Электронный кассовый документооборот для ритейла

Электронный кассовый документооборот для ритейла — это инновационное решение для автоматизации работы с кассовыми документами в розничной торговле. Платформа позволяет быстро и удобно проверять, корректировать и подписывать кассовые документы, снижая затраты и улучшая эффективность работы.

Проблемы с кассовыми документами: высокие затраты и административные нагрузки

Ведение кассового документооборота на бумаге – задача, которой обременён любой бизнес с кассовым оборудованием, и чем больше касс у предприятия, тем сложнее её выполнять. Ни один бизнес не желает увеличивать штат бухгалтеров для контроля и оформления кассовой документации, и потому перекладывает на плечи главных бухгалтеров и бухгалтеров групп расчёта следующие сложности:

1. Высокие административные нагрузки – логистика документов, частные проблемы с МФУ на торговых точках, закупка бумаги и канцелярии, хранение бумаги и прочие административные заботы отнимают много времени у бухгалтерии, которого просто нет;
2. Тяжёлая логистика кассовых документов из точек продаж в офис – нет организованного процесса доставки документов из магазинов в офис. Документы приходится передавать частично с собственным транспортом, частично курьерскими доставками, а иногда даже «на перекладных» – из магазина на склад, а со склада в офис.
3. Нет сотрудников на обработку кассовой документации. Особенно страдает от нехватки персонала сетевой ритейл, где количество касс исчисляется сотнями, и чтобы вести кассовый документооборот нужны несколько бухгалтеров. Нехватка специалистов приводит к тому, что кассовая документация ведётся прерывисто, бесконтрольно или не ведётся вообще, что является нарушением кассовой дисциплины;
4. Высокие затраты – печать, доставка, хранение документов и даже простое подписание требуют значительных финансовых ресурсов из-за того, что документы генерируются по каждой кассе каждый день, и даже при небольшом количестве торговых точек для работы с кассовой документацией требуется значительные средства;
5. Нет инструментов контроля корректности документов – если кассир на точке продажи забыл подписать кассовую книгу, приложить доверенности или расходники на возврат, или допустил другие ошибки, то бухгалтерии приходится находить ошибку за прошлый период, связываться с торговой точкой и переоформлять документы за день, что очень трудоёмко.
6. Нет мотивации соблюдать кассовую дисциплину. Так как ведение кассовой документации не лежит в основном функционале торговой точки, то добиться исправления очень сложно. Со стороны бухгалтерии ведение кассовой документации тоже уходит на последний план ввиду отсутствия достаточного количества персонала.

Все эти сложности можно легко устранить с помощью нашего решения. Сократите затраты и упростите процессы с нашим кассовым ЭДО.

Решение ЭДО docuForce – электронный кассовый документооборот от Инфолоджистикс

Электронные кассовые документы без лишних усилий и затрат – решение Инфолоджистикс.

Кассовый ЭДО от Инфолоджистикс переводит оформление и подписание кассовых документов в электронный вид, устраняет проблемы с логистикой и снижает административную нагрузку на бухгалтерию. Вам больше не нужно тратить время на закупку бумаги, сортировку документов и контроль за их перемещением.

1. Автоматизация процесса: Все кассовые документы подписываются и обрабатываются в электронном виде. Со стороны бухгалтерии возможно массовое подписание электронных кассовых документов по всем кассам всех торговых точек сразу.
2. Снижение ошибок: Интеграция системы ЭДО для кассовых документов с учётной системой позволяет избежать ошибок при формировании и подписании кассовой книги и прочих документов – больше никаких ручных исправлений, некорректных дат или пропусков подписей. В конце дня система пришлёт готовые документы на подписание и в случае надобности довнести данные или документы сообщит об этом кассиру;
3. Экономия ресурсов: Теперь независимо от того, сколько касс у вас в управлении вам нужны всего 1-2 бухгалтера для корректного ведения кассовой документации в электронном виде по всем кассам. Кроме того, полностью уходят затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.
4. Прозрачность и контроль: Отслеживайте статусы документов по всем торговым точкам, кассам или кассирам отдельно, формируйте отчеты на основании данных из docuForce – ЭДО для кассовой документации, сверяйте данные по выручке и остаткам на документах с 1С автоматически и автоматизируйте прочий нужный вам контроль.

