• Хранение документов

    от 6000 ₽
    * В стоимость входит хранение до 200 коробов с документами.
    • Внеофисное хранение документов
    • Снижение затрат на хранение документов в офисе
    • Устранение рисков утраты и потерь оригиналов
    Заказать расчет стоимости

Преимущества:

  • Отсутствие каких-либо капитальных затрат

    Отсутствие каких-либо капитальных затрат на закупку оборудования и организации архива

  • Полный контроль жизненного цикла хранения документов

    Полный контроль жизненного цикла хранения документов: от помещения на архивное хранение, до уничтожения

  • Лучшие практики организации процессов хранения

    Лучшие практики организации процессов хранения

Стоимость услуги архивного хранения документов

6000 ₽
min в месяц
В тариф входит хранение 200 коробов с документами.
Заказать расчет
Шаг 1
Бесплатный аудит
Приедем лично и бесплатно оценим ваш архив, включая проверку на наличие документов, срок хранения которых истёк и их больше не требуется хранить
Шаг 2
Получите расчёт
Цена на сайте может отличаться. Свяжитесь с нами, чтобы получить точное коммерческое предложение в зависимости от объема документов и требующихся дополнительных услуг.

Цена услуги архивного хранения документов определяется в индивидуальном порядке.

Самостоятельная организация и содержание архива обходятся компаниям очень дорого. И это практически всегда именно административные расходы, которые никак не влияют на производство или осуществление непосредственной деятельности.

Архивные услуги в Москве и других городах выгодны для вас, потому что уже создано надежное место под архив:

  • обеспечена пожарная безопасность и контроль доступа;
  • предусмотрена система хранения с учетом всех бумаг, ведением реестра поступления, выдачи и контролем возврата каждой единицы;
  • в наличии вся необходимая упаковочная тара — архивные папки и короба;
  • установлены стеллажи высотой 12 метров, которые позволяют хранить на одном квадратном метре гораздо больше документов, чем компания может себе позволить это в офисе или в отдельно арендованном помещении;
  • все архивное обслуживание ведет специально обученный персонал.

Аутсорсинг хранения документов

Компания «Инфолоджистикс» принимает на хранение любые виды документации:

  • первичную документацию,
  • внутреннюю,
  • проектную,
  • кадровую,
  • кассовую,
  • договоры поставки и оказания услуг,
  • анкеты и иные документы с персональными данными,
  • медицинские карты и прочие документы по обслуживанию пациентов,
  • документы бухгалтерского и финансового учета,
  • кредитные и страховые досье,
  • иное.

Продолжительность оказания услуги:

Краткосрочное хранение Длительное хранение
Предоставляем услугу внеофисного хранения документов на время ремонта или релокации офиса. Обеспечиваем хранение архивных документов вне офиса в течение всего срока, установленного законодательством.

Как правило, архивы для хранения документов оборудованы в ближайших логистических центрах города, однако их расположение никак не влияет на доступность документов. По вашему запросу мы пришлем на вашу электронную почту скан-копию оригинала или вы можете заказать его доставку к вам в офис. Сотрудник нашей курьерской службы привезет его уже в день подачи заявки или на следующие сутки - в зависимости от срочности.

Благодаря нашей транспортной службе и возможностям оцифровки, хранящиеся в архиве документы доступны вам в любой момент.

Хранение документов

Хранение, грамотный учет и систематизация документов в любых объемах с передачей их в архив сокращает издержки организации и увеличивает эффективность управления информацией. Отсутствие же контроля за бумажным документооборотом ведет как к прямым затратам, связанным с дополнительной арендой помещений и административными расходами, так и к косвенным, вызванными долгим поиском или восстановлением утерянных документов и пр.

Хотите освободить офисные площади и сократить административные расходы? Компания «Инфолоджистикс» предлагает архивное хранение документов в Москве, Санкт-Петербурге, и других городах России. Специализированные помещения класса «А» в соответствии с требованиями к обеспечению архивов оборудованы комплексными системами безопасности, гарантирующими сохранность документов на всех участках работы с ними. Так, на территории архивов “Инфолоджистикс” имеются:

  • контроль температурно-влажностного режима,
  • современные комплексные системы пожарной безопасности,
  • контроль доступа и видеонаблюдение,
  • архивные стеллажи для хранения документов,
  • охранный режим и сигнализация,
  • санитарно-гигиеническое обслуживание помещений,
  • система обезличенного хранения документов.

В архивных хранилищах Инфолоджистикс документы хранятся в архивных коробах, конструкция и обработка которых дополнительно защищает документы от любого внешнего физического воздействия как во время транспортировки документов из вашего офиса в архив или обратно, так и в процессе хранения.

Большие архивохранилища позволяют использовать пространство максимально рационально, размещая большое количество коробов на единицу площади. За счет этого мы можем формировать низкие цены на архивное хранение документов, гарантируя качество оказываемой услуги.

Как происходит хранение документов в Москве, Санкт-Петербурге и других городах?

Закрытый периметр терминала, с круглосуточной охраной и видеонаблюдением обеспечивает полный контроль безопасности. Доступ к зоне хранения документов строго ограничен и недоступен никому, кроме самих работников архива в соответствии с их рабочим графиком.

