Как сэкономить 1 млн р. в месяц за счет автоматизации обработки ТТН

Отрасль

Дорожно-строительная компания.

Проблема

Компания ежедневно принимает стройматериалы на 10+ строительных объектах по России – в среднем около 30 000 поставок в месяц. Каждая поставка сопровождается товарной (ТН) или товарно-транспортной накладной (ТТН) на бумаге. На объектах принимают груз, проверяют документы, ставят подпись и печать, а данные вручную вносят в Excel и в 1С.

Все пришедшие за день накладные сканируют или фотографируют и отправляют цифровые копии в отдел, отвечающий за материально-техническое обеспечение (ОМТО). При отправке нет единого стандарта, отсутствует контроль за полнотой и качеством скан-копий: документы отправляют через разные мессенджеры и email-ы в произвольном формате – проконтролировать полноту передачи невозможно. Бумажные оригиналы в конце месяца отправляют в центральный офис.

В ОМТО документы проходят проверку дважды. Вначале сотрудники проверяют скан-копии. Затем в конце месяца в отдел поступают бумажные оригиналы этих же документов, и их снова сверяют с реестром в Excel, чтобы убедиться в наличии всех оригиналов. После этого документы отправляют на хранение в архив, расположенный в 30 минутах езды от офиса.

В конце месяца поставщики отправляют единые УПД на все поставки за период через ЭДО. УПД охватывают десятки или даже сотни отдельных накладных, которые к этому моменту поступили с разных объектов в бумажном виде и уже переданы в архив.

Чтобы провести оплату и подтвердить расходы перед налоговой, бухгалтеры вручную подбирают к каждому счету скан-копии документов, сопоставляя все накладные, которые соответствуют данным в УПД.

Ручной процесс регистрации ТН/ТТН создает несколько системных проблем:

• Длительные сроки обработки. Поиск и сопоставление накладных с УПД занимает время, что задерживает оплату.
• Потеря оригиналов. Бумажные документы часто теряются при транспортировке, хранении или передаче в архив.
• Ошибки в учете. Ручное ведение реестра в Excel приводит к опечаткам, дублям и расхождениям в учете.
• Разрозненное хранение. Скан-копии и оригиналы документов хранятся разобщенно, нет единой системы для работы с ними.
• Высокая стоимость поиска при проверках. Поиск одного документа обходится в 500₽, при этом в одном запросе налоговой бывают сотни документов.

Задача

Автоматизировать сопоставление данных из товарных и товарно-транспортных накладных с данными в УПД/счёте поставщика, чтобы бухгалтер мог быстро и точно подтвердить соответствие объемов и сумм для своевременной оплаты и предоставить полный пакет документов при налоговых проверках.

Решение

Мы в Инфолоджистикс настроили автоматизированное сопоставление данных через систему организации документооборота docuForce.

1. Сотрудники на каждом объекте ежедневно при приеме груза сканируют документы, подтверждающие поставку, изображения автоматически загружаются в docuForce. Бумажные оригиналы складывают в архивные короба.
2. Из входящих документов мы автоматически извлекаем и верифицируем ключевые атрибуты: номер транспорта, номер накладной, дата, грузоотправитель, перевозчик, получатель, номенклатура товара, количество, объем и вес груза.
3. При поступлении УПД через ЭДО docuForce автоматически сопоставляет его со всеми соответствующими ТН/ТТН и формирует готовый шаблон проводки, который бухгалтер может легко проверить и провести документ.
4. Скан-копии бумажных документов и электронные документы, поступившие по ЭДО, централизованно хранятся в едином электронном архиве docuForce.

Бумажные оригиналы поступают на хранение в наш архивный терминал, где мы, используя собственную систему управления архивом RM-Keeper, автоматизированно фиксируем их физическое наличие. Это исключает необходимость ручной сверки и риск утери документа.

Результат

Внедрение решения на базе системы docuForce от Инфолоджистикс позволило полностью автоматизировать процесс учета и подтверждения поставок. Ежемесячный поток из 30 000 накладных теперь обрабатывается в единой цифровой среде – от приема на объекте до закрытия поставки.