В ходе работы организации, ее структурных подразделений накапливается множество документов, которые через определенное время утрачивают свою значимость. Не реже чем один раз в год необходимо проводить их «ревизию», независимо от видов носителей и способа записи, и обновлять номенклатуру дел. Экспертиза ценности архивных документов проводится для установления ценности и определения сроков хранения документов и позволяет соблюдать требования законодательства по срокам хранения, что исключает получение штрафов за преждевременное уничтожение документов, то есть сохраняет бюджет, а также защищает руководителя и сотрудников от административной, налоговой или даже уголовной ответственности. Эту сложную и трудоемкую процедуру рекомендуется доверить специалистам с многолетним опытом. Профессиональные архивисты с помощью комплексного подхода и слаженной командной работы проводят анализ и грамотную систематизацию документов различного типа компаний из всех сфер бизнеса.
Содержание
В каких случаях нужна экспертиза ценности документов?
- Разработка номенклатуры дел — требуется для их упорядочивания и установления сроков хранения документов. Номенклатура дел позволяет легко понять, где находится документ в структуре архива и найти его быстро. Разработка номенклатуры дел осуществляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов №236. Также нередки случаи, когда компания сама устанавливает сроки хранения своих документов, превышающие сроки, указанные в Перечне. В таком случае эти сроки прописываются в Номенклатуре для каждого типа документов и учитываются при установлении сроков.
- Формирование дел. Исполненные документы постоянного и временного (до 10 лет) срока хранения должны быть переданы в архив, а перед этим сформированы в дела. Процедура формирования дел наряду с систематизацией документов и оформлением самого дела включает в себя определение срока хранения дела, что и является необходимостью проведения экспертизы ценности документов.
- Подготовка дел к хранению в архиве. Перед сдачей документов в архив рекомендуется провести экспертизу ценности и установить срок хранения документа — чтобы, когда этот срок истечёт, вы могли оперативно провести процедуру уничтожения документов и освободить архив. На деле же документы можно передать на хранение, не проводя экспертизу ценности непосредственно в момент сдачи, а провести её, когда компания соберётся уничтожать документы. Это ускорит процесс сдачи документов в архив, но ведёт к риску заполнения места в архиве, если не проводить регулярное уничтожение документов.
- Уничтожение дел. По истечении срока хранения или по заявлению владельца ПД в соответствии с законодательными требованиями компании обязаны обеспечить безвозвратное уничтожение документов. Уничтожение производится в результате экспертизы ценности документов. Для этого создается экспертная комиссия, составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», а уже после этого документы измельчаются шредером.
Проведение экспертизы ценности документов обязательно при ликвидации компании, например, при банкротстве, т. к. компания обязана сдать часть документов по личному составу на хранение в государственный архив, поскольку документы будут являться фактом подтверждения трудового опыта при расчёте пенсии данным сотрудникам. Если организация закрывается, то и хранить документы временного срока хранения теперь негде, поэтому они сдаются в государственный или муниципальный архив по месту регистрации или можно передать на хранение в архив «Инфолоджистикс», где они будут храниться до истечения срока хранения. Также предлагаем вам сформировать электронный архив, которым можно будет пользоваться удалённо.
Другой случай, когда рекомендуется провести экспертизу ценности документов в делопроизводстве, — вступление на должность нового руководителя организации. Проведение экспертизы ценности с составлением номенклатуры дел документов поможет удостовериться, что в компании наличествуют документы по операциям, отчётность по которым ещё не сдана, а также договоры с контрагентами и прочие документы, подтверждающие правомерность деятельности организации.
Задачи экспертизы ценности архивных документов
- Определить перечень и сроки хранения документов с временным сроком хранения.
- Определить полный перечень документов, имеющих научную и практическую ценность и требующих постоянного архивного хранения (при их наличии).
- Обеспечить сохранность значимых документов, которые могут быть использованы организацией в течение ближайшего времени.
