Сдача документов в архив при ликвидации организации

Сдача в архив документов ликвидируемой организации – обязательный этап при закрытии компании. При ликвидации нужно не только завершить юридические и финансовые процедуры, но и организовать дальнейшее хранение архива: документы по личному составу, документы постоянного хранения и документы, сроки хранения которых еще не истекли, должны быть подготовлены и переданы в установленном порядке.

Инфолоджистикс помогает ликвидируемым организациям привести архив в порядок: провести экспертизу ценности документов, сформировать дела, подготовить опись, упаковать архив, организовать хранение и сопровождение передачи документов в государственный или муниципальный архив.

Когда нужна сдача документов в архив

Услуга актуальна, если организация:

проходит добровольную ликвидацию;
находится в процедуре банкротства;
закрывает обособленные подразделения;
прекращает деятельность без правопреемника;
готовит кадровые, бухгалтерские, управленческие и иные документы к передаче на хранение.

Передача архива особенно важна для документов по личному составу: приказов по сотрудникам, личных карточек Т-2, лицевых счетов, расчетных ведомостей, трудовых договоров и других материалов дел. Правильно подготовленные кадровые документы при ликвидации организации могут понадобиться бывшим работникам для подтверждения стажа, заработка и трудовых отношений.

Какие документы ликвидируемой организации передаются в архив

Состав архива, который нужно подготовить и передать на постоянное хранение, зависит от деятельности организации, периода ее работы, фондовой принадлежности. Обычно к передаче на длительное (постоянно) хранение относятся:

документы по личному составу;
приказы по основной деятельности и кадровым вопросам;
личные дела, карточки, трудовые договоры;
лицевые счета, расчетные и платежные ведомости;
учредительные и организационно-распорядительные документы.

Также ликвидируемой организации нужно обеспечить хранение до окончания срока хранения следующих документов:

бухгалтерские и налоговые документы с неистекшими сроками хранения;
договоры, акты, переписка и иные управленческие документы;
прочие документы, срок хранения которых не истёк.

Такие документы не принимаются на хранения государственными архивами, поэтому организации обычно прибегают к архивным службам профессиональных компаний. Инфолоджистикс предоставляет такие услуги хранения документов на длительный срок - до 75 лет.

Перед сдачей проводится проверка сроков хранения - экспертиза ценности документов, отбор документов, формирование дел - описание и оформление, подготовка описей и систематизация дел внутри описи, составление исторической справки. Документы, срок хранения которых истек и которые не подлежат дальнейшему хранению, могут быть выделены к уничтожению по акту.

Что входит в услугу «Подготовка документов к передаче в госархив»

Инфолоджистикс выполняет подготовку документов к сдаче в архив: разбираем массив и проводим экспертизу ценности, определяем сроки хранения, формируем дела, готовим описи и сопроводительные документы:

Аудит архива: оцениваем объем, состав, состояние документов и требования к их дальнейшей обработке.
Экспертиза ценности: определяем, какие документы подлежат передаче на долговременное хранение, какие остаются на временном хранении, а какие могут быть уничтожены по истечению сроков.
Систематизация и оформление дел: группируем документы по видам, периодам и срокам хранения, формируем дела согласно Рекомендациям по подготовке документов к передаче в государственные архивы, нумеруем листы, оформляем обложки, листы-заверители и внутренние описи при необходимости.
Подготовка описей и актов: готовим описи дел и сопроводительные документы для передачи архива.
Составление исторической справки: подготавливаем историческую справку на архивный фонд, который передаётся на длительное (постоянное) хранение по требованиям принимающего архива.
Упаковка и маркировка дел временного хранения: упаковываем дела в архивные короба, маркируем единицы хранения и обеспечиваем удобный учет.
Транспортировка и хранение: организуем вывоз документов и размещение в специализированном архиве Инфолоджистикс, либо сопровождаем передачу в государственный или муниципальный архив.
Доступ к документам: при необходимости предоставляем скан-копии или доставку оригиналов, чтобы даже в период ликвидации документы по запросу оставались доступными.

Почему важно подготовить архив заранее

Ошибки при передаче документов могут затянуть ликвидационные процедуры и создать риски для ликвидатора, конкурсного управляющего и бывших работников. На практике сложности чаще всего возникают из-за несформированных дел, отсутствия описей, смешения документов с разными сроками хранения, повреждений, дублей и неразобранных коробов.

Профессиональная архивная обработка помогает избежать отказа в приеме документов, сократить трудозатраты ликвидационной комиссии и сохранить документы в состоянии, пригодном для дальнейшего использования.

Преимущества работы с Инфолоджистикс

опыт работы с большими корпоративными архивами;
обработка кадровых, бухгалтерских, договорных и управленческих документов;
безопасная транспортировка и хранение;
учет каждой единицы хранения;
возможность оцифровки и быстрого предоставления скан-копий;
соблюдение требований к конфиденциальности и работе с персональными данными;
сопровождение на всех этапах - от аудита до передачи архива.

