Архивное хранение документов вне офиса - узнайте стоимость архивных услуг на сайте Инфолоджистикс

Преимущества:

Отсутствие каких-либо капитальных затрат на закупку оборудования и организации архива
Полный контроль жизненного цикла хранения документов: от помещения на архивное хранение, до уничтожения
Лучшие практики организации процессов хранения

Стоимость услуги архивного хранения документов

8000 ₽

min в месяц

В тариф входит хранение 200 коробов с документами.

Заказать расчет

Шаг 1

Бесплатный аудит

Приедем лично и бесплатно оценим ваш архив, включая проверку на наличие документов, срок хранения которых истёк и их больше не требуется хранить

Шаг 2

Получите расчёт

Цена на сайте может отличаться. Свяжитесь с нами, чтобы получить точное коммерческое предложение в зависимости от объема документов и требующихся дополнительных услуг.

Цена услуги архивного хранения документов определяется в индивидуальном порядке. Самостоятельная организация и содержание архива обходятся компаниям очень дорого. И это практически всегда именно административные расходы, которые никак не влияют на производство или осуществление непосредственной деятельности. Архивные услуги в Москве и других городах выгодны для вас, потому что уже создано надежное место под архив:

обеспечена пожарная безопасность и контроль доступа;
предусмотрена система хранения с учетом всех бумаг, ведением реестра поступления, выдачи и контролем возврата каждой единицы;
в наличии вся необходимая упаковочная тара — архивные папки и короба;
установлены стеллажи высотой 12 метров, которые позволяют хранить на одном квадратном метре гораздо больше документов, чем компания может себе позволить это в офисе или в отдельно арендованном помещении;
все архивное обслуживание ведет специально обученный персонал.

Такой подход не только оптимизирует пространство и снижает затраты, но и обеспечивает быстрый доступ к документам при необходимости. Кроме того, компании получают защиту от потери важных документов из-за непредвиденных ситуаций (пожары, затопление), краж или человеческого фактора. В результате вы освобождаете ресурсы для развития бизнеса, избавляетесь от бумажной рутины и повышаете безопасность хранения документов.

Аутсорсинг хранения документов

Компания «Инфолоджистикс» принимает на хранение любые виды документации:

первичную документацию,
внутреннюю,
проектную,
кадровую,

кассовую,
договоры поставки и оказания услуг,
анкеты и иные документы с персональными данными,
медицинские карты и прочие документы по обслуживанию пациентов,

документы бухгалтерского и финансового учета,
кредитные и страховые досье,
иное.

Все документы хранятся в специально оборудованных архивах с соблюдением требований законодательства и конфиденциальности. Организована строгая система учета, контроля и доступа к нужным данным. Такой подход позволяет минимизировать риски потери документов и снизить административные затраты.

Продолжительность оказания услуги:

Краткосрочное хранение

Предоставляем услугу внеофисного хранения документов на время ремонта или релокации офиса.
Длительное хранение

Обеспечиваем хранение архивных документов вне офиса в течение всего срока, установленного законодательством.

Как правило, архивы для хранения документов оборудованы в ближайших логистических центрах города, однако их расположение никак не влияет на доступность документов. По вашему запросу мы пришлем на вашу электронную почту скан-копию оригинала или вы можете заказать его доставку к вам в офис. Сотрудник нашей курьерской службы привезет его уже в день подачи заявки или на следующие сутки - в зависимости от срочности. Благодаря нашей транспортной службе и возможностям оцифровки, хранящиеся в архиве документы доступны вам в любой момент.

