Содержание
Основные преимущества электронного архива
Электронный архив – это система хранения, защиты и эффективного поиска документов, независимо от их физического местонахождения, доступная к работе 24/7. Электронный архив помогает компаниям сохранять на долгое время и быстро находить нужную документацию.
В то время как:
- Предприятие растёт и увеличивает количество операционных процессов, клиентов и подрядчиков, сотрудников и филиалов
- Увеличивается количество регулирующих процессов в стране
- Изменяется налоговое законодательство, а значит растёт количество проверок.
– быстрый доступ к актуальным документам крайне важен. Зачастую только быстро найденная и предоставленная документация, которая подтверждает совершение операции, спасает компанию от штрафов, дополнительных проверок, которые отнимают время или разбирательств с контрагентами.
В статье разберём как электронный архив документов помогает компаниям быстро и не затратно справляться с документопотоком, отвечать на внутренние и внешние запросы и экономить от 25% до 65% времени и денег на управление документами.
Кейс: Как электронный архив документов спас руководителя предприятия от уголовного срока.
Руководитель компании, которая предоставляет услугу предрейсовых медицинских освидетельствований, был заподозрен в отмывании средств. Налоговая предположила, что одному из своих федеральных клиентов он выставлял счета за освидетельствования, но фактически услугу не оказывал, т.к. подтверждающие документы не были вовремя предоставлены по запросу налоговой.
В течение нескольких месяцев специально выделенная рабочая группа выезжала на все точки обслуживания и собирала журналы с фиксацией даты, времени и подписями медработников и выпущенных на рейс сотрудников. Все журналы сразу переводили в электронный вид и формировали электронный архив.
Так как рабочей группе удалось найти и предоставить все журналы, дело было закрыто, а компания перешла на электронный архив для всех типов документов, в котором за считанные секунды находит любые нужные документы по запросам и теперь проходит любые проверки быстро и безболезненно.
Какие виды документов можно хранить в электронном архиве
Электронный архив предназначен для работы с любыми типами документов, независимо от их формы – отсканированный документ, любой электронный файл или юридически значимый электронный документ, и вида.
Рекомендовано переводить в электронный архив те документы, к которым вы чаще всего обращаетесь и нуждаетесь в информации с них. Наиболее популярные виды документов в электронном архиве:
- Первичные документы в электронном архиве – договоры и соглашения к документам, заказы и заявки, закрывающие документы. Когда договоры оцифрованы, клиентский отдел быстро находит их под рукой в электронном архиве, отвечает на запросы клиентов, легко работает с прайс-листами. Бухгалтерия же в свою очередь по клику мыши проверяет наличие и корректность оформления закрывающих документов, и автоматически получает данные в учётную систему (напр., 1С).
- Электронный архив транспортных документов – документы поставки, накладные могут быть загружены в электронный архив сразу после передачи товара, автоматически соединяться с УПД и заявкой в учётной системе. Это практически автоматизирует процесс постановки товаров на учёт, и даёт возможность бухгалтерии сразу видеть переданы ли закрывающие документы с поставкой. А благодаря наличию скан-копии проверить корректно ли они оформлены.
- Электронный архив кадровых документов – несмотря на получившие широкую популярность сервисы электронного кадрового документооборота, большие объём кадровых документов прошлых лет остаются на бумаге. При этом сотрудники (бывшие и текущие), социальный фонд и проверяющие органы могут запрашивать личные дела или справки по ним. Решение для оперативного нахождения информации – отсканировать кадровые документы и поместить их в электронный архив.
- Электронный архив технических документов – техническая и технологическая документация как правило остаётся актуальной десятилетиями и единственный метод сохранить её в целостности – это отсканировать документы и обращаться уже к скан-копиям. Электронный архив помогает структурировать документы по параметрам даты, объектов, типов исследований/заключений и т.д. и не просто легко находить, но и сохранять в целостности документы, выпущенные в единственном экземпляре и сложные к копированию.
Чтобы работать в режиме одного окна, а не плодить много систем внутри одной компании, все эти типы документов нужно объединить в едином электронном архиве. Такой электронный архив предлагает Инфолоджистикс – узнайте больше как мы сканируем документы, извлекаем данные и создаём электронный архив под вашу задачу.
