Автоматизация входящей бухгалтерской документации

Invoice Processing — решение на базе облачной платформы docuForce, позволяющее эффективно организовать процессы “от закупки до платежа” (purchase to payment processes). Эффективная работа финансового подразделения невозможна без правильно организованных процессов обработки поступающих документов. Наше легкое комплексное решение, с элементами технологий искусственного интеллекта, позволит в считанные дни поднять эффективность имеющихся процессов на качественно другой уровень.

Управление процессами

В ручных или недостаточно настроенных процессах закупки, согласовании, поставки и последующей оплаты есть множество недостатков. Даже небольшие организации сталкиваются с существенным объемом поступающей бумаги и информации, длительным циклом согласования, задержкой оплат, неэффективно выстроенным документооборотом с поставщиками, слабым контролем бюджета. Управление процессами в ручном режиме приводит к увеличению численности персонала, обсуживающего бизнес. Во многих компаниях очень распространено приобретение двух или более программ для решения задач по обработке, согласованию заявок и оплат. Получение и обработка документов от различных операторов ЭДО также усложняет управление процессами. Как итог, финансовый блок работает с пониженной эффективностью, появляются финансовые риски. Мы предлагаем решение, которое предназначено для оптимизации процесса с минимальным привлечением персонала, включая автоматическую обработку документов, что позволит использовать ресурсы финансового и смежных подразделений более эффективно. Если предприятие автоматизирует каждый шаг в процессе закупки, оно получает ощутимую ценность от эффективности. Invoice Processing — решение на базе набора сервисов по схеме SaaS (Soſtware As a Service), полностью соответствует требованиям безопасности, положению по бухгалтерскому учету, процессы выстроены в соответствии с международными требованиями аудита для процесса закупок.

Invoice Processing от компании
InfoLogistics позволяет:

Сократить длительность
процесса закупки

С помощью решения можно за несколько дней перевести весь цикл на автоматизированную платформу. Все заявки на закупки, поставки, заявки на оплату будут агрегированы в одном месте.
Выстроить электронный документооборот и максимально избавиться от бумаги

Мы оптимизируем работу с поступающей бумагой путём централизованного сканирования и перевода бумажных документов в электронный вид. Электронные документы, поступающие в компанию от различных операторов ЭДО, также поступают непосредственно в систему, пользователь может работать с ними как с обычными документами и производить подписание ЭП.
Оптимизировать функции
сотрудников бухгалтерии

Поступающие документы автоматически распознаются, подбираются к согласованной закупке, поставке или бюджету. После этого автоматически или с минимальным участием бухгалтера формируются проводки для учетной системы, реестры оплат. Встроенные функции распознавания позволяют минимизировать ручной ввод.
Управлять оборотным
капиталом

Менеджеры часто встречаются с такой ситуацией, когда теряются счета на оплату, происходят задержки, компания вынуждена платить штрафы. С помощью Invoice Processing документы не будут теряться, что позволит использовать скидки за ранние оплаты или оптимизировать оборотный капитал в бизнесе за счет поздних платежей.
Контролировать
бюджет

Invoice Processing позволит повысить контроль за бюджетом с помощью простых настроек для отслеживания лимитов по статьям затрат и владельцам бюджетов.

Ключевые функциональные
возможности:

Этапы обработки

Согласование документов
Создание и согласование заявок на закупку, подтверждение поставки и оплаты в электронном виде.
Если закупка постоянная, то возможность согласования помесячного бюджета закупки
Простая настройка маршрутов согласования, лимитов закупки по статьям затрат и владельцам бюджета
Автоматическое сопоставление поступающих документов с согласованными заявками, автоматическое построение маршрута в случае несогласованной / частично согласованной закупки, автоопределение инициатора
Создание единой точки обработки входящих бумажных и электронных документов поступающих от операторов ЭДО, электронные документы подписываются ЭП непосредственно из системы
Синхронизация с бухгалтерскими системами (выгрузка документов в бухгалтерские системы)
Обеспечение работы пользователя в «привычной среде»: окне интернет-браузера
Поддержка работы на мобильных устройствах, а также удобная возможность “сканирования” и создания документа с помощью фотографирования мобильным телефоном
Простая модель управления настройками и правами пользователей позволяет быстро и гибко настраивать систему

Схема автоматизируемых бизнес-процессов

Для полной оптимизации процессов в качестве источника данных подключается система сканирования и распознавания документов InfoLogistics SmartScan. Это система потоковой обработки, распознавания документов и электронного архивного хранения, для компаний с большим объемом бумажных документов. Источники данных используются для сбора документов в систему и консолидации в рамках поставки (товарные накладные, УПД, акты). Могут быть различные источники данных — сканы, операторы ЭДО, фотографии с помощью мобильного приложения.

Преимущества:

Скорость внедрения

Короткий цикл внедрения: от одной недели. Систему не нужно устанавливать / внедрять / поддерживать: все готово непосредственно в облачном сервисе.
Масштабируемость

Современная технологическая платформа дает возможность подключить к системе всех сотрудников, работающих удаленно.
Удобство

Все процессы выстроены в системе логично и максимально понятно. Удобный интерфейс «интуитивно» понятен пользователю.
Контроль за денежным потоком и бюджетом

С помощью системы можно отслеживать не только процесс закупки, но и управлять оборотным капиталом и контролировать денежные потоки.
Унификация процесса закупки

Использование единых стандартов для всех подразделений, статей бюджета.
Централизованное хранение всех данных

Создание единого информационного пространства для всех подразделений предприятия.
Гибкость

Систему можно настраивать под потребности клиента

Обследование и экспертиза

Высококвалифицированные специалисты компании InfoLogistics проводят внедрение Invoice Processing в максимально короткие сроки и в рамках установленного бюджета. Помимо внедрения системы InfoLogistics оказывает консультационные услуги, экспертизу существующих бизнес-процессов, техническую поддержку и проводит обучение персонала.

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Широкие возможности для интеграции

Весь функционал системы доступен через REST API

Мы реализуем гибридные решения, сочетающие сбор, обработку и хранение.

Запросить описание