и проверить сервисом портала https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds
  6. 6. Нужна ли учетная запись сотрудника на портале госуслуг?

    Нет, не нужна. Использование учетной записи госуслуг является дополнительной опцией, которая позволяет создать ПЭП для документов. Если у сотрудника нет учетной записи, он может пользоваться другими видами ЭП, например УНЭП выпущенной в системе.
  7. 7. Как перейти на КЭДО

    Наше подразделение консалтинга подготавливает пакет нормативных документов. Определяем перечень сотрудников и перечень документов которые будут переведены на электронный документооборот. На первоначальном этапе можно выделить небольшие группы сотрудников, для оценки эффекта и удобства работы. Проводим обучение HR сотрудников по работе с системой, подключаем интеграционный модуль с HR системой для облегчения работы с документами. Всё - документы можно переводить в электронный вид!  
    • Нет необходимости устанавливать и поддерживать какое-либо программное обеспечение
    • Консультация наших специалистов online по любым вопросам
    • Прозрачное формирование стоимости, вы платите только за подписанные документы в системе
    • Круглосуточный доступ к системе 24x7 из любого места
    • Возможность подключения дополнительных услуг компании и разработка решений под индивидуальные требования клиента

Лучшие практики

Широкие возможности для интеграции

Широкие возможности для интеграции

Весь функционал системы доступен через REST API

Мы реализуем гибридные решения, сочетающие сбор, обработку и хранение.

Запросить описание