Почему решение, которое кажется удобным на старте, может увеличить стоимость сопровождения системы через несколько лет
Многие компании при подготовке к налоговому мониторингу рассматривают 1С не только как учетную систему, но и как основной контур хранения документов. На старте такой подход кажется самым простым и экономичным.
Однако налоговый мониторинг – это долгосрочная модель взаимодействия с ФНС, а не разовый проект. Поэтому при выборе архитектуры важно учитывать не только стоимость внедрения, но и затраты на сопровождение системы в последующие годы.
Читайте также: Подготовка архива к налоговому мониторингу — отдельный проект, о котором вспоминают слишком поздно
Содержание
Если все работает в 1С, зачем нужен отдельный архив
Налоговый мониторинг меняет роль документов в компании. Они становятся частью постоянного взаимодействия с ФНС: их необходимо быстро находить, связывать с хозяйственными операциями, проверять на комплектность и предоставлять по запросу.
При этом даже при централизованном учете в 1С документы продолжают поступать из разных источников:
- через операторов ЭДО;
- из СЭД;
- из бумажных архивов;
- из файловых хранилищ подразделений.
Поэтому основная задача состоит не просто в хранении файлов, а в возможности оперативно собрать полный комплект документов по конкретной операции независимо от источника.
Соберите документы для налогового мониторинга из разных источников в единый электронный архив Инфолоджистикс консолидирует в едином электронном архиве документы из 1С, электронной почты, от разных операторов ЭДО и из бумажных архивов. Документы классифицируем, извлекаем данные и подготавливаем для наполнения витрины налогового мониторинга. Подробнее об электронном архиве для НМ
Почему накопление архива в учётных системах со временем становится дороже
Даже если компания стремится централизовать хранение в 1С, документы продолжают формироваться в разных системах. Чтобы обеспечить доступ к ним и связать с хозяйственными операциями, в учетную систему начинают загружать документы из ЭДО, сканы, приложения к договорам, вложения и исторические массивы.
В результате 1С постепенно берет на себя функции корпоративного архива, а объем хранящихся в ней данных постоянно растет. Особенно быстро это происходит, если компания ведет учет по нескольким юридическим лицам и работает с разными операторами ЭДО.
Также усложняется работа с документами по прошлым периодам. Например, при запросе ФНС по сделке трехлетней давности договор может храниться в СЭД, счет-фактура – только в почте у сотрудника, часть материалов – в архиве, а часть – в уже выведенной из эксплуатации системе. Комплект приходится собирать из нескольких источников.
Если все эти документы дополнительно загружаются в 1С, учетная система постепенно берет на себя функции корпоративного архива. Это увеличивает стоимость ее сопровождения:
- растут требования к хранению данных и резервному копированию;
- усложняются обновления и миграции;
- возрастает объем тестирования;
- увеличивается нагрузка на ИТ-команды.
В результате компания использует дорогостоящую учетную систему для хранения данных. Любое обновление платформы, внедрение нового модуля, смена подрядчика или доработка требуют учитывать накопленный массив документов и обходятся дороже.
Поэтому при выборе архитектуры для налогового мониторинга важно оценивать не только стоимость запуска, но и расходы на сопровождение решения в будущем с учётом наращивания объёмов
Не загружайте учётную систему архивными задачами Отдельный электронный архив позволяет собирать и хранить документы из разных информационных систем, не превращая 1С в единое хранилище всего документационного массива. Инфолоджистикс помогает подготовить документы для витрины налогового мониторинга. Посмотреть возможности решения
Когда отдельный архив становится более устойчивым решением
Отдельный архив не заменяет текущие системы – например, 1С:УХ — и не конкурирует с ней, а разграничивает функции систем.
| 1С/SAP или др. система | Электронный архив |
|---|---|
| отвечает за учет и операции и IT-ландшафта | отвечает за хранение, консолидацию и предоставление документов независимо от источника их появления |
При такой архитектуре работа с документами не увеличивает нагрузку на учетную систему. Это позволяет:
- собирать документы из разных систем;
- контролировать комплектность документов;
- работать с историческими архивами;
- сдерживать рост расходов на сопровождение учетной системы.
Отделите учёт от хранения документов
Для налогового мониторинга недостаточно выбрать место хранения файлов. Необходимо собрать документы из всех источников, извлечь реквизиты, привести их к единым правилам, атрибутировать по СПВДОК и обеспечить их доступность для запросов инспектора.
Инфолоджистикс помогает создать и наполнить отдельный электронный архив, подготовить документы для интеграции с системой налогового мониторинга и сопровождает проект от первоначальной оценки архива до готовности документов к передаче.
Чтобы обсудить создание электронного архива для НМ, напишите нам:
