Какие процессы работы с документами нужно выстроить до перехода на налоговый мониторинг
ЭДО давно стал стандартной частью документооборота крупных компаний. Поэтому при подготовке к налоговому мониторингу его наличие в сочетании с 1С или другой системой учёта часто рассматривают как признак зрелости документационного контура. Однако документы по одной хозяйственной операции по-прежнему могут находиться в нескольких системах и не иметь устойчивых связей между собой и с данными учета.
В налоговом мониторинге значение имеет не только электронная форма документов, но и возможность использовать их в связке с данными учета. Поэтому готовность документационного контура определяется не долей документов, переведенных в ЭДО и доступных к просмотру, а управляемостью документов независимо от источника.
Содержание
ЭДО как один из источников документов для налогового мониторинга
Основная задача ЭДО – обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами. Оператор обеспечивает их отправку и получение, подписание электронной подписью и временное хранение в рамках своего сервиса.
При этом через ЭДО проходит только часть документационного массива, поэтому оператор остается всего лишь одним из источников документов для налогового мониторинга.
Кроме этого, сам по себе электронный формат документа не означает его готовность к использованию в витрине налогового мониторинга. Документ необходимо классифицировать, извлечь и разнести по полям его реквизиты и табличную часть (для ПУД), связать с транзакциями в системе учета.
Система ЭДО – только один из источников документов
Инфолоджистикс помогает собрать документы из разных источников в едином электронном архиве, оцифровать и классифицировать их, присвоить необходимые атрибуты и подготовить для системы налогового мониторинга.
Связь подтверждающих документов с данными учета
Наличие нескольких систем само по себе не означает неготовность к налоговому мониторингу. Для крупной компании нормально одновременно использовать ERP, УС, одного или нескольких операторов ЭДО и архив.
Проблема возникает, когда между хозяйственной операцией и подтверждающими ее документами нет управляемых связей.
Например, счет-фактура поступил через ЭДО, приложение к договору находится в файловом хранилище, а часть подтверждающих документов сохранилась только в виде сканов. Все документы существуют, но без единой системы атрибутов и связей невозможно автоматически сопоставить их с данными учета. Поиск нужного документа и установление его связи с конкретной операцией приходится выполнять вручную.
Пока необходимость искать и сопоставлять документы возникает эпизодически, этот процесс можно поддерживать вручную за счет знаний сотрудников о расположении документов и зонах ответственности. В режиме налогового мониторинга такая зависимость становится не просто операционным риском, а невозможным сценарием работы. Налоговый инспектор должен иметь возможность посмотреть документ по операции в момент проверки вашей компании – сразу в витрине, иначе он воспользуется своим правом запросить документы обычным путём, и тогда преимущество вхождения в налоговый мониторинг будет сведено на нет.
Подготовка документов для витрины налогового мониторинга
Чтобы организовать работу с документами из разных источников в едином контуре, недостаточно перенести файлы в одно хранилище. Документы необходимо подготовить к поиску: извлечь все реквизиты, проставить коды СПВДОК, GUID для идентификации, разделить на отдельные документы, связать с учетными данными и подготовить к использованию в информационном взаимодействии с ФНС по формату АИС-3 (XML, PDF, JPG, TIF, PNG до 1Мб и 100% читаемостью).
Для этого до перехода в налоговый мониторинг необходимо выстроить несколько процессов:
- Консолидация документов. Необходимо обеспечить централизованную работу с документами из ЭДО, учетных систем, файловых и бумажных архивов, а также единые правила их хранения и доступа.
- Оцифровка и OCR. Бумажные документы переводятся в электронный вид, а содержимое сканов распознается для последующего извлечения реквизитов, поиска и обработки.
- Подокументное разделение. Сканы и электронные образы, хранящиеся пакетами, необходимо разделить на отдельные документы, где каждому документу будет соответствовать атрибут типа документа.
- Атрибутирование. Документам присваиваются необходимые реквизиты для идентификации, поиска и дальнейшей обработки.
[Внимание! Атрибуты необходимо извлекать не только с бумажных, но и из неформализованных электронных документов.]
- Связь с учетными данными. Документы сопоставляются с соответствующими данными учета и хозяйственными операциями.
- Разметка по СПВДОК (SPVDOC). Документы необходимо соотнести с видами документов по справочнику ФНС (СПВДОК) и присвоить им соответствующие коды. Это обеспечивает идентификацию вида документа при информационном взаимодействии с ФНС.
В результате формируется единый электронный архив: документы можно находить по данным учета, устанавливать связи между ними и использовать для информационного взаимодействия с ФНС.
Подготовка такого архива представляет собой отдельное направление работ внутри проекта налогового мониторинга. Его целесообразно вести параллельно с подготовкой витрины, чтобы выявить основные разрывы до перехода к работе в режиме НМ.
Подготовьте документы к налоговому мониторингу
Инфолоджистикс выполняет комплексную подготовку документационного массива и формирует электронный архив для последующей интеграции с системой налогового мониторинга.
Критерии готовности документационного контура к налоговому мониторингу
Готовность к налоговому мониторингу определяется не наличием отдельных систем, а тем, насколько управляем весь процесс работы с подтверждающими документами.
При оценке документационного контура стоит учитывать несколько критериев готовности:
- Полнота покрытия. Определены все источники и категории документов, которые используются для подтверждения данных учета и информационного взаимодействия с ФНС.
- Связь с учетными данными. Документы однозначно сопоставляются с соответствующими хозяйственными операциями.
- Контроль наличия и комплектности. Компания контролирует наличие оригиналов документов и возврат документов с подписями и печатями от контрагентов.
- Уровень автоматизации. Поиск, сопоставление и подготовка документов не требуют постоянного ручного поиска по нескольким системам и не зависят от знаний отдельных сотрудников.
- Масштабируемость. Рост компании, числа юридических лиц предприятия, клиентов или поставщиков, операторов ЭДО и объема документов не приводит к пропорциональному росту трудозатрат.
- Управление ответственностью. Определены владельцы процессов и зоны ответственности за полноту, качество, доступность и актуальность документов.
Оценка по этим критериям позволяет определить готовность документационного контура и объем работ, который потребуется выполнить параллельно с подготовкой витрины.
Инфолоджистикс помогает провести оценку текущего архива, определить источники документов, организовать их сбор, оцифровку, классификацию и атрибуцию и подготовить документационный массив для налогового мониторинга.
