Депозитарное хранение документов

Введение

Депозитарное хранение документов — это процесс, при котором документы и ценные бумаги хранятся в специальных архивохранилищах. Такие архивохранилища предоставляют услуги по сохранению, учету и обеспечению безопасности документов в течение всего их жизненного цикла.

Основной целью является обеспечение сохранности и надежности хранения важных документов и ценных бумаг для юридических и физических лиц. Депозитарии обеспечивают физическую защиту от кражи, пожара и других неблагоприятных событий.

Депозитарное хранение также может использоваться в других отраслях, таких как юридические фирмы, нотариаты и государственные организации, где важно обеспечить безопасность и сохранность документов.

Депозитарное хранение документов в Инфолоджистикс включает в себя комплекс услуг для удобной и быстрой работы с документами:

1. Физическое хранение документов в специально оборудованных хранилищах;
2. Подокументные учёт и регистрация документов в хранилище;
3. Сканирование документов из хранилища по запросу для быстрого доступа к данным;
4. Оперативная доставка документов из архивохранилища к вам в офис и передача уполномоченным лицам;
5. Оцифровка всех ваших документов и создание электронного архива документов;
6. Архивная обработка документов, определение сроков хранения документов и выделение документов к уничтожению;
7. Конфиденциальное физическое уничтожение документов.

Почему удобно обратиться за депозитарным хранением к нам

Выбор надежного партнера для депозитарного хранения документов — ключевой аспект эффективного управления корпоративной информацией. Вот основные причины, почему обращение к нам станет вашим оптимальным решением:

• Обеспечение защиты от несанкционированного доступа, кражи и повреждения документов;
• Полностью берём на аутсорсинг все операции по упаковке и перемещению документов на депозитарное хранение;
• Ведём чёткий учёт каждой единицы хранения — вы всегда знаете, где находятся ваши документы;
• Даём вам доступы в приложение, в котором вы можете заказать любые процедуры по работе ваших документов: сканирование конкретного документа, доставка из хранилища в ваш офис и другие;
• Разграничение доступов — доступ просмотру документов и заказу дополнительных услуг есть только у уполномоченных лиц;
• Разграничение доступов — доступ просмотру документов и заказу дополнительных услуг есть только у уполномоченных лиц;
• Клиенты высоко оценивают нашу экспертность при решении их задач*.

*результат опроса клиентов «Инфолоджистикс» по итогам 2023 года

Когда нужно передавать документы на депозитарное хранение?

Хранение документов в специальных хранилищах обеспечивает оптимальные условия их хранения и защиты, помогает соблюдать требования к конфиденциальности и, как правило, сопровождается систематизацией, нумерацией и архивированием документов для обеспечения доступа к ним по запросу.

Организации могут решить передавать документы на внеофисное хранение на аутсорсинг в следующих случаях:

1. Ограниченное пространство. Если офисная площадь ограничена, а документы занимают большую часть места, передача документов на депозитарное хранение поможет освободить пространство для других нужд.
2. Улучшение эффективности. Позволяет сосредоточиться на основной деятельности организации, а не на организации и поддержке хранения документов.
3. Снижение затрат. Внешние архивохранилища могут предоставить услуги по хранению документов по более низкой цене, чем поддержка и обслуживание собственных хранилищ.
4. Обеспечение безопасности. Предоставляет более высокие стандарты безопасности, включая контроль доступа и системы защиты от пожара или взлома, а также учёт перемещения документов, отслеживание возврата и т. д.
5. Улучшение доступности. Хранение документов на аутсорсинге может обеспечить более легкий и быстрый доступ к необходимым документам, благодаря дополнительной услуге сканирования документа по запросу, которая предоставляется по вашему запросу.
6. Соответствие требованиям закона. В некоторых отраслях есть строгие требования по хранению и сохранности документов. Инфолоджистикс также оказывает услуги по архивной обработке документов, которая покажет, сколько нужно хранить документы в соответствии с законом.
7. Экономия на хранении. По истечении срока документы можно будет уничтожить тут же, заказав конфиденциальное уничтожение документов. Уничтожение будет произведено путём шредирования на мелкие фракции, восстановить документы из которых невозможно.

Заключение

Депозитарное хранение документов помогает организациям и частным лицам обеспечить безопасность и надежность хранения и учета важных документов и ценных бумаг. Это позволяет избежать потери или повреждения документов и обеспечить их доступность и воспроизводимость в случае необходимости, а также снять нагрузку с персонала по поиску и подбору документов к проверкам, обеспечить своевременное уничтожение документов с истекшим сроком хранения по всем правилам. Кроме того, депозитарное хранение документов сокращает финансовые затраты на создание собственных архивных помещений, расходы на подготовку работников и выплату им заработной платы. Также высвобождается офисное пространство, архив или склад, на аренде которых также можно сэкономить.

Куда обращаться за услугой депозитарное хранение документов?

Мы обеспечиваем надежное и безопасное хранение важных документов, таких как первичные документы, бухгалтерская документация, договоры и прочие юридические документы, финансовые отчеты и т. д.

Для того чтобы воспользоваться услугой депозитарного хранения документов, пожалуйста, свяжитесь с нашим клиентским отделом. Сделать это можно, заполнив форму обратной связи на нашем сайте или позвонив по телефону +7 (499) 877-40-42.