Организация хранения документов с возможностью удаленного управления

Active File Management (AFM) - управление активными файлами, это комплекс процессов позволяющих организовать учет и хранение документов в разрезе файла — учетной единицы, консолидирующий документы в разрезе какого-то идентификатора (например номера клиента, кредитного договора). Организация этих процессов значительно отличается от классического архивного хранения:

Часто идут операции на уровне файла, необходимы довложения в файлы, изъятие, контроль операций с файлом. Это значительно меняет структуру физического хранения, хранение производится на специализированных стеллажах для быстрого доступа непосредственно к файлу.
Единицей учета часто становятся сами документы, файлы, что требует четкой организации процессов для исключения ошибочных операций.
Требуется программное обеспечение, которое поддерживает данный уровень операций, и контроля клиентом данных операций.

Частые вопросы

1. Что такое Active File Management (AFM) и чем оно отличается от обычного архива?

AFM (управление активными файлами) — это технология подокументного хранения, где учетной единицей является не коробка, а отдельный файл или документ (например, кредитный договор или досье клиента). В отличие от классического архива, AFM подразумевает частые операции с документами: довложения, изъятия и постоянный контроль движения каждого файла.
2. Какое оборудование и программное обеспечение используется для управления архивом?

Мы предлагаем комплексное решение «под ключ», которое включает специализированные стеллажи для быстрого доступа к файлам и зоны с ограниченным доступом. Для точного учета и исключения ошибок используется профессиональное программное обеспечение и терминалы сбора данных (ТСД).
3. Как я смогу контролировать свои документы, переданные на хранение?

Для клиентов предусмотрено удобное WEB-приложение. Через него вы можете управлять всеми процессами, контролировать операции с файлами и отслеживать их статус в режиме реального времени.
4. Поможет ли эта услуга сэкономить офисное пространство?

Да, организация подокументного хранения позволяет освободить дорогостоящие офисные площади для профильных бизнес-задач. Вам также не придется нести капитальные затраты на организацию собственного централизованного хранилища.
5. Из чего складывается стоимость услуги?

Модель затрат полностью прозрачна: вы оплачиваете только фактически совершенные операции. Кроме того, вам не нужно содержать в штате отдельный персонал для поиска и подбора документов — эти задачи мы берем на себя.

Мы предлагаем комплексное решение под ключ:

Специализированные зоны хранения, с ограниченным доступом
Готовые процессы позволяющие сразу перевести ваши процессы к нам
Программное обеспечение, ТСД (терминалы сбора данных) для работы

Преимущества:

Нет необходимости содержать в штате персонал обеспечивающий поиск и подбор документов
Организация централизованного хранения всех файлов компании и ее филиалов, без капитальных затрат. Вы освобождаете дорогостоящее офисное пространство для других задач
Удобное WEB приложение управляющее и контролирующее все операции с вашими файлами
Прозрачная модель затрат на процесс, оплата только за совершенные операции

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Наши решения

Наши клиенты

Задайте вопрос по услугам и ценам

Получите консультацию специалиста, персональное предложениеt подходящее для вашего бизнеса, расчет цен.

Задать вопрос