Виды электронных архивов
Различают 4 базовых вида электронных архивов, о которых мы подробно рассказали на этой странице.
| На съёмных носителях | Локальный | Облачный | В системе ЭДО |
|---|---|---|---|
| Ещё применяется на некоторых предприятия в рамках политики по управлению непрерывности бизнеса, однако ввиду сложной обновляемости данных не используется для ежедневных бизнес-процессов, а выступает «электронным складом». | Как правило самостоятельно созданная структура хранения файлов в компании. Для добавления документов в архив используется штат компании. Сложно и дорого обновлять и даже поддерживать систему. Как правило не развивается, а поддерживает первично созданный набор правил и файлов. | Отличается низкой в сравнении стоимостью использования. При аутсорсинге решения – поддержку обеспечивает поставщик и также регулярно обновляет систему, повышая качество, функционал и удобство пользования решением. Легко интегрируется со множеством систем. | Поддерживает скудный функционал хранения подписанных в этой же системе документов. Не предлагает комплексного решения по хранению всех типов документов (ЭДО-документов от других провайдеров и отсканированных документов, электронный файлов) в одном окне. |
Инфолоджистикс предлагает облачное решение единого электронного архива с дополнительным функционалом: мы не просто даём вам программное обеспечение, но и сканируем бумажные документы, извлекаем информацию и переводим её в электронный вид для быстрого поиска внутри электронного архива docuForce от Инфолоджистикс.
Как работает быстрый поиск документа в электронном архиве
Выше мы рассказали, что основная задача электронного архива – не просто складировать документ, а обеспечить быстрое нахождение информации за любой период. И вот как это работает на практике: предположим, вы работаете в бухгалтерии и вам нужно посмотреть поступила ли счет-фактура от конкретного поставщика в этом месяце. Для этого вы:
- На стартовом экране электронного архива в фильтрах выбираете тип документа, наименование или ИНН поставщика. Можно уточнить дату. Этого будет достаточно, чтобы электронный архив показал вам все свежие счета-фактуры по данному контрагенту.
- В ответ на ваш запрос электронный архив показывает искомый документ и всю информацию по нему, включая истончник поступления документа: это бумажный документ или поступил через ЭДО-провайдера. И через какого конкретно.
- Кроме статусов вы видите и скан-копию документа и можете проверит корректность его заполнения, наличие всех подписей и печатей (если подписание на бумаге).
Применение электронных архивов в разных отраслях
Электронный архив – инструмент для быстрой работы с документами. Поэтому он применим во всех отраслях экономики. На нашей практике мы сканируем документы и создаём электронный архив для
| Ритейла – читайте кейс как электронный архив сэкономил 9 000 000 рублей в год сетевому ритейлеру. | Финансового-банковского сектора | Производственных предприятий – FMCG, тяжёлая и лёгкая промышленности |
|---|---|---|
| Медицинских и лабораторных учреждений – кейс по созданию электронного архива для входящих писем | Государственного сектора – переводим в электронный архив даже ветхую документацию. | Нефте-газовой отрасли |
| Строительных и порядных организаций | Ресторанного и гостиничного сектора | Логистических и складских предприятий |
| Образовательных учреждений | Представителей рекламного рынка и СМИ | Консалтинговых организаций |
Узнайте как конкретно в вашей организации может быть организован электронный архив.
Простота и удобство работы с электронным архивом
Из описания выше уже становится очевидно, что скорость и удобство поиска документов, поступивших в электронный архив – уникальное преимущество, которое не может обеспечить ни одна другая система работы с данными.
На что же ещё способен современный электронный архив?
NB: тут перечислены базовые способности электронного архива от Инфолоджистикс. Обратите внимание, что прочие системы могут не обладать таким же функционалом.
- Автоматическое распознавание данных с бумажных носителей – после сканирования бумажных документов нужно извлечь со скан-копий данные, по которым после вы будете искать документы в электронном архиве.
- Проверка наличия подписей и печатей – в случае оформления бумажных УПД Инфолоджистикс берёт на себя процесс проверки корректности оформления. В случае, если документ оформлен неправильно, он будет отправлен на доработку, при этом ваши сотрудники не потратят ни минутки своего времени на проверку.
- Сопоставление информации из разных документов. Например, сопоставление данных из УПД, поступивших по ЭДО и ТН, которые пришли вместе с товаром на точку реализации. Электронный архив свяжет документы в единый пакет так, что вам потом просто будет предоставлять подтверждающие поставку документ по запросу.
- Подготовка документов к передаче в витрину налогового мониторинга. Электронный архив docuForce от Инфолоджистикс корректно проставит атрибуты СПВДОК как для бумажных, так и для ЭДО-документов и подготовит их к формату по требованию АИС-3.
Это не только стандартные данные, такие, как: дата, сумма документа, ИНН контрагента, но и исключительная для вашего типа документов информация: например, % ежегодной индексации цен по условиям договора; суммы штрафов за просроченную оплату и др.
Электронный архив уже давно вышел за границы простой системы для хранения документов. Это многофункциональная система управления данными, которая может и должна быть настроена под решение насущных бизнес-задач. Функциональность электронного архива для вас будет зависеть от вашей задачи – это может быть простой поиск данных или комплексная система сбора, обработки и управления данными.
Форма обратной связи:
Оставьте свои контакты и получите расчёт создания электронного архива под ваши задачи:
