Оцифровка архивов и создание электронного архива для государственных организаций

Создайте безопасный электронный архив документов для упрощения работы и снижения рисков утраты данных.

Инфолоджистикс предлагает оцифровку документов для государственных предприятий, ведомств и подведомственных организаций. Наше решение по сканированию документов позволяет создать электронный архив и упростить доступ к документам. Оно также повышает безопасность работы с документами и снизить риски утраты данных.

Подписывайте договоры, дополнительные соглашения, отчёты, акты оказанных услуг и взаиморасчётов в электронном виде в docuForce.

Почему внедрение электронного архива важно для государственных организаций?

Государственные учреждения ежедневно работают с огромным количеством документов, многие из которых имеют физический износ, что усложняет их использование. Документы теряются, повреждаются, а на их поиск уходит много времени – запросы исполняются долго, накапливаются жалобы, количество обращений не сокращается, и работа в архиве только обременяет ведомства и увеличивает расход бюджета.

Электронные архивы решают эти проблемы, позволяя автоматизировать и ускорить работу с данными.

Проверенные решения по оцифровке государственных архивов

Государственные учреждения ежедневно работают с большим объёмом документов, которые требуют надёжного хранения и быстрого доступа. Оцифровка архивов позволяет соблюдать требования законодательства, минимизировать риск утраты документов и повысить прозрачность работы с ними. Инфолоджистикс поможет вам перевести ваши архивы в электронный вид, как сделала это уже не раз для других компаний из государственного сектора:

1. Сканирование любых документов. Инфолоджистикс уже имеет богатый опыт работы с разными документами: широкоформатными, ветхими, документами на кальке, а также с документами, заполненными от руки. Наши специалисты успешно работают с самыми сложными архивами, создавая высококачественные электронные копии и их описание.
2. Распознавание рукописных данных. В госорганизациях многие документы заполняются от руки и в то время, как для других исполнителей это является проблемой при создании электронного архива, Инфолоджистикс успешно реализовывала уже несколько проектов с рукописными документами таких же государственных корпораций. Для этого мы имеем как настроенную ИТ-инфраструктуру, так и специалистов, обученных работать с документами с рукописным содержанием. Ваш архив будет полностью оцифрован.
3. Наполнение ваших информационных систем. Если у вас уже внедрена информационная система, согласованная на уровне ведомства, мы можем проводить работы по сканированию документов, созданию их описаний и единой базы данных, а затем загружать все данные в вашу систему. И всё это происходит в защищённом ИТ-контуре, что отвечает высоким требованиям безопасности.
4. Российская компания с подтверждённым опытом. Инфолоджистикс — российская компания, имеющая лицензии и сертификаты (https://infologistics.ru/licenses), подтверждающие наше соответствие требованиям к работе с государственными учреждениями. Мы успешно прошли аккредитацию и реализовали проекты для других государственных компаний (узнайте лично о кейсах – свяжитесь с нами).
5. Конфиденциальность и безопасность. При необходимости мы можем производить работы по сканированию документов на вашей территории. Более того, работаем в закрытом ИТ-контуре для обеспечения максимальной безопасности данных и защиту конфиденциальной информации.

Реальные кейсы: как мы создали электронные архивы для государственных компаний

Мы успешно реализовали множество проектов по оцифровке архивов для государственных организаций, обеспечивая безопасность данных и удобный доступ к документам. Наш опыт охватывает различные отрасли и типы архивов, от сложных ветхих документов до широкоформатных и рукописных материалов, вот пара примеров:

Оцифровка архивов для крупнейшего перевозчика Москвы Мы оцифровали архив кадровых документов крупнейшего транспортного предприятия Москвы. Работы проводились на территории 15 филиалов, с учётом требований к конфиденциальности данных. В результате клиент получил централизованный электронный архив, который позволил значительно сократить время на обработку запросов и повысить безопасность хранения данных.

Государственная компания из сферы геодезии (иконка карт сметчика карт) Для другой государственной организации мы выполнили оцифровку нестандартных – широкоформатных и ветхих документов. Оцифрованные документы были добавлены в существующую систему электронного архива, что ускорило поиск информации и улучшило сохранность архивов.

Как мы сканируем документы государственных организаций

Для создания высококачественного электронного архива мы используем автопарк сканирующего оборудования, который позволяет работать с любыми типами документов:

• Ветхие документы. Используем планшетные сканеры, чтобы бережно работать с хрупкими архивными материалами, минимизируя риск их повреждения.
• Сшитые документы. Мы сканируем сшитые материалы с помощью специальных книжных сканеров – без необходимости их расшивки, что позволяет сохранить их целостность.
• Стандартные документы. Для документов высокого качества используется поточное сканирование, которое позволяет обрабатывать большой объём данных в короткие сроки.

Каждый наш специалист обучен работать с различными типами документов, зная все тонкости и нюансы сканирования сложных архивных материалов, включая ветхие, сшитые документы или документы на кальке. Мы гарантируем бережное обращение с каждым документом.

Извлечение данных для описи

В процессе сканирования из документов извлекаются важные данные, которые используются для создания описи архива. Это те данные, по которым в будущем вы сможете легко найти нужный документ в электронном архиве всего за несколько секунд.

Большая часть данных извлекается автоматически, но для распознавания документов, полностью заполненных от руки, данные передаются на ручное распознавание. Наши специалисты, уже имеющие опыт в подобных проектах, обучены извлекать информацию с рукописных документов.

При ручном извлечении данных документ открывается специалисту не полностью, а фрагментарно, что добавляет является ещё одним программным уровнем защиты конфиденциальной информации.

Многоступенчатая система контроля качества

Мы используем многоступенчатую систему контроля качества для обеспечения точности и надёжности электронного архива документов. Отдельная группа проверяет каждый документ на качество сканирования и точность распознанных данных. Только после прохождения всех проверок данные передаются для загрузки в электронный архив.

Соответствуем всем требования безопасности для работы с государственными архивами

Мы уделяем особое внимание защите данных и обеспечиваем её на всех уровнях. Наше решение включает множество технических и технологических мер для гарантированной безопасности, что подтверждается рядом лицензий и сертификатов.

Мы готовы разворачивать работы на территории заказчика, чтобы гарантировать максимальную защиту. Также, как российская компания, мы обеспечиваем полное соответствие требованиям законодательства, ознакомьтесь с нашими лицензиями тут:

• Лицензия ФСБ на использование криптографических средств. Она позволяет применять криптографию для защиты данных, обеспечивая безопасность как при передаче, так и при хранении информации;
• Лицензия Роскомнадзора на предоставление телематических услуг. Эта лицензия даёт право оказывать телематические услуги связи, что подтверждает наше соответствие законодательству в области предоставления сервиса электронного архива;
• Аттестат соответствия информационных систем требованиям законодательства в части обработки персональных данных – подтверждает, что наши системы для создания электронного архива защищают данные в соответствии с законодательными требованиями;
• Лицензия ФСТЭК, подтверждающая право Инфолоджистикс на работу и защиту конфиденциальной информации

Узнайте примеры наших работ — запросите лично

Заполните форму заявки, чтобы получить бесплатную консультацию по созданию электронного архива для вашего предприятия. Доверьтесь нашему опыту и обеспечьте надежную защиту и удобство работы с архивами вашего учреждения.

Преимущества работы с Инфолоджстикс:

• Оцифровка сложных типов документов (ветхие, сшитые, широкоформатные, калька);
• Быстрое и точное распознавание рукописных документов;
• Многоступенчатая система контроля качества;
• Возможность интеграции с существующими ведомственными системами;