Электронный оборот документов (ЭДО) внутри компании представляет собой комплекс операций с электронными документами, включающий в себя создание, прохождение цепочки согласования документов, их подписание и хранение в электронном виде. С его помощью в организации обмен данными происходит быстрее, также ускоряется процесс подписания документов, информирования сотрудников о распоряжениях и прочие внутренние процессы компании. О том, какие задачи помогает решить ЭДО внутри организации, а также какие преимущества и особенности имеет, расскажем далее.
Содержание
Зачем использовать электронный документооборот внутри организации?
Внутренний документооборот организации предполагает работу с официальными документами компании, регламентирующими её деятельность. Они устанавливают порядок рабочих процессов и помогают вести учёт деятельности организации. К внутреннему документообороту относится:
- приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственной деятельности;
- локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции (вкл. должностные инструкции));
- штатное расписание, заявления, положения, внутренние распоряжения и приказы, политики по ОТ, ;протоколы совещаний;
- инструкции по охране труда, по эксплуатации оборудования и помещений, производственные инструкции и т.д.;
- техническая документация;
- положения о структурных подразделениях;
- служебные записки;
- кадровые документы и т.д.
Создание, редактирование, согласование, отправку, подписание и хранение внутренней документации компании можно осуществлять в электронном виде. Внутренний ЭДО позволяет оперативно обмениваться информацией и экономить собственное время. Для обеспечения юридической значимости документов используется электронная подпись.
Виды документооборота на предприятии
Различают:
- Централизованный документооборот. Предполагает сосредоточение массива документов в отделе, ответственном за документооборот. Его сотрудники берут на себя функции по регистрации, обработке, учёту, и хранению документов.
- Децентрализованный документооборот. Предполагает, что документы могут находиться в нескольких подразделениях. Этот вариант наиболее часто встречается при наличии в организации двух и более офисов, которые находятся на расстоянии друг от друга.
- Смешанную форму документооборота. В ней сочетаются особенности двух описанных выше решений.
Преимущества и особенности внутреннего электронного документооборота
К преимуществам внутреннего ЭДО относятся:
- Ускорение бизнес-процессов. Внедрение системы внутреннего электронного документооборота позволяет ускорить внутренние бизнес процессы компании, сопровождаемые оформлением документов – от постановки материальных ценностей на учёт до оформления сотрудников.
- Экономичное хранение и быстрый поиск документов. ЭДО избавляет от необходимости распечатывать документы и, соответственно, хранить их и нести сопутствующие расходы на аренду помещений для хранения и их оборудование. Все документы хранятся в электронном виде, и найти нужный документ можно по номеру, дате создания или другим известным параметрам в любой момент.
- Лёгкий контроль движения документов. Система по организации внутреннего электронного документооборота позволяет отслеживать все операции с документами в режиме реального времени. С ее помощью можно в любое время узнать на какой стадии подписания находится документ.
- Надежная защита при хранении и передаче документов. Электронные документы не могут потеряться или повредиться по причине неправильного хранения или транспортировки во время передачи документов из офиса в офис.
- Снижение времени и затрат на логистику документов внутри компании. Чтобы передать документы коллегам нужного подразделения, нередко требуется время и средства логистики — особенно, когда документ требует подписания между сотрудниками разных офисов или офиса и производства. Документы, находящиеся в системе электронного документооборота, моментально передаются между сотрудниками внутри организации. При этом передача документов внутри компании не тарифицируется.
- Возможность параллельной работы с документом. Над одним электронным документом могут работать несколько специалистов, чтобы ускорить процесс создания или согласования. При этом предусмотрена настройка степени доступа индивидуально для каждого сотрудника — от просмотра только атрибутов документов до редактирования и выгрузки.
Потенциальные недостатки ЭДО быстро и легко и решаются и не затрудняют бизнес-процессы. К ним можно отнести:
- Разработку регламента по ЭДО. Новая программа внутреннего документооборота потребует описанных правил о порядке работы с электронной документацией. Однако это типовые регламенты, и их составление не составит труда. В случае, если вам нужна помощь, вы можете попросить своего ЭДО-провайдера предоставить вам шаблоны.
- Психологический дискомфорт. Иногда кажется, что особенно важные документы должны быть реализованы на бумаге и доступны в физическом виде. Однако, с развитием ЭДО-сервисов сотрудники разных компаний всё больше привыкают работать с документами в электронном виде, т.к. в ЭДО документы быстро доступны и надёжно защищены от доступа третьих лиц.
Каким компаниям подойдет внутренний ЭДО?
| Крупному бизнесу | Средним компаниям | Небольшим компаниям |
|---|---|---|
| Система внутреннего ЭДО поможет упорядочить документацию, оптимизировать процесс работы с ней на всех уровнях и удешевить стоимость документооборота | Система внутреннего ЭДО от “Инфолоджистикс” отличается гибкостью и может учесть индивидуальные особенности документооборота | Система внутреннего ЭДО поможет дешево перевести все документы в электронный вид благодаря доступной стоимости и увеличить мобильность бизнеса |
Система внутреннего электронного документооборота будет особенно актуальна для специалистов, ежедневная деятельность которых предполагает использование большого количества документов. Она поможет:
- Бухгалтерам и финансистам – быстро получать данные по финансовым операциям в учётной системе — 1С или другой.
- Руководителям и специалистам АХО – контролировать статус и нахождение любого документа в любой момент, сократить расходы на печать документов и на их хранение, разгрузить офис от бумаги.
- Делопроизводителям и архивистам – снизить нагрузку на отдел документационного обеспечения, переведя часть процессов в электронный вид. Наладить учёт движения документов.
- Кадровикам – сократить срок подписания документов, контролировать массовые подписания документов и получать документы после подписания сразу — независимо от местонахождения сотрудника.
С помощью программы электронного документооборота docuForce от “Инфолоджистикс” вы сможете быстро перевести работу с документами внутри организации полностью в электронный вид.
- DocuForce отличается гибкостью, обеспечивает простую отправку документов любого типа (структурированных, неструктурированных, формализованных согласно требованиям законодательства) и имеет интуитивно понятный интерфейс.
- docuForce позволяет консолидировать и эффективно выстроить обработку внутреннего документопотока: на бумажных носителях, поступающих по почте и от операторов ЭДО.
- Система docuForce имеет единую точку обработки и хранения электронных и бумажных документов.
- Предусмотрена неограниченная выдача ЭП и встроенная поддержка внешних электронных подписей.
- В системе можно настраивать требуемый перечень информационных полей документов и т.д.
- Простой конструктор маршрутов документов позволяет настроить процессы самостоятельно — без привлечения ИТ-службы.
После настройки системы внутреннего ЭДО большинство рутинных документационных процессов ускорится в несколько раз в сравнении с бумажным документооборотом, и система разгрузит сотрудников для выполнения более важных задач.
