График документооборота на предприятии

Представьте: налоговая запрашивает первичные документы за прошлый год, а бухгалтер обнаруживает, что часть накладных вовремя не поступила из отдела закупок, акты завалялись у менеджеров, а кое-что вообще не подписано. Именно для того, чтобы такого не происходило, в арсенале предприятия должен быть четкий, рабочий инструмент – график документооборота на предприятии.

Это управленческий регламент, который превращает хаос в систему: каждый документ создается в нужный момент, проходит через нужных людей и попадает в архив точно в срок.

Что такое график документооборота и зачем он нужен

График документооборота – это внутренний регламент предприятия, который фиксирует полный жизненный цикл каждого вида документа: от момента создания до передачи на хранение или уничтожение. По сути, это маршрутная карта для бумажных документов и электронных файлов, которая отвечает на вопросы: кто составляет, кто проверяет, кто подписывает, в какой срок и куда передает.

Разработка графика документооборота рекомендуется для организации бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Также стоит сказать, что ранее Положение № 34н указывало на необходимость графика документооборота первичных документов, но с учетом ФСБУ 27/2021 (с 2022 г.) график не является обязательным элементом учетной политики.

Однако вести его все же нужно. Вот несколько весомых причин для этого:

• Контроль сроков. Бухгалтер точно знает, когда ждать накладную из склада, а руководитель – когда должен быть готов авансовый отчет.
• Разграничение ответственности. Каждое подразделение понимает свою роль в цепочке обработки.
• Снижение рисков при проверках. Налоговая и аудиторы видят упорядоченную систему учета, а не стихийные залежи бумаг. А компания в свою очередь понимает где искать запрашиваемые документы.
• Ускорение работы. Не нужно звонить по отделам и выяснять, у кого «завис» акт выполненных работ. Если документ всё же «завис», то у сотрудников есть обоснованное требование друг ко другу ускорить исполнение соответствующей задачи.
• Корректное закрытие отчетного периода. Все первичные документы поступают в бухгалтерию вовремя, и периоды закрываются проще, т.к. бухгалтерии не приходится искать закрывающие документы по всей компании.

Схема документооборота на предприятии – это и есть регламентное отражение того самого порядка движения бумаг, обычно оформленное в табличном виде. Когда такой схемы нет, компания работает отчасти на ожиданиях своевременного получения, обработки и передачи документов, которые и рано или поздно не сбываются и это приводит как к проблемам учёта, так и ко внутренним конфликтам.

Какие документы включают в график документооборота

Перечень зависит от специфики бизнеса, организационной структуры и применяемой системы налогообложения. Тем не менее существует ядро документов, которые участвуют в хозяйственной деятельности практически каждой организации.

Первичная бухгалтерская документация:

• товарные накладные и УПД (универсальные передаточные документы);
• счета-фактуры;
• акты выполненных работ и оказания услуг;
• авансовые отчеты;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• банковские выписки и платежные поручения.

Кадровые документы:

• приказы о приеме, переводе, увольнении;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• табели учета рабочего времени;
• расчетные ведомости по зарплате.

Договорная документация:

• договоры с контрагентами и приложения к ним;
• протоколы разногласий и дополнительные соглашения;
• доверенности.

Внутренняя распорядительная документация:

• приказы и распоряжения руководства;
• служебные записки и заявления сотрудников;
• протоколы совещаний.

Налоговая и отчетная документация:

• налоговые декларации;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• расчеты по страховым взносам.

Важный момент: при внедрении графика электронного документооборота перечень остается тем же, но добавляются особые правила работы с электронными подписями, форматами файлов и требования к архивному хранению цифровых документов согласно нормам Росархива.

Кто отвечает за составление и утверждение графика

Традиционно разработка графика – зона ответственности главного бухгалтера. В случае, если в график включаются не только документы бухгалтерского учёта, то разрабатывает график руководитель соответствующих направлений: отдела кадров, производства, коммерческого департамента и т.д. Однако к задаче составления графика документооборота могут быть привлечены прочие специалисты – например, архивисты или документоведы, а иногда даже и внешние исполнители – решение об утверждении ответственного лица принимает руководитель организации.

Полноценный регламент создается в тесном взаимодействии нескольких сторон:

• Главный бухгалтер (или ответственный за график) – определяет состав первичных документов, сроки их обработки и требования к хранению. Именно он обычно является основным разработчиком.
• Руководители структурных подразделений – предоставляют информацию о том, какие документы создаются в их отделе и кто несет должную ответственность за каждый этап.
• Юридический отдел (если есть) – проверяет договорную документацию и регламенты на соответствие законодательству.
• IT-служба или специалист по ЭДО – включается в работу при переходе на электронный формат, настраивает систему и описывает технические правила передачи файлов.
• Руководитель организации – утверждает готовый график приказом.

Утверждение происходит через приказ по организации. График документооборота может быть оформлен как приложение к учетной политике или как самостоятельный документ, утверждаемый приказом руководителя.

Регламент документооборота целесообразно пересматривать при изменениях в деятельности компании, системе налогообложения или внедрении новых систем.

Как составить график документооборота на предприятии

Разработка с нуля может показаться громоздкой задачей, но если двигаться пошагово, процесс становится управляемым.

Шаг 1. Инвентаризация документов.

Запросите номенклатуру дел в отделе делопроизводства, если таковой есть, или в каждом структурном подразделении. Если окажется, что номенклатур дел нет, соберите полный перечень всех видов документов, которые циркулируют в компании. Обойдите отделы, поговорите с сотрудниками – нередко выясняется, что часть форм нигде не учтена.

Шаг 2. Описание маршрута каждого документа.

Для каждого вида нужно установить:

• кто создает (подразделение и конкретная должность);
• в каком виде (бумажный или электронный);
• кто проверяет и согласует;
• кто подписывает и утверждает;
• указать срок для каждого шага движения документа;
• в какой срок передается в бухгалтерию или другое подразделение;
• срок хранения согласно законодательств — для определения сроков хранения документов (за исключением бухгалтерских) как правило привлекается архивная служба, которая обычно не содержится в штате, и услуга определения сроков хранения документов заказывается в профильных компаниях.

Шаг 3. Выбор формы графика.

Регламент может быть оформлен:

• в виде таблицы (самый распространенный вариант);
• в виде схемы или блок-диаграммы (удобно для визуализации сложных маршрутов);
• в виде текстового регламента с перечнями.

Для графика документооборота в бухгалтерии табличная форма – оптимальный выбор: она наглядна, легко обновляется и понятна всем участникам процесса.

Шаг 4. Согласование с подразделениями.

Проект направляется руководителям всех упомянутых отделов для проверки. На этом этапе часто всплывают нестыковки: у склада свои реалии, у менеджеров по продажам – свои, логистика документов непредсказуема по срокам, а закон диктует чёткие сроки закрытия периодов, до которых все документы должны оказаться в бухгалтерии. Лучше разрешить противоречия до утверждения, чем потом переписывать приказ.

Шаг 5. Утверждение и ввод в действие.

Готовый документ утверждается приказом руководителя. Сотрудники знакомятся с ним под подпись – это принципиально важно, поскольку снимает вопросы об ответственности.

Шаг 6. Контроль исполнения.

График – не декларация о на