Что говорят наши клиенты:

«Задача бухгалтера – контроль, а не сидеть выручку набивать, и с решением Инфолоджистикс нам удалось наладить кассовую дисциплину с сетью в почти 500 универмагов под контролем всего 2 бухгалтеров» - руководитель группы учёта расходов крупной рознично-торговой сети.

Кассовое ЭДО: автоматическое подписание и простота управления

С решением ЭДО docuForce для ведения электронной кассовой книги и других документов ваши кассовые документы всегда под контролем, в одном клике. Вы можете легко отслеживать, подписывать и хранить все документы в единой системе.

Помимо очевидных возможностей решение электронной кассовой документации от Инфолоджистикс также предлагает дополнительные преимущества:

• Бесплатные ЭЦП для сотрудников торговых точек – все сотрудники торговых точек получают бесплатные электронные подписи от Инфолоджистикс, что делает процесс ещё более доступным и экономичным;
• Простая масштабируемость – при открытии новых магазинов легко добавить новую точку продаж и её работников в процесс;
• Интуитивное обучение – не секрет, что в рознице огромная «текучка» персонала. Именно поэтому мы наладили автоматизированный процесс с уведомлениями. в котором вам не придётся обучать каждого нового кассира работе с кассовой документацией в ЭДО docuForce;
• Массовое подписание документов по всем торговым точкам одним кликом – каждый день нужно всего несколько секунд для подписания электронной кассовой книги и прочих документов со стороны бухгалтерии.

ЭДО docuForce делает управление кассовыми документами простым, быстрым и доступным. Вы экономите на логистике, освобождаете сотрудников от рутины и ускоряете процесс подписания. Ваши документы всегда под контролем — в одном клике.

Кассовые документы в электронном виде – отзывы наших клиентов

Наши клиенты уже внедрили электронные кассовые документы через решение ЭДО docuForce. Узнайте, как мы помогли крупным ритейлерам решить их задачи и достичь новых высот.

Описание функциональности

Электронный кассовый документооборот docuForce предлагает автоматизацию и простоту.

Оставьте заявку и мы бесплатно рассчитаем ваши текущие затраты на процесс и сравним их со стоимостью использования кассового ЭДО docuForce. Это поможет вам легко оценить выгоды и принять решение о переходе на новую систему, а также защитить проект перед коллегами или руководством.

Преимущества решения docuForce:

• Снижение административной нагрузки: за счёт автоматизации;
• Сокращение операционных затрат: исключение трат на печать, логистику и хранение документов;
• Уход от логистического плеча: электронные кассовые документы оформляются, подписываются и хранятся сразу в электронном виде и доступны бухгалтерии в электронном архиве;
• Масштабируемость и гибкость: легкость подключения новых пользователей и адаптация под нужды компании.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы можно подписывать с помощью вашей платформы?

Кассовые документы дня: Электронная кассовая книга, ПКО, РКО, Z-отчёты, ведомости, дополнения, а также другие документы – документы по основным средствам, инвентаризацию и прочие.

Насколько сложно интегрировать вашу платформу с нашими существующими системами?

Как правило компании используют 1С – для работы с этой системой у нас есть готовый интеграционный модель. В индивидуальных случаях интеграция возможно по API и проходит быстро и безболезненно – наша команда разработчиков полностью сопровождает процесс.

Как быстро можно начать использовать вашу платформу?

Наши клиенты подтверждают: переход на электронную кассовую документацию с торговой сетью с почти 1000 кассовыми аппаратами занимает менее 1-го месяца с учётом интеграции с вашими системами. Уже через месяц вы прочувствуете все финансовые выгоды и преимущества системы.

Как заказать услугу перевода кассовой документации в электронный вид?

Заполните форму, чтобы оставить заявку на консультацию или расчёт экономии. Мы свяжемся с вами в ближайшее время для обсуждения деталей.