Отрасль
Государственный сектор. Наш клиент – крупное государственное учреждение, которое работает в сфере управления территориальными данными – предоставляет услуги частным и юридическим лицам, а также другим государственным учреждениям.
Какие задачи нашему клиенту нужно было решить:
- Оцифровать накопленный за много лет архив;
- Облегчить доступ работников к архивным документам для оказания услуг частному сектору;
- Освободить помещения от документов под нужды ведомства;
- Обеспечить качественное хранение долговременных документов;
- Оцифровать широкоформатную документацию (от А2 до А0).
Типы документов: первичная и проектная документация
- лицевые счета
- чертежи
- исполнительная документация
- проектная документация
- кадровые документы
- договорная документация
- первичные документы
Описание задачи
У ведомства ежегодно накапливается большой объем документов, многие из которых имеют долгосрочный срок хранения. Для бесперебойного оказания услуг требуется постоянный доступ к архивным документам. Большой объём документов долговременного хранения требует обеспечить доступные по цене, но высококлассные помещения, и места под архивы быстро заканчиваются. Также важно обеспечить надежное хранение широкомасштабных документов, к сохранности которых выдвигаются дополнительные требования.
Решение
Инфолоджистикс предложила комплексное решение, включающее:
- сканирование документов и создание электронного архива
– для быстрого доступа к данным, - внешнее хранение архива, в т. ч. широкоформатных документов
– для долгого и надёжного хранения, - интеграцию электронного архива во внутреннюю систему клиента
– для удобной работы с данными, - все сопроводительные работы, связанные с перемещением, упаковкой, описанием архива и пр.
На постоянной основе мы вывозим документы из учреждения, сканируем их и формируем единый электронный архив. В электронном архиве настроен распределённый доступ по департаментам, так как оцифровываются документы для разных департаментов. Разграниченный доступ упрощает пользование документами и ограничивает доступ несанкционированных лиц к данным.
Процесс создания электронного архива подведомственной организации силами Инфолоджистикс
Скан-копии оцифрованных документов также передаются во внутреннюю учётную систему клиента, обеспечивая возможность работать внутри той системы, которая для компании является основной.
По запросу уполномоченных работников учреждения Инфолоджистикс оперативно доставляет оригиналы документов из архива в офис ведомства.
Преимущества работы с Инфолоджистикс
Сотрудничество с Инфолоджистикс позволило организации решить главную задачу – настроить мгновенный доступ к архивным данным, и более того – обеспечить надежное долговременное хранение документов и освободить помещения под производственные и административные нужды. В результате ведомство смогло улучшить качество предоставляемых услуг и снизить административную нагрузку.
Выгоды Ведомства при работе с Инфолоджистикс:
- Оперативный доступ к архивным данным в электронном архиве;
- Интеграция электронного архива и всех оцифрованных документов в систему ведомства;
- Улучшение качества предоставляемых услуг;
- Освобождение значительных площадей;
- Снижение административной нагрузки.