Хранение, грамотный учет и систематизация документов в любых объемах с передачей их в архив сокращает издержки организации и увеличивает эффективность управления информацией. Отсутствие же контроля за бумажным документооборотом ведет как к прямым затратам, связанным с дополнительной арендой помещений и административными расходами, так и к косвенным, вызванными долгим поиском или восстановлением утерянных документов и пр. Хотите освободить офисные площади и сократить административные расходы? Компания «Инфолоджистикс» предлагает архивное хранение документов в Москве, Санкт-Петербурге, и других городах России. Специализированные помещения класса «А» в соответствии с требованиями к обеспечению архивов оборудованы комплексными системами безопасности, гарантирующими сохранность документов на всех участках работы с ними. Так, на территории архивов “Инфолоджистикс” имеются:

контроль температурно-влажностного режима,
современные комплексные системы пожарной безопасности,
контроль доступа и видеонаблюдение,
архивные стеллажи для хранения документов,
охранный режим и сигнализация,
санитарно-гигиеническое обслуживание помещений,
система обезличенного хранения документов.

В архивных хранилищах Инфолоджистикс для хранения используются архивные коробы, конструкция и обработка которых дополнительно защищает документы от любого внешнего физического воздействия как во время транспортировки документов из вашего офиса в архив или обратно, так и в процессе хранения.

Большие архивохранилища позволяют использовать пространство максимально рационально, размещая большое количество коробов на единицу площади. За счет этого мы можем формировать низкие цены на архивное хранение документов, гарантируя качество оказываемой услуги.

Как происходит хранение документов в Москве, Санкт-Петербурге и других городах?

Закрытый периметр терминала, с круглосуточной охраной и видеонаблюдением обеспечивает полный контроль безопасности. Доступ к зоне хранения документов строго ограничен и недоступен никому, кроме самих работников архива в соответствии с их рабочим графиком.

Архив Инфолоджистикс
Стеллажное хранение документов

Учет каждой единицы в архиве
Архивное хранение документов Инфолоджистикс

Каждому коробу присваивается уникальный идентификатор, движение которого учитывается при любом перемещении. Ячейки в хранилище имеют уникальный адрес в системе учета, что гарантирует быстрый поиск. Клиенты «Инфолоджистикс» с помощью удобного web-приложения системы RM-Keeper™ могут делать заказы на доставку или сканирование документов из архива. В ответ на запрос вы получаете подтверждение о получении вашего заказа. Сам заказ будет выполнен в соответствии с установленными сроками. Вы можете отслеживать его статус через личный кабинет. Таким образом, отпадает необходимость в устаревших средствах коммуникации через e-mail или телефон. Работать с документами становится просто! Кроме того, система RM-Keeper™ обеспечивает высокий уровень безопасности работы с документами. Все операции регистрируются, доступ к данным разграничивается согласно установленным разрешениям пользователей. Это сводит к минимуму риск несанкционированного доступа и потери информации.

Как сдать документы на хранение?

Свяжитесь с нами по номеру +7 499 755 64 27 или через онлайн-форму обратной связи.

Обсудим с вами все нюансы услуги по внеофисному хранению архивных документов организации.
Наш сотрудник бесплатно приедет по указанному адресу в заранее согласованное время, чтобы провести оценку объема бумаг.
Упакуем бумажные оригиналы в архивные короба. Они обеспечивают компактное, удобное и длительное хранение, а также защищают бумаги от физического воздействия и попадания пыли.
Своими силами бережно перевезем короба с документами в наши надежные хранилища документов.
Расставим короба на стеллажах в хранилище, где установлены системы пожаротушения, соблюдаются жесткие нормы к температурно-влажностному режиму, и прочие требования к архивному хранению документов.

Рекомендуем перед сдачей провести оцифровку всех документов, которые требуется часто использовать, чтобы в любой момент обратиться к ним через электронный архив.

Предоставление личного кабинета
сотрудникам клиента

Наши клиенты могут напрямую взаимодействовать с архивом с помощью удобного web-приложения системы RM-Keeper™. Отпадает необходимость в устаревших средствах коммуникации через email или телефон

Наши клиенты могут в несколько кликов заказать необходимую услугу или документ напрямую через систему
Все переданные документы и их учет можно видеть в системе, отслеживая online текущее месторасположение
Богатые возможности по поиску документов и формирования заказов на различные виды операций с ними: доставка, вывоз, заказ скан копий и многое другое
Всегда вся информация под рукой с возможностью формирования дополнительной аналитической отчетности

Как вы можете получить необходимый вам документ из архива?

