Обработка и хранение первичных бухгалтерских документов, оцифровка, создание электронного архива

Как это работает?

Физические операции с документами

1. Доставка архивных коробов

Мы доставляем вам необходимые расходные материалы для перевозки и последующего хранения документов. Приезжает собственная курьерская служба, с квалифицированными экспедиторами, что позволяет исключить риски утери документов и гарантирует надежность услуг по хранению документов.

2. Вывоз коробов

Документы доставляются на терминал, где производится временное размещение перед обработкой. Мы используем только качественные современные терминалы класса “А”, которые обеспечивают необходимый уровень безопасности хранения документов.

3. Сканирование

Документы помещаются в зону обработки, где профессиональные сканировщики бережно выполняют сканирование документов в электронный архив на высокопроизводительном оборудовании. Это исключает риски повреждения оригиналов документов и обеспечивает высокое качество итоговых образцов документов.

Создание электронного архива

4. Распознавание

Распознавание и каталогизация документов производится автоматически с помощью собственного программного обеспечения. Это значительно позволяет сократить затраты наших клиентов.

5. Верификация

После обработки наши сотрудники производят контроль качества выходного массива, и устраняют возможные ошибки распознавания или брака изображения.

6. Электронный архив готов!

Ваши документы оцифрованы и хранятся в электронном виде. А вы можете в любой момент по атрибутам карточки найти все нужные документы.

Преимущества хранения документов
в электронном архиве InfoLogistics

Обеспечиваем весь комплекс процессов в одном окне на собственной инфраструктуре.
Моментальный доступ к любому бумажному документу
До 75% сокращение затрат на хранение и оцифровку документов
3х кратное сокращение времени прохождения проверок
Вы полностью освобождаетесь от необходимости неоднократно искать, сканировать, обрабатывать и убирать обратно нужный вам документ — теперь до него можно добраться в пару кликов с помощью электронного архива

Преимущества хранения документов br в электронном архиве InfoLogistics

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Обработка и хранение первичных бухгалтерских документов в электронном архиве