При подготовке к налоговому мониторингу СВК и витрина данных обычно получает больше всего внимания. Но именно архив определяет, насколько быстро компания сможет подтвердить операции документами без аврального участия бухгалтерии, ИТ, закупок и архивной службы.
В статье объясняем, какие риски возникают из-за неподготовленного документационного контура, почему ЭДО и СЭД не решают эту задачу полностью и почему подготовку архива нельзя откладывать на финальный этап проекта.
При подготовке к налоговому мониторингу владелец проекта выстраивает дорожную карту, которая должна учитывать как этапы для успешного запуска проекта внутри компании, так и рекомендации от ФНС, а именно:
- План подготовки системы внутреннего контроля (если она ещё не внедрена в компании);
- План подготовки регламента информационного взаимодействия (РИВ) с ФНС;
- Выбор и подготовка технического решения для Налогового мониторинга.
Это может быть: - ИС организации внутри контура компании;
- Витрина данных;
- Готовый модуль (напр. на базе ГНИВЦ) для обмена с АИС «Налог-3»;
- Гибридная модель
- План подготовки электронного архива документов с учётом интеграции с учётными системами.
Компания предоставляет подготовленную дорожную карту на согласование перед подачей документов на вступления в налоговый мониторинг.
Подсказка: чтобы было проще подготовить дорожную карту, свяжитесь со своим инспектором в ИНФС. Обычно у них есть готовые шаблоны, которые они рекомендуют к заполнению.
Из-за высокой нагруженности этапов подготовки СВК и регламента взаимодействия с ФНС, зачастую этап подготовки электронного архива для налогового мониторинга не получает должного внимания.
Начните подготовку электронного архива до запуска витрины
Инфолоджистикс помогает оценить текущее состояние архива, определить источники документов и сформировать состав работ по их подготовке к налоговому мониторингу.
Содержание
- Где скрыты трудности запуска налогового мониторинга?
- Зачем нужен электронный архив для налогового мониторинга
- Какие проблемы с документами возникают при подготовке к налоговому мониторингу
- Почему подготовкой архива не занимаются интеграторы витрин
- Что важно учесть при подготовке к налоговому мониторингу
Где скрыты трудности запуска налогового мониторинга?
В большинстве компаний для обмена документами уже давно используются ЭДО-системы и часто даже налажен электронный архив в информационной системе (как правило, это 1С). Поэтому на старте проекта наличие электронного архива ПУД не вызывает вопросов.
Однако налоговый мониторинг впервые заставляет посмотреть на весь документационный контур как на единую систему.
Недостаточно знать, что операция отражена в учете. Необходимо понимать:
- где находятся подтверждающие документы;
- как они связаны между собой;
- можно ли быстро собрать полный комплект;
- кто отвечает за актуальность, достоверность и полноту комплекта учётных документов.
Договор может храниться в СЭД, счет-фактура и акты – поступать по электронной почте, а транспортная накладная – находиться в ERP отдела логистики или в ЛК оператора ЭПД. Формально документы есть, но их поиск и сбор в один комплект требуют участия нескольких подразделений и ручной работы.
С подобной ситуацией столкнулась компания Makita. При подготовке к налоговому мониторингу выяснилось, что документы распределены между несколькими системами ЭДО, 1С, локальными корпоративными системами и бумажными архивами, а единого контура доступа и управления документами не существовало. Несмотря на готовность других компонентов проекта НМ, именно документационный контур стал одним из ключевых факторов риска задержки вступления.
Зачем нужен электронный архив для налогового мониторинга
Электронный архив для налогового мониторинга – это система, которая:
- собирает документы всех типов из разных ИС и централизованно хранит в едином окне;
- связывает документы с учетными данными;
- извлекает и присваивает документам атрибуты, включая СПВДОК;
- позволяет быстро формировать доказательную базу по любой операции.
Без такого контура компания неизбежно сталкивается с ростом ручной работы и увеличением нагрузки на бухгалтерию и смежные подразделения.
Обычно во многих компаниях уже работают:
- ЭДО;
- СЭД;
- корпоративные учетные и информационные системы;
- архивы документов.
Кажется, что необходимая инфраструктура уже построена. Но для налогового мониторинга необходимо обеспечить единый электронный архив, откуда данные будут передаваться в АИС «Налог-3», связать документы с учетными операциями, проставлять атрибуты СПВДОК, контролировать комплектность документов и поддерживать единые правила хранения независимо от источника документа.
Выясняется, что наличие нескольких работающих систем не обеспечивает требований подготовки электронного архива документов для налогового мониторинга.
Соберите документы из разных систем в единый архив
Инфолоджистикс консолидирует бумажные и электронные документы, данные из ЭДО, электронной почты и корпоративных систем, классифицирует их по СПВДОК и подготавливает для наполнения витрины налогового мониторинга.
Какие проблемы с документами возникают при подготовке к налоговому мониторингу
Наиболее распространенные проблемы выглядят одинаково независимо от отрасли и размера компании.
Нет единого источника документов. Документы распределены между разными системами и подразделениями.
Электронные документы и скан-копии документов не атрибутированы. Атрибуты документов не разнесены по отдельным полям (идентификатор ПУД, номер, дата), не проставлены коды СПВДОК. Документы существуют, но система не понимает, к какой операции они относятся.
Не контролируется возврат и комплектность. Компания не может автоматически определить, все ли оригиналы документов по операции получены.
Документы не связаны с учетными данными. Проводка существует отдельно от подтверждающих документов.
Исторический архив не подготовлен. Особенно это касается документов прошлых лет и данных из старых систем.
Нет владельца процесса. Ответственность за наличие документов распределена между бухгалтерией, ИТ, делопроизводством и бизнес-подразделениями.
В результате инспектор не находит документов и вынужден воспользоваться своим правом запросить документы в компании. Такой запрос превращается в задачу по поиску документов: к процессу подключаются бухгалтерия, закупки, юридическая служба, архив и ИТ. Возрастает объем ручной работы, а стоимость сопровождения налогового мониторинга оказывается выше ожидаемой.
Комплексный переход на налоговый мониторинг
Поможем разобраться во всех этапах перехода на налоговый мониторинг. Инфолоджистикс — официальный партнёр ГНИВЦ, ведущего поставщика решения для налогового мониторинга, включающего подготовку нормативов РИВ, СВК и построение витрины НМ.
Почему подготовкой архива не занимаются интеграторы витрин
Подготовка электронного архива и внедрение витрины данных – это разные проекты с разными задачами.
| Интегратор витрины/модуля налогового мониторинга | Подготовка электронного архива для налогового мониторинга |
|---|---|
| Диагностика информационных систем и IT-ландшафта | Определение источников данных – точки доставок бумажных документов, корпоративные учётные системы |
| Содействие работе с ФНС – помогают готовить документы, включая РИВ, документы по СВК | Сбор документов из всех источников – логистика бумажных документов, ЭДО-документы, скан-копии и локальные файлы, записи, отчёты и т.д. |
| Подготовка технической инфраструктуры – настройка витрины данных, интеграция с АИС-3 | Нормализация документов и обогащение данных – классификация, простановка СПВДОК, извлечение и верификация данных |
| Поддержка обновлений | Интеграции – с витриной данных, ЭДО-провайдерами и учётными системами. Обеспечение безопасных ссылок на документы |
Интегратор отвечает за настройку витрины, интеграций и информационное взаимодействие с ФНС. Его задача – обеспечить корректную передачу и отображение данных.
При подготовке архива необходимо разобраться, где находятся документы, как они хранятся, как они связаны с учетными операциями, какие архивы данных уже существуют в компании и собрать всё это в единое электронное хранилище для взаимодействия с АИС «Налог-3».
Для обеспечения электронного архива нужны компетенции в области управления документами, архивного хранения, оцифровки, классификации, атрибуции и контроля возврата и комплектности документов.
Поэтому подготовка архива выделена как отдельный этап работ внутри проекта налогового мониторинга со своей командой, сроками и бюджетом.
Что важно учесть при подготовке к налоговому мониторингу
Практика показывает, что устойчивость всей модели взаимодействия с ФНС во многом зависит от того, насколько компания готова быстро подтвердить данные документами.
Именно поэтому электронный архив стоит рассматривать не как вспомогательное хранилище, а как полноценный элемент инфраструктуры налогового мониторинга. Если документы распределены между разными системами, не связаны с учетными данными или требуют ручного поиска, эти проблемы неизбежно проявятся уже на этапе тестового контура.
Инфолоджистикс помогает пройти весь путь – от анализа источников и состояния архива до сбора, оцифровки, классификации и атрибуции документов, готовых для передачи в систему налогового мониторинга.
Оставьте заявку, чтобы обсудить текущую ситуацию и определить состав работ по подготовке документационного контура.
