• Электронный кадровый
    документооборот

    Безбумажный кадровый электронный документооборот в организации — уже реальность.

    ЗАПРОСИТЬ ДЕМО
Мы предлагаем лучшую экспертизу и инструменты для перехода на электронные документы. Это позволяет нашим клиентам быстро перейти на КЭДО при выполнении всех законодательных и юридических норм.

Что такое электронный кадровый документооборот?

Мы предлагаем лучшую экспертизу и инструменты для перехода на электронные документы. Это позволяет нашим клиентам быстро перейти на КЭДО при выполнении всех законодательных и юридических норм.

Зачем он нужен?

Плюсов очень много, минусов нет. Если:
Вы цените время сотрудников, которое сейчас тратится на подписание документов
Хотите повысить эффективность работы сотрудников HR, избавляя от рутинных процедур рассылки и контроля сбора подписанных документов
Не хотите нести рисков связанных с отсутствием нужных документов при проверке
Хотите чтобы все документы были всегда под рукой, без необходимости поиска и содержания бумажных архивов

Как выглядит общая схема работы в КЭДО?

Сотрудник HR

1.

Создает документ

Загружая файл документа, либо экспортируя из 1С, или из шаблона.

2.

Определяет подписантов

Заносит подписантов и если необходимо может дополнительно задать маршрут согласования.

3.

Подписывает ЭП и отправляет сотрудникам

В зависимости от типа документа могут использоваться разные типы ЭП.

Сотрудник организации

4.

Сотрудник организации

Если сотрудник пользуется мобильным приложением то придет уведомление на мобильное приложение.

5.

Подписывает ЭП

Схема подписания зависит от типа используемой ЭП. В общих случаях подписание происходит УНЭП, путем нажатия кнопки “Подписать” в мобильном приложении или на портале системы.

Как работает наше решение?

Для перехода на КДО необходимо подготовить необходимые организационно-распорядительные документы внутри компании и выбрать программное обеспечение которое будет поддерживать необходимые процессы. Наше решение основано на собственной облачной платформе docuForce, где все необходимые инструменты уже настроены и вам не нужно ничего дополнительно настраивать.

Основные вопросы

  1. 1. Как это законодательно регулируется?

    Основной регулирующий закон это ФЗ N 63- "Об электронной подписи" от 06.04.2011. Он делает легитимным использование электронных подписей при подписании электронных документов. Дополнительно на данный момент идет эксперимент министерства труда, который регламентируется ФЗ №122 «О проведении эксперимента” от 24.04.2020, где более подробно описаны возможности использования различных видов ЭП и расширение сценариев электронного документооборота с использованием портала trudvsem. Более подробно можно почитать в нашей статье.
  2. 2. Наша компания не является участником эксперимента по ФЗ №122 мы можем перейти на КЭДО?

    Да, но в этом случае КЭДО будет регулироваться только ФЗ N 63. В любом случае мы рекомендуем не терять время и начать переходить на КЭДО уже сейчас, так как эксперимент скоро будет завершен (планируется к концу 2021 года).
  3. 3. Как получить ЭП?

    • Усиленные квалифицированные сертификаты (КЭП) можно получить в любом аккредитованном УЦ на внешнем носителе. При этом стоит отметить что с 01.07.2021 согласно изменениям в законе об ЭП, получать сертификаты сотрудники организаций, будут как на физ. лицо, а не юр. лицо.
    • Усиленные неквалифицированные сертификаты (УНЭП) можно выпустить непосредственно в нашей системе ответственным сотрудником. Это может быть специально обученный сотрудник HR компании, либо наш сотрудник. Причем они облачные, не требуется никаких носителей ключа и дополнительного программного обеспечения для установки. В базовой конфигурации эти ЭП бесплатные. Если используются УНЭП с максимальной защитой (подпись через специальные защищеное приложение myDSS) то стоимость составит от 500 руб. Год за одного пользователя.
    • Простая электронная подпись. Этот вариант рекомендуем использовать только если сотрудник имеет учетную запись на портале госуслуг. В этом случае технически подписание будет происходить на портале trudvsem (для пользователя это будет прозрачно), сама подпись бесплатна.
  4. 4. Где хранятся документы, как сотруднику их выдать, если он потребует?

    Документы хранятся в нашей системе в защищенном облаке. Документы можно в любой момент выгрузить вместе с подписями и передать сотруднику в электронном виде на носителе, или выгрузить в его личный кабинет на портал trudvsem. Если сотрудник потребует документы на бумажном носителе, то необходимо будет распечатать и заверить подписью ответственного сотрудника.
  5. 5. Как проверить электронный документ?

    Документ можно в любой момент выгрузить и проверить сервисом портала https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds
  6. 6. Нужна ли учетная запись сотрудника на портале госуслуг?

    Нет, не нужна. Использование учетной записи госуслуг является дополнительной опцией, которая позволяет создать ПЭП для документов при условии участия компании в эксперименте минтруда. Если у сотрудника нет учетной записи, он может пользоваться другими видами ЭП, например УНЭП выпущенной в системе.
  7. 7. Как перейти на КЭДО

    Наше подразделение консалтинга подготавливает пакет нормативных документов. Определяем перечень сотрудников и перечень документов которые будут переведены на электронный документооборот. На первоначальном этапе можно выделить небольшие группы сотрудников, для оценки эффекта и удобства работы. Проводим обучение HR сотрудников по работе с системой, подключаем интеграционный модуль с HR системой для облегчения работы с документами. Всё - документы можно переводить в электронный вид!
    • Нет необходимости устанавливать и поддерживать какое-либо программное обеспечение
    • Консультация наших специалистов online по любым вопросам
    • Прозрачное формирование стоимости, вы платите только за подписанные документы в системе
    • Круглосуточный доступ к системе 24x7 из любого места
    • Возможность подключения дополнительных услуг компании и разработка решений под индивидуальные требования клиента

Лучшие практики

Широкие возможности для интеграции

Весь функционал системы доступен через REST API

Мы реализуем гибридные решения, сочетающие сбор, обработку и хранение.

Запросить описание