Для увеличения скорости внедрения КЭДО минтруд запустил эксперимент, который регулируется №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Данным документом минтруд дополняет 63-ФЗ более детально расписывая регламенты работы с кадровыми документами и рекомендует, но не ограничивает к переводу следующие виды документов (Приложение N3 к Положению о порядке проведения эксперимента):
- Заявление
- Согласие
- Предложение
- Соглашение
- Коллективный договор
- Обращение
- Отказ
- Трудовой договор
- Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу
- Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора
- Требование
- Приглашение
- Предупреждение
- Приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора
- Просьба
- Уведомление
- Сообщение
- Локальный нормативный акт
- График отпусков
- График сменности
- График работы на вахте
- Отдельное соглашение к трудовому договору
- Ознакомление
- Распоряжение
- Мотивированный письменный отказ
- Извещение
- Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
- Ученический договор
- Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
- Объяснение
- Обязательство
- и другие в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации.
Закон также устанавливает дополнительные требования к видам ЭП. В частности пункт 1 статьи 7 закона прямо устанавливает что создание и заверение электронных документов, связанных с работой, требующих подписания работодателем, осуществляются с использованием КЭП работодателя, а пункт 2 статьи 7 закона повторяет статью 312.3 ТК РФ.
Также эксперимент добавляет возможность взаимодействия с сотрудником через портал trudvsem. Это взаимодействие является не обязательным и осуществляется по обоюдному согласию. Для работы с trudvsem, у сотрудника необходимо иметь учетную запись портала госуслуг. Это дает следующие дополнительные возможности:
- Для подписания документов можно использовать ПЭП, формирование которой будет производится на портале. Данный вид ПЭП отдельно узаконивает пункт 3 статьи 7 закона.
- Сотрудник не привязан к работодателю, и все документы будет видеть в электронном виде в своем личном кабинете.
Для работы с порталом работодатель сам настраивает интеграцию со своей системой. Все вышесказанное можно резюмировать следующим образом:
- Любая компания может в любой момент времени начать электронный кадровый документооборот любых видов кадровых документов. Для этого не обязательно включатся в эксперимент минтруда.
- Подписывать можно любые типы документов, но для подписания использовать простое правило,
- со стороны работодателя подписывается КЭП, со стороны работника НЭП.
- Для начала работы с КЭДО необходимо подписать ряд распоряжений и соглашение с сотрудником.
Если у вас остались вопросы, наши консультанты
с радостью на них ответят!
