Компания Экодар автоматизировала подписание документов при монтаже оборудования, когда заказчик физически отсутствует на объекте.
Клиент
Экодар – российская компания, специализирующаяся на поставке, монтаже и сервисном обслуживании систем водоподготовки для частных домов.
Цель
Ускорить подписание документов о приёмке работ клиентами. Организовать дистанционное подписание договоров и актов без участия клиента на объекте.
Предпосылки проекта
- Компания ежемесячно выполняла около 800 заказов.
- По каждому заказу ТРЕБОВАЛОСЬ ПОДПИСАТЬ ДОГОВОРЫ на поставку и запуск оборудования, а затем акты выполненных работ – около 3 200 подписаний в месяц.
- Владельцы домов часто ОТСУТСТВОВАЛИ НА ОБЪЕКТАХ во время монтажа и ввода оборудования в эксплуатацию.
- Документы приходилось отправлять клиентам для печати, подписания и обратной пересылки сканов, а затем ПОЛУЧАТЬ ОТ НИХ БУМАЖНЫЕ ОРИГИНАЛЫ.
- Пока клиент не возвращал подписанные документы, невозможно было своевременно начать или завершить работы.
Что сделали
- Настроили юридически значимое электронное подписание документов обеими сторонами через сервис greenDocs от Инфолоджистикс.
- Храним подписанные документы в едином электронном архиве с возможностью быстрого поиска.
Результат
- Запуск и завершение проектов НЕ ЗАВИСЯТ ОТ ОБМЕНА БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ;
- Время подписания документов СОКРАТИЛОСЬ с нескольких дней ДО ПАРЫ МИНУТ, что УСКОРИЛО ПРИЗНАНИЕ ВЫРУЧКИ по выполненным работам.
- СНИЗИЛИ ЗАТРАТЫ на печать, доставку, хранение документов и сопровождение бумажного документооборота.
- ОБЕСПЕЧИЛИ юридически значимое дистанционное ПОДПИСАНИЕ документов без присутствия клиента на объекте.
- Подписанные ДОГОВОРЫ И АКТЫ доступны сотрудникам В ЕДИНОМ ЭЛЕКТРОННОМ АРХИВЕ для ответов клиентам или решения споров.
«Теперь документы подписываются клиентами удалённо всего за пару кликов сразу после завершения работ. Наши клиенты отмечают это как проявление современного подхода и с удовольствием поддерживают такой формат взаимодействия.
Используя решение юридически значимого ЭДО с физлицами от Инфолоджистикс, мы не только получаем своевременно подписанные документы, но их мгновенную интеграцию в наши системы без задержек и ручной обработки.»
Если в вашей компании выездные сотрудники работают на объектах, а сроки выполнения заказов или получения оплаты зависят от возврата подписанных документов, дистанционное подписание поможет сократить административные задержки и ускорить выполнение проектов.
