Компания
Компания проектирует и строит объекты инженерной инфраструктуры в Москве и области. Вся деловая переписка ведётся в официальной форме, что накладывает на компанию обязательство контроля корреспонденции во избежание просрочек реагирования.
Как клиент работал с официальной корреспонденцией до Инфолоджистикс:
Письма поступали на общий e-mail или в бумажном виде. Делопроизводитель распечатывал копии писем, заполнял и прикреплял к письмам сопроводительные карточки. Дополнительно регистрировал письма в отдельном журнале, собирал подписи ответственных исполнителей о принятии писем в работу и передавал данные руководителю на контроль.
Руководитель сам ежедневно вручную проверял сроки исполнения писем на основании их копий с резолюциями. Ручной учёт корреспонденции отнимал много времени, требовал значительных ресурсов и замедлял ключевые бизнес-процессы.
Задача
Убрать ручную рутину, сохранить контроль, не потерять ни одного письма.
Решение
Инфолоджистикс предложила перевести канцелярию в цифровой вид на базе ЭДО docuForce со встроенным искусственным интеллектом. Цифровая канцелярия от Инфолоджистикс автоматически распознаёт атрибуты входящих писем, регистрирует их, создаёт карточки документов, формирует шаблоны маршрута и автоматизирует контроль исполнения задач по корреспонденции. Когда исполнитель формирует проект ответа, он прикрепляет его к поступившей задаче и руководителю остаётся только завизировать ответ и подписать оригинал письма. В зависимости от соглашения с контрагентом письмо может быть подписано в ЭДО.
Решение позволило компании
Автоматизированно контролировать исполнение писем: все входящие документы фиксируются и распределяются системой docuForce. Руководитель видит на одном экране, кто и когда принял письмо в работу, когда подходит срок исполнения и отправлен ли ответ.
- Письма больше не теряются, соблюдаются сроки ответов
- Удалось автоматизировать все ручные операции по регистрации входящей корреспонденции
- Повысилась исполнительская дисциплина
- Контроль исполнения стал проще, а риск просрочек и санкций исключён
- Все этапы обработки письма фиксируются в электронном архиве, где сохраняются и все копии
Преимущества решения
Цифровая канцелярия на базе ЭДО docuForce от Инфолоджистикс использует искусственный интеллект для идентификации и обработки писем с любым содержанием и структурой:
- ИИ извлекает данные из писем и заполняет карточки автоматически
- Система маршрутизирует задачи по всем ответственным – от делопроизводителя до инженера
- Интуитивный интерфейс позволяет приступить к работе без дополнительного обучения
- Система поддерживает любые типы входящих и исходящих потоков — включая документы из ЭДО
- Формируется единый электронный архив писем/канцелярии
Отправьте заявку и получите бесплатную демонстрацию решения по переводу вашей канцелярии в цифровой вид
