Active File Management (AFM) - управление активными файлами, это комплекс процессов позволяющих организовать учет и хранение документов в разрезе файла — учетной единицы, консолидирующий документы в разрезе какого-то идентификатора (например номера клиента, кредитного договора).
Организация этих процессов значительно отличается от классического архивного хранения:
- Часто идут операции на уровне файла, необходимы довложения в файлы, изъятие, контроль операций с файлом. Это значительно меняет структуру физического хранения, хранение производится на специализированных стеллажах для быстрого доступа непосредственно к файлу.
- Единицей учета часто становятся сами документы, файлы, что требует четкой организации процессов для исключения ошибочных операций.
- Требуется программное обеспечение, которое поддерживает данный уровень операций, и контроля клиентом данных операций.
Мы предлагаем комплексное решение под ключ:
-
Специализированные зоны хранения, с ограниченным доступом
-
Готовые процессы позволяющие сразу перевести ваши процессы к нам
-
Программное обеспечение, ТСД (терминалы сбора данных) для работы
Преимущества:
-
Нет необходимости содержать в штате персонал обеспечивающий поиск и подбор документов
-
Организация централизованного хранения всех файлов компании и ее филиалов, без капитальных затрат. Вы освобождаете дорогостоящее офисное пространство для других задач
-
Удобное WEB приложение управляющее и контролирующее все операции с вашими файлами
-
Прозрачная модель затрат на процесс, оплата только за совершенные операции
Лучшие практики
-
Татьяна Белоногова
Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
-
Лариса Мартынова
главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.
Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
-
Анна Иванова
Главный бухгалтер
"Декатлон"Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.
Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
-
Оксана Ботвинова
CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.
Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.
Спасибо, Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами!
Обратный звонок
