Отрасль
Медицина.
Крупная медицинская компания, специализирующаяся на лабораторной диагностике и медицинских услугах.
Проблема
Ежедневно сеть диагностических центров получает сотни входящих документов от поставщиков: счета, накладные, УПД. Основная сложность при их проводке в 1С заключается в несовпадении номенклатур.
Один и тот же товар у разных поставщиков может называться по-разному и иметь отличные друг от друга артикулы, так как каждая компания создает внутренний справочник по своим правилам. При этом у самой медицинской компании для этого товара есть свое единое утвержденное наименование.
В результате бухгалтеру нашего клиента для создания проводки в 1С приходилось вручную подбирать соответствующую позицию в номенклатуре компании. Эта рутинная операция отнимала много времени.
Документы также могут приходить в бумажном виде – их необходимо сканировать, вручную заводить в 1С и также подбирать соответствующие названия в номенклатуре. Автоматизировать этот процесс сложно, поскольку большинство существующих на рынке решений не способны корректно распознавать и извлекать табличные данные из отсканированных документов.
Задача
Автоматически сопоставлять данные из электронных и бумажных УПД и товарных накладных с номенклатурным справочником компании в 1С.
Решение
Мы в Инфолоджистикс организовали сопоставление данных через нашу систему электронного документооборота docuForce.
1. Мультиканальный сбор документов
Входящие документы поступают в систему docuForce через разные каналы:
Бумажные УПД
забираем из офиса клиента, сканируем и формируем электронный архив, оригиналы направляем на хранение в архивохранилище Инфолоджистикс.
ЭДО-документы
настраиваем автоматическую передачу данных в docuForce для обработки.
Для срочных случаев
бухгалтер может оперативно отсканировать и загрузить УПД вручную в электронный архив docuForce.
2. Интеллектуальная обработка данных
После загрузки документов в docuForce мы автоматически распознаем и извлекаем как классические атрибуты документов: дату, номер, контрагента, сумму, ИНН, так и данные из табличной части: перечень товаров/услуг, количество, единицы измерений.
3. Сопоставление и передача данных
С применением AI-инструментов анализируем распознанные данные из табличной части и находим соответствия между вариативными названиями поставщика и едиными наименованиями в справочнике 1С компании.
Данные мгновенно поступают в 1С для формирования шаблонов для быстрой проводки УПД в учёт и оплату.
4. Финальное подтверждение и проводка
Бухгалтер проверяет в 1С сформированные документы с автоматически подобранной номенклатурой и формирует проводку одним нажатием кнопки.
Результат
Преимущества решения
Полная автоматизация рутинной проверки
docuForce берет на себя:
- проверку бумажных и электронных документов.
- сопоставление позиций номенклатуры.
- сверку единиц измерения, количеств, сумм и др.
Интеллектуальное преобразование данных
Решение на базе docuForce автоматически конвертирует единицы измерения из документа в те, что используются в вашей номенклатуре (например, пересчитывает «кг» из УПД в «пачки», указанные в 1С), исключая ошибки и несоответствия.
Высокая скорость и бесперебойная работа
Обработка и сопоставление данных происходят мгновенно и не зависят от нагрузки. Неважно, сколько документов поступило — десятки или сотни. Скорость не снижается даже при большом объеме документов и товарного справочника.
Снижение нагрузки
Бухгалтеры экономят время, поскольку решение от Инфолоджистикс полностью освобождает их от ручного ввода данных и утомительной сверки документов.
Закажите бесплатную демонстрацию сопоставления номенклатур на примере ваших документов. Мы покажем, как будет работать процесс в вашей компании.
