Клиент – одна из крупнейших медицинских организаций с более, чем 600 филиалами в России. Каждый день клиники и лаборатории компании обслуживают >250 000 пациентов в том числе обслуживающихся по ДМС. Медицинская компания работает с разными страховыми компаниями в рамках ДМС, что требует постоянной коммуникации со страховыми для получения гарантийных писем.
Задача
Обеспечить быстрый и удобный поиск гарантийных писем, поступающих от разных страховых компаний.
Проблема заключается в том, что много разных страховых компаний присылают гарантийные письма просто в формате PDF на общую электронную почту компании. Так как это разные страховые компании, то нет единого стандарта, например названия письма или наименования вложенного файла, по которому можно было бы найти требуемое гарантийное письмо быстро. Всего это около 20 000 писем в месяц и компании пришлось выделить более 20 человек только на поиск писем внутри электронной почты, чтобы иметь возможность оказывать услуги пациентам по ДМС.
Вот как нашему клиенту приходилось искать поступающие гарантийные письма до работы с нами (см.схему).
Решение
Компания Инфолоджистикс предложила решение по созданию электронного архива гарантийных писем, с быстрым и простым поиском любого гарантийного письма по любому пациенту – независимо от страховой компании и региона обращения.
Для этого Инфолоджистикс извлекает поступающие на электронную почту скан-копии Гарантийных писем, после чего распознаёт ключевые данные, такие, как:
- ФИО пациента,
- страховая компания,
- срок действия письма
- уникальный номер договора
и прочие данные, поиск по которым удобен для персонала и выдаёт уникальное значение. Например, врачи и администраторы могут отфильтровать гарантийные письма внутри docuForce по страховой компании и региону отделения либо просто ввести ФИО пациента и получить список гарантийных писем на все запрошенные в СК услуги.
Благодаря этому медофисы теперь могут моментально находить необходимые документы, а клиника высвободила более 20 сотрудников, занятых на простом поиске писем в электронной почте.
Эффективная схема нахождения гарантийных писем работниками медицинских офисов (см.схему) на базе решения docuForce от Инфолоджистикс.
Электронный архив docuForce от Инфолоджистикс также улучшил контроль за сроками действия писем и дал возможность более оперативно обслуживать пациентов, не заставляя их ждать пока администратор найдёт гарантийное письмо.
Преимущества решения
Внедрив электронный архив, клиника значительно ускорила процесс поиска гарантийных писем от страховых компаний, что улучшило качество обслуживания пациентов. Это позволило перераспределить ресурсы, минимизировать задержки в обслуживании и повысить лояльность клиентов. Преимущества электронного архива гарантийных писем:
- Обработка гарантийных писем и поступления в лаборатории в течение 2-х часов с момента их выпуска Страховой компанией.
- Непрерывный процесс – обработка осуществляется без выходных и по всей России – от Петропавловска-Камчатского до Калининграда.
- Независимость от наличия персонала – гарантийные письма бесперебойно обрабатываются независимо от штатных ресурсов компании.
- Автоматизация поиска гарантийных писем в клинике – любое письмо находится за несколько кликов.
- Ускорение обслуживания пациентов
- Оптимизация ресурсов и снижение затрат на административные процессы
- Повышение лояльности клиентов и снижение риска их оттока
Итог
Электронный архив гарантийных писем, созданный на базе платформы docuForce от Инфолоджистикс, позволил сотрудникам клиники оперативно проверять наличие ГП и обслуживать пациентов без задержек. В результате повысилась эффективность работы клиники, улучшилось качество обслуживания пациентов, а компания получила дополнительные финансовые выгоды с минимальными затратами на административные ресурсы.
