Архив оригиналов документов это важный актив любой компании. С ним необходимо эффективно работать, соблюдать законодательные нормы, обеспечивать безопасное хранение. Утеря документов как правило ведет к прямым и косвенным убыткам. Но при этом правильная организация архивных процессов это достаточно существенная статья затрат, а хранение документов на офисных площадях это прямые затраты на аренду.
Передача документов на внеофисное хранение и передача функций управления архивом на аутсорсинг это современный тренд, которые позволяет значительно снизить совокупные затраты на содержание архива, сделать стоимостную модель затрат прозрачной, и повысить качество процессов в операционной деятельности многих компаний. Мы предлагаем самые лучшие практики и технологии для управления архивом документов.
Передавая на внеофисное хранение в компанию Инфолоджистикс вы можете быть уверены, что получите самое лучшее качество и технологии существующие на рынке.
Эффективное хранение документов
на терминалах класса “А”
Мы предлагаем только высокоэффективное и безопасное хранение для ваших документов на специализированных терминалах:
-
Большие терминалы
Большие терминалы дают возможность более эффективного хранения, за счет более плотного размещения документов на единицу площади. Это позволяет предлагать нашим клиентам очень высокоэффективное, а значит с низкой стоимостью хранение документов, не в ущерб качеству
-
Сохранность документов
Сохранность документов обеспечивается жесткими нормами к температурно-влажностному режиму и системе пожаротушения в соответствии с требованиями по архивному хранению документов
-
Закрытый периметр терминала
Закрытый периметр терминала, с круглосуточной охраной и видеонаблюдением обеспечивает полный контроль безопасности. Доступ к зоне хранения документов строго ограничен строгими процедурами безопасности
Полный контроль перемещения документов на всех этапах
С помощью собственного программного обеспечения RM-Keeper™ мы полностью контролируем и отслеживаем перемещение документов. Мы считываем единицы перемещения (короба, папки, документы) на всей цепочке перемещения: с момента как забираем от клиента, до момента помещения на долгосрочное хранение на стеллаже. Цепочка включает все этапы перемещения: транспортные средства доставки, сотрудников, транзитные зоны.
Предоставления личного кабинета
сотрудникам клиента
Наши клиенты, с помощью удобного web-приложения системы RM-Keeper™ могут напрямую взаимодействовать с операциями при работе архива. Отпадает необходимость в устаревших средствах коммуникации через email или телефон
-
Наши клиенты могут в несколько кликов заказать необходимую услугу или документ напрямую через систему
-
Все переданные документы и их учет можно видеть в системе, отслеживая online текущее месторасположение
-
Богатые возможности по поиску документов и формирования заказов на различные виды операций с ними: доставка, вывоз, заказ скан копий и многое другое
-
Всегда вся информация под рукой с возможностью формирования дополнительной аналитической отчетности
Преимущества:
-
Отсутствие каких-либо капитальных затрат на закупку оборудования и организации архива
-
Полный контроль жизненного цикла хранения документов: от помещения на архивное хранения, до уничтожения
-
Лучшие практики организации процессов хранения
Лучшие практики
-
Татьяна Белоногова
Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
-
Лариса Мартынова
главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.
Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
-
Анна Иванова
Главный бухгалтер
"Декатлон"Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.
Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
-
Оксана Ботвинова
CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.
Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.
Спасибо, Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами!
Обратный звонок
