Отрасль: медицина, крупная клинико-диагностическая лаборатория, с 200 медицинских офисов в 40 городах России и партнёрской сетью > 11 000 агентов-физических лиц.
Вызовы
- Перевести ежемесячный процесс подписания отчётных документов с врачами-агентами, в 16 городах в электронный вид;
- при необходимости быстро корректировать и согласовывать отчёты с агентами независимо от их локации;
- своевременно производить расчёты с агентами на основании подписанных отчётов;
- повысить лояльность агентов;
- иметь возможность быстро подключать новых агентов к партнёрской программе сети Лабораторий.
Задача
Партнёрская программа Лаборатории включает в себя более 11 000 врачей-агентов из 16 городов России, и их количество постоянно растёт. Программа предполагает, что агенты получают вознаграждение за информирование пациентов о возможности сдать анализы в Лаборатории, если пациент воспользовался её услугами. Для проведения оплаты нужно, чтобы и агент (физическое лицо) и лаборатория в конце месяца подписали закрывающие документы.
Каждый месяц 60 менеджеров по продажам лично выезжали к агентам для подписания документов, совершая около 6000 поездок. Подписание документов – нецелевая функция отдела продаж, которая отнимала дорогостоящее рабочее время менеджеров. Кроме того, стоимость подписания увеличивалась за счёт затрат на печать документов и их хранение в течение 5 лет после подписания.
Схема подписания отчётов с агентами до Инфолоджистикс
В результате коммерческим сегментом компании было принято решение оптимизировать процесс путём перевода закрывающих документов в электронный вид.
Решение
Инфолоджистик проанализировала процессы клиента и разработала процесс в системе электронного документооборота и подключила агентов к платформе ЭДО «docuForce», выпустив каждому электронную подпись. В конце месяца каждый агент может подписать их в личном кабинете день в день любым удобным способом – через мобильное приложение или web-версию с мобильного или стационарного устройства.
Таким образом ежемесячное подписание около 6 000 отчётов может занимать меньше 1-го рабочего дня. Благодаря быстрому документообороту выплаты агентам производятся своевременно, трудовые и денежные затраты на процесс снижены, и менеджеры занимаются своей основной работой – продажами и развитием агентской сети, освободившись от подписания документов.
Схема подписания отчётов с агентами после Инфолоджистикс
Решение позволило компании
- Перевести 97% агентов в ЭДО и быстро подписывать отчётные документы с более, чем 11 000 агентов из разных городов;
- Сократить расходы на печать документов, их доставку и хранение;
- Разгрузить менеджеров по продажам от непрофильной работы;
- Рассчитываться с агентами и закрывать расчётный период быстрее;
- Увеличить лояльность агентов за счёт быстрого вознаграждения;
- Масштабировать партнёрскую сеть без дополнительных операционных затрат;
- Повысить уровень защиты данных.
Преимущества решения
- Решение под ключ – процесс разработан на основе анализа бизнес-процессов сети Лаборатории, проведённом аналитиками Инфолоджистикс;
- Простая масштабируемость – возможность подключать неограниченное количество новых агентов и расширять партнёрскую сеть по всей России;
- Выдача электронных подписей новым агентам без ограничений;
- Уникальность решения – процесс разработан с учётом индивидуальных потребностей клиента.
Полученные выгоды:
- Экономия времени
- Сокращение операционных затрат
- Быстрое предоставление документов по требованию в бухгалтерию
- Прозрачный учёт документов по всем филиалам