  • Шаг 1

    Архив Инфолоджистикс

  • Шаг 2

    Стеллажное хранение документов

  • Шаг 1

    Учет каждой единицы в архиве

  • Шаг 2

    Архивное хранение документов Инфолоджистикс

Каждому коробу присваивается уникальный идентификатор, движение которого учитывается при любом перемещении. Ячейки в хранилище имеют уникальный адрес в системе учета, что гарантирует быстрый поиск.

Клиенты «Инфолоджистикс» с помощью удобного web-приложения системы RM-Keeper™ могут делать заказы на доставку или сканирование документов из архива. В ответ на запрос вы получаете подтверждение о получении вашего заказа. Сам заказ будет выполнен в соответствии с установленными сроками. Вы можете отслеживать его статус через личный кабинет. Таким образом, отпадает необходимость в устаревших средствах коммуникации через e-mail или телефон. Работать с документами становится просто!

Как сдать документы на хранение?

Свяжитесь с нами по номеру +7 499 755 64 27 или через онлайн-форму обратной связи.

  1. Обсудим с вами все нюансы услуги по внеофисному хранению архивных документов организации.
  2. Наш сотрудник бесплатно приедет по указанному адресу в заранее согласованное время, чтобы провести оценку объема бумаг.
  3. Упакуем бумажные оригиналы в архивные короба. Они обеспечивают компактное, удобное и длительное хранение, а также защищают бумаги от физического воздействия и попадания пыли.
  4. Своими силами бережно перевезем короба с документами в наши надежные хранилища документов.
  5. Расставим короба на стеллажах в хранилище, где установлены системы пожаротушения, соблюдаются жесткие нормы к температурно-влажностному режиму, и прочие требования к архивному хранению документов.

Рекомендуем перед сдачей провести оцифровку всех документов, которые требуется часто использовать, чтобы в любой момент обратиться к ним через электронный архив.

Предоставление личного кабинета
сотрудникам клиента

Наши клиенты могут напрямую взаимодействовать с архивом с помощью удобного web-приложения системы RM-Keeper™. Отпадает необходимость в устаревших средствах коммуникации через email или телефон

  • Наши клиенты могут в несколько кликов заказать необходимую услугу или документ напрямую через систему

  • Все переданные документы и их учет можно видеть в системе, отслеживая online текущее месторасположение

  • Богатые возможности по поиску документов и формирования заказов на различные виды операций с ними: доставка, вывоз, заказ скан копий и многое другое

  • Всегда вся информация под рукой с возможностью формирования дополнительной аналитической отчетности

Как вы можете получить необходимый вам документ из архива?

Вы можете заказать скан-копию или доставку оригинала. В таком случае сотрудник архива «Инфолоджистикс» идет в хранилище и снимает с хранения нужный короб. Если вам не нужен оригинал и достаточно скан-копии, то документ перемещается в зону сканирования, оцифровывается и отправляется на электронную почту.

Всю логистику, независимо от её масштаба, мы берем на себя. В архивохранилище работают сотрудники, специально обученные бережному обращению с документами. Задействуем собственный транспорт для доставки и вывоза бумажных оригиналов из архива в офис или обратно.

Преимущества аутсорсинга архивных документов

  • Конфиденциальность данных

    Доступ в архив строго ограничен. Сотрудники работают только с закрытыми коробами и несут ответственность за неразглашение информации.

  • Экономичность

    Услуги архива вне офиса от «Инфолоджистикс» помогают сократить расходы на аренду помещения, отказавшись от площади, занятой шкафами и стеллажами под нужды бумажного архива.

  • Легкий контроль

    Вашим сотрудникам больше не нужно тратить время на поиск документов. Благодаря надлежащему учету мы всегда знаем, где и что находится. Организуем доставку оригинала в указанное время и место.

  • Готовая инфраструктура

    Архивы «Инфолоджистикс» уже оборудованы всем необходимым: от противопожарной системы до системы управления логистическими процессами в архивохранилище.

  • Соблюдение законодательства

    Грамотно и экономично организуем хранение документов в архиве. Соблюдаем условия, сроки, комплектование в соответствии с требованиями, установленными законодательными нормами.

Эффективное хранение документов
на терминалах класса “А”

Мы предлагаем только высокоэффективное и безопасное хранение для ваших документов на специализированных терминалах:

  • Большие терминалы

    Большие терминалы дают возможность более эффективного хранения, за счет более плотного размещения документов на единицу площади. Это позволяет предлагать нашим клиентам очень высокоэффективное, а значит с низкой стоимостью хранение документов, не в ущерб качеству

    Большие терминалы
  • Сохранность документов

    Сохранность документов обеспечивается жесткими нормами к температурно-влажностному режиму и системе пожаротушения в соответствии с требованиями по архивному хранению документов

    Сохранность документов
  • Закрытый периметр терминала

    Закрытый периметр терминала, с круглосуточной охраной и видеонаблюдением обеспечивает полный контроль безопасности. Доступ к зоне хранения документов строго ограничен строгими процедурами безопасности

    Закрытый периметр терминала

Чтобы заказать услуги архива документов вне офиса и узнать их стоимость, оставьте заявку на обратный звонок:

Заказать звонок

Также вы можете позвонить по номеру +7 (499) 755 64-27 или отправить запрос по электронной почте web-info@infologistics.ru.

Лучшие практики

InfoLogistics
117246, Москва, БЦ Смарт Парк, Научный пр-д, 14-а, строение 1,