Как проходит сдача документов в архив

Перед началом работ мы обязательно проведём вам подробную консультацию, в ходе которой расскажем об этапах работ именно с вашим архивом и сроках, которые займёт подготовка.

Вы оставляете заявку и описываете задачу.
Мы оцениваем объем архива и состав работ.
Проводим экспертизу ценности и сортировку документов.
Формируем дела, готовим описи и акты.
Упаковываем и маркируем архив.
Организуем хранение или сопровождение передачи документов в соответствующий архив.
Сопровождаем до факта приёмки документов архивом.

Заказать подготовку архива ликвидируемой организации

Оставьте заявку на сайте, и специалисты Инфолоджистикс рассчитают стоимость работ с учетом объема документов, их состояния, сроков и требований принимающего архива. Мы поможем выполнить сдачу документов в архив при ликвидации организации аккуратно, безопасно и в соответствии с установленным порядком.

Лучшие практики

Юлия Черкасова

менеджер по документообороту компании Hilti - мирового лидера разработки и производства оборудования для профессионального строительства

Выбор Инфолоджистикс для хранения и обработки товаросопроводительных документов обусловлен их компетентностью и интегрированным подходом к хранению документации. Оценив возможности рынка, мы выделили данную компанию за эффективность и четкость в организации процессов. Особое внимание заслуживает оперативное взаимодействие с менеджерами и службой поддержки. Инфолоджистикс демонстрирует гибкость и ориентированность на клиента, благодаря чему каждый наш запрос находит быстрое и качественное решение. Партнерство с Инфолоджистикс поспособствовало не только оптимизации рабочего пространства, но и улучшению оперативности документооборота. Такой уровень сервиса делает сотрудничество с ними особенно ценным и эффективным для нас.
Гюльян Латыпова

Руководитель проектов розничного business unit Сети медицинских лабораторий KDL

Сеть медицинских лабораторий KDL имеет более 400 медицинских офисов в 40 городах России. Компания Инфолоджистикс помогла нам перевести 12 000 физических лиц на подписание ежемесячных отчётов с бумажного в электронный вид. В результате перехода на ЭДО нам удалось высвободить до половины рабочего времени 60 сотрудников, которое тратилось на сбор, подготовку и подписание документов. Также процесс позволил нам отказаться от затрат, связанных с оформлением, пересылкой и хранением бумажных документов, и закрывать отчётные периоды в разы быстрее. Совместно с Инфолоджистикс мы провели большую работу от разработки процесса до внедрения и сделали документооборот комфортным для нас и наших контрагентов.
Татьяна Белоногова

Заместитель финансового директора
"SOK сервисный центр"

С помощью решения docuForce компании Инфолоджистикс мы перевели кассовую документацию сети магазинов Prisma в электронный вид. Теперь согласование, подписание и хранение приходных/расходных кассовых ордеров, а также кассовых книг происходит в электронном виде. Мы значительно сократили свои расходы на данный бизнес-процесс.
Лариса Мартынова

главный бухгалтер
"Аэроклуб Тур"

Наши взаимоотношения с заказчиками предполагают необходимость предоставления детальных агентских отчетов вместе с закрывающими документами. Для составления таких отчетов для заказчиков необходимо переносить большой объем информации со счетов-фактур от поставщиков, большая часть которых использует бумажный документооборот.

Аутсорсинг оцифровки и ввода данных с документов от компании Инфолоджистикс позволил существенно сократить трудозатраты на процесс формирования агентских актов и масштабировать процесс без увеличения собственного штата компании.
Анна Иванова

Главный бухгалтер
"Декатлон"

Для увеличения операционной эффективность мы решили придерживаться концепции централизованной бухгалтерии, когда в магазинах нет бухгалтеров, а документы от локальных поставщиков подписывают управляющие магазинами. В связи с этим остро встал вопрос о скорости оплаты счетов, так как оригиналы из удаленных магазинов доставлялись в центральный офис долго, а также отсутствовал механизм контроля этих доставок.

Инфолоджистикс разработали для нас мобильное приложение, позволяющее сотрудникам магазина быстро сделать фото документов, отправить их в операционный центр Инфолоджистикс для распознавания и верификации, а оттуда - в системы согласования платежей. Это решение позволило существенно сократить сроки оплаты входящих счетов, а также обеспечить контроль за поступлением в архив закрывающих документов.
Оксана Ботвинова

CBS Continuous development manager
“ООО ДАНОН”

Мы сотрудничаем с Инфолоджистикс уже много лет и реализовали большое количество проектов по оптимизации бэк-офиса в части документооборота. Архивное хранение документов в физическом и электронном архиве, интеграционные решения для обработки входящих документов, единый архив электронных документов от разных операторов ЭДО и скан-копий - все эти решения показали высокую надежность и эффективность.

Особенно хочу отметить качество поддержки и клиентского сервиса, благодаря которым все вопросы решаются быстро и качественно.