Вы можете заказать скан-копию или доставку оригинала. В таком случае сотрудник архива «Инфолоджистикс» идет в хранилище и снимает с хранения нужный короб. Если вам не нужен оригинал и достаточно скан-копии, то документ перемещается в зону сканирования, оцифровывается и отправляется на электронную почту. Всю логистику, независимо от её масштаба, мы берем на себя. В архивохранилище работают сотрудники, специально обученные бережному обращению с документами. Задействуем собственный транспорт для доставки и вывоза бумажных оригиналов из архива в офис или обратно. Каждый этап строго контролируется. Наши сотрудники несут ответственность за потери или повреждения документов. Все операции по поиску, сканированию и транспортировке фиксируются в системе учета, что позволяет клиентам отслеживать статус запроса в режиме реального времени. Это обеспечивает надежность, удобство и оперативность работы с архивными материалами.

Преимущества аутсорсинга архивных документов

Конфиденциальность данных

Доступ в архив строго ограничен. Сотрудники работают только с закрытыми коробами и несут ответственность за неразглашение информации.
Экономичность

Услуги архива вне офиса от «Инфолоджистикс» помогают сократить расходы на аренду помещения, отказавшись от площади, занятой шкафами и стеллажами под нужды бумажного архива.
Легкий контроль

Вашим сотрудникам больше не нужно тратить время на поиск документов. Благодаря надлежащему учету мы всегда знаем, где и что находится. Организуем доставку оригинала в указанное время и место.
Готовая инфраструктура

Архивы «Инфолоджистикс» уже оборудованы всем необходимым: от противопожарной системы до системы управления логистическими процессами в архивохранилище.
Соблюдение законодательства

Грамотно и экономично организуем хранение документов в архиве. Соблюдаем условия, сроки, комплектование в соответствии с требованиями, установленными законодательными нормами.

Эффективное хранение документов
на терминалах класса “А”

Мы предлагаем только высокоэффективное и безопасное хранение для ваших документов на специализированных терминалах:

Большие терминалы

Большие терминалы дают возможность более эффективного хранения, за счет более плотного размещения документов на единицу площади. Это позволяет предлагать нашим клиентам очень высокоэффективное, а значит с низкой стоимостью хранение документов, не в ущерб качеству
Сохранность документов

Сохранность документов обеспечивается жесткими нормами к температурно-влажностному режиму и системе пожаротушения в соответствии с требованиями по архивному хранению документов
Закрытый периметр терминала

Закрытый периметр терминала, с круглосуточной охраной и видеонаблюдением обеспечивает полный контроль безопасности. Доступ к зоне хранения документов строго ограничен строгими процедурами безопасности

Чтобы заказать услуги архива документов вне офиса и узнать их стоимость, оставьте заявку на обратный звонок: Заказать звонок Также вы можете позвонить по номеру +7 (499) 755 64-27 или отправить запрос по электронной почте web-info@infologistics.ru.

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.

Хранение документов

Стоимость услуги архивного хранения документов

Аутсорсинг хранения документов

Продолжительность оказания услуги:

Как происходит хранение документов в Москве, Санкт-Петербурге и других городах?

Как сдать документы на хранение?

Предоставление личного кабинета сотрудникам клиента

Как вы можете получить необходимый вам документ из архива?

Преимущества аутсорсинга архивных документов

Эффективное хранение документов на терминалах класса “А”

Большие терминалы

Сохранность документов

Закрытый периметр терминала

Лучшие практики

Наши решения

Предоставление личного кабинета
сотрудникам клиента

Эффективное хранение документов
на терминалах класса “А”