- Выявить документы с истекшим сроком хранения, предназначенные для утилизации, и уничтожить их, тем самым освободить от них занимаемые офисные или архивные площади.
- Сформировать документы в дела и восстановить при необходимости недостающие документы, то есть обеспечить полноту состава архивного фонда.
- Проверить полноту номенклатуры дел компании, определить недочеты в документообороте и исправить их.
Кто проводит экспертизу ценности документов?
Несмотря на то, что сроки хранения основных документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, проводить экспертизу ценности документов должны квалифицированные архивисты с опытом экспертизы документов. Экспертиза документов — это работы по определению ценности документов архивистом, и их сроку хранения (в соответствии с требованиями законодательства).
Для проведения экспертизы ценности в организации, а также оптимизации их хранения или утилизации документов компания может привлечь стороннюю организацию по договору оказания услуг.
Этапы экспертизы ценности документов
- В организации формируется специальный совещательный орган — экспертная комиссия. В нее должны входить как минимум трое опытных и квалифицированных сотрудников компании, назначенных приказом руководителя организации. Они должны отлично знать состав документов и их содержание. Например, среди специалистов могут быть руководитель кадрового отдела, заместитель главного бухгалтера, заведующий канцелярии и др. Экспертную комиссию обычно возглавляет непосредственно руководитель организации. Он издает приказ о создании совещательного органа с утверждением группы сотрудников, которые в своей работе опираются на нормативно-методические положения.
- Создание номенклатуры дел. Организация должна разработать номенклатуру дел с перечнем всех видов документов в компании и установленным сроком хранения для каждого типа документа. Номенклатура дел утверждается экспертной комиссией.
- Оценка срока хранения документов и выделение документов к уничтожению.
- Подготовка документов для передачи в ведомственный архив или же на постоянное государственное хранение.
Чтобы определить точно срок хранения документов, требуется отбирать их детально, изучая каждый лист. Запрещено определять срок хранения документа только по заголовку, корешку папки, титульному листу дела и т. п. Документы, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию и снимаются с учета организации.
Вы можете обратиться в компанию «Инфолоджистикс» за проведением экспертизы ценности документов вашей организации. Проводим экспертизу ценности документов под ключ. Предоставим экспертов для формирования экспертной комиссии, проведем экспертизу ценности документов, а также оформим все сопутствующие документы: приказ о проведении экспертизы ценности и составе экспертной комиссии, акты о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению, и др.
Экспертиза ценности документов должна проводиться по мере необходимости, но не менее одного раза в год.
Пример акта о выделении дел к уничтожению
Документы, которые в результате экспертизы ценности будут выделены к уничтожению, наша компания конфиденциально уничтожит и по факту уничтожения выдаст акт установленного образца. Такой акт подтверждает утилизацию документов в соответствии с законодательными требованиями, и в случае проверки его можно предъявить в доказательство, что документы были уничтожены после истечения срока хранения.
Результаты экспертизы ценности документов
Результатом экспертизы ценности документов является:
- описи дел постоянного, временного (до 10 лет) и длительного сроков хранения;
- акты о выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Специалисты «Инфолоджистикс» профессионально выполняют экспертизу ценности документов. Вы получаете гарантию конфиденциальности и высокое качество выполнения работ. Специалисты детально изучают каждый документ для установления его ценности и установления срока хранения документов, для документов с истекшим сроком хранения составляют акт о выделении документов к уничтожению с обоснованием для уничтожения документов. В результате экспертизы ценности ваш архив систематизирован, вы точно знаете количество ваших документов, сроки их хранения и уничтожения. Своевременно уничтожая документы, ваша компания экономит на хранении документов, легко отвечает на запросы проверяющих органов и снижает риски получения взысканий.
Обратитесь в «Инфолоджистикс» за оценкой проведения экспертизы ценности ваших документов по телефону, указанному на сайте, или через онлайн-форму.
