Главная

Active File Management (AFM) - управление активными файлами, это комплекс процессов позволяющих организовать учет и хранение документов в разрезе файла — учетной единицы, консолидирующий документы в разрезе какого-то идентификатора (например номера клиента, кредитного договора).

Организация этих процессов значительно отличается от классического архивного хранения:

Часто идут операции на уровне файла, необходимы довложения в файлы, изъятие, контроль операций с файлом. Это значительно меняет структуру физического хранения, хранение производится на специализированных стеллажах для быстрого доступа непосредственно к файлу.
Единицей учета часто становятся сами документы, файлы, что требует четкой организации процессов для исключения ошибочных операций.
Требуется программное обеспечение, которое поддерживает данный уровень операций, и контроля клиентом данных операций.

Мы предлагаем комплексное решение под ключ:

Специализированные зоны хранения, с ограниченным доступом
Готовые процессы позволяющие сразу перевести ваши процессы к нам
Программное обеспечение, ТСД (терминалы сбора данных) для работы

Преимущества:

Нет необходимости содержать в штате персонал обеспечивающий поиск и подбор документов
Организация централизованного хранения всех файлов компании и ее филиалов, без капитальных затрат. Вы освобождаете дорогостоящее офисное пространство для других задач
Удобное WEB приложение управляющее и контролирующее все операции с вашими файлами
Прозрачная модель затрат на процесс, оплата только за совершенные операции

Лучшие практики

Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Денис Никитин

Менеджер проектов
ООО "ДИДЖИТАЛ КЭЙР"

Нашему бизнесу свойственна высокая ротация кадров, часть сотрудников работает по ГПХ, поэтому цифровизация документооборота для нас всегда была важной операционной целью. С пандемией коронавируса перевод кадровых процессов на электронный документооборот стал необходимостью, так как офис был закрыт, а работу необходимо было продолжать. Облачное решение по КЭДО от Инфолоджистикс позволило нам очень быстро “переключиться” с бумаги на электронный документы, при этом без больших затрат на выпуск электронной подписи - она генерируется прямо в личном кабинете компании. Рекомендуем решения Инфолоджистикс по кадровому электронному документообороту всем компаниями с большим количеством удаленных сотрудников и высокой текучкой кадров!
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Active File Management

Мы предлагаем комплексное решение под ключ:

Преимущества:

Лучшие практики

Наши решения