Услуги по управлению корреспонденцией

Бизнес большой компании или переход на удаленный формат работы - все больше причин для поиска решения, позволяющего превратить поток бумажной корреспонденции в поток цифровой информации и распределять его по адресатам внутри компании быстро и точно. Вы не пропустите извещение из налоговой или постановление суда, а деловая переписка на бумаге станет такой же простой и удобной, как и через электронную почту.

Какие задачи решает центр обработки входящей корреспонденции

Центр обработки входящей корреспонденции помогает компании быстро переводить бумажные документы в электронный вид, регистрировать их, распределять по ответственным сотрудникам и контролировать дальнейшую обработку. Решение снижает нагрузку на секретариат, канцелярию и административные подразделения, помогает не терять важные письма, уведомления, судебные и налоговые документы.

Управление входящей корреспонденцией

Мы предлагаем готовое решение по управлению входящей корреспонденцией, обеспечивающее перевод бумажных документов в электронный вид с последующим быстрым распределением по адресатам. В условиях массового перехода компаний к удаленной работе, когда корреспонденция как и прежде приходит в офис на бумажных носителях, а получатель может ознакомиться с ней лишь спустя продолжительное время, данное решение стало особенно актуальным. Если задача оцифровки корреспонденции уже поставлена - реализовать эффективный процесс без современных аппаратно-программных решений очень сложно и требует привлечения дополнительного персонала для работы в офисе. Мы предоставляем сервис по оцифровке корреспонденции “под ключ”, включая все необходимые материальные, технические и трудовые ресурсы.

Какие виды корреспонденции можно обрабатывать

В центре обработки можно работать с деловыми письмами, уведомлениями, претензиями, договорами, счетами, актами, первичными документами, документами от государственных органов, курьерской корреспонденцией, почтовыми отправлениями и внутренними бумажными документами. Все поступающие материалы могут быть отсканированы, зарегистрированы и переданы нужным адресатам в электронном виде.

3 варианта организации центра обработки входящей корреспонденции

1.
Мы предоставляем профессиональные потоковые сканеры, сканеры ШК, расходные материалы, а также программное обеспечение для работы сотрудников компании заказчика (при среднем потоке документов).
2.
Размещаем сканировочный центр прямо в офисе заказчика, предоставляя услуги по оцифровке документов без вовлечения секретариата в непрофильные задачи (при большом потоке документов).
3.
Даем доступ в профессиональное программное обеспечение “в облаке”, все остальное – трудовые и материальные ресурсы – остается на стороне заказчика.

Как организуется mailroom в офисе заказчика

Инфолоджистикс может организовать центр обработки корреспонденции на территории заказчика: подобрать оборудование, предоставить программное обеспечение, настроить процессы приема, сканирования, регистрации и маршрутизации документов. Такой формат подходит компаниям с большим потоком бумажной корреспонденции и распределенной структурой подразделений.

Оцифровка и маршрутизация входящих документов

После поступления корреспонденция сканируется, при необходимости распознается, классифицируется и направляется ответственным сотрудникам или подразделениям. Электронная копия документа становится доступна быстрее, чем бумажный оригинал, а компания получает прозрачный процесс движения входящих документов от получения до исполнения.

Контроль сроков и статусов обработки корреспонденции

Сервис позволяет отслеживать, когда документ поступил, кому был направлен, на каком этапе находится и какие действия с ним выполнены. Это помогает контролировать сроки обработки входящей корреспонденции, снизить риск просрочек и обеспечить понятную историю работы с каждым документом.

Стоимость организации центра обработки корреспонденции

Стоимость организации центра обработки входящей корреспонденции рассчитывается индивидуально. Она зависит от объема документов, количества точек приема, формата размещения центра, необходимости предоставления оборудования, цветности сканирования, количества распознаваемых данных и надобности интеграции с внутренними системами компании.

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Наши решения

Наши клиенты

Задайте вопрос по услугам и ценам

Получите консультацию специалиста, персональное предложениеt подходящее для вашего бизнеса, расчет цен.

Задать вопрос