Что такое кадровый электронный документооборот?

При оформлении на работу нового сотрудника компании подписывают несколько документов с каждым из них: трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, согласие на обработку персональных данных, заявление с указанием реквизитов банковской карты для перечисления зарплаты, соглашение о неразглашении конфиденциальных данных, журналы ознакомления с ЛНА и др. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет перевести документы в электронный вид.

Что такое кадровый электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это система обмена электронными документами между организацией и ее сотрудниками, которая обеспечивает автоматизацию процессов сбора, учета, хранения и передачи кадровой документации.

С помощью электронного документооборота в кадровом делопроизводстве работодатель получает возможность обмениваться документами в электронном формате с сотрудниками и государственными органами (Росстат, ПФР, ФНС и т.д.) без дублирования на бумажном носителе.

Кадровый ЭДО позволяет упростить и ускорить процессы оформления документов, снизить риск ошибок и потери информации и является полноценным, законным, признанным документооборотом.

Согласно ФЗ №377 и №407 , работодатель может подписывать документы с сотрудниками в электронном виде, используя государственный сайт «Работа в России» или собственную информационную систему. Однако чаще всего компании отдают предпочтение собственным системам для ведения электронного кадрового документооборота.

Преимущества использования кадрового ЭДО

До сих пор КЭДО не является обязательным, однако компании внедряют его по собственному желанию, поскольку это приносит множество преимуществ:

1. Снижение утери и кражи документов — хранение онлайн в цифровом архиве защищает на 100% от возможности повреждений или потери.
2. Сокращение затрат на печать и логистику документов — при фиксировании всех расходов затраты в большинстве случаев превышают стоимость КЭДО-платформы. Организации не нужно оплачивать печать документов, отправку почтой или курьером. Затраты на кадровый документооборот снижаются до 10 раз.
3. Сокращение затрат на архив — экономия на аренде или переоборудование помещений, где раньше хранились документы, под рабочие места или производственные процессы, приносящие доход.
4. Подписание документов < чем за 5 минут — сотрудникам достаточно отправить их в системе и отследить статус подписания.
5. Снижение нагрузки на сотрудников — оформление занимает у сотрудника кадрового департамента меньше 10 минут.
6. Быстрый поиск подписанных документов в электронном архиве — все данные загружаются в электронное хранилище, откуда их можно сразу скачать вместо поисков их бумажных версий в папках и ящиках.

Какие документы можно перевести в цифровой вид?

В соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ работодатель может вести до 99% кадровых документов в электронном виде. Перевести в электронный вид можно > 160 документов, включая типовые:

• трудовой договор и ГПХ;
• заявления и приказы;
• ЛНА;
• графики отпусков;
• расчетные листки;
• акты с исполнителями по ГПХ;
• дополнительные соглашения к договорам.

Исключение сохраняется только для некоторых видов документов:

• приказ об увольнении;
• акт н-1 о несчастном случае;
• журналы инструктажей;
• бумажные трудовые договоры;
• сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Несмотря на то, что эти документы компания должна вести и сохранить в бумажном виде, их всё равно можно оцифровать и поместить в электронный архив, обеспечив таким образом 100%-ую оцифровку кадровых документов и сохранение данных для просмотра и работы в одном месте. Такую возожность даёт система DocuForce от Инфолоджстикс — узнайте больше, связавшись через форму обратной связи или по телефону +7 (499) 755 64-27

Как компании перейти на электронную кадровую систему документооборота?

1. Выбрать платформу под КЭДО

   Вот критерии, которые можно оценить:

   Какие электронные подписи система предлагает для выдачи сотрудникам – КЭП или НЭП? Система с квалифицированными электронными подписями обойдётся гораздо дороже, т.к. каждая подпись выдаётся Удостоверяющим центром и стоит порядка 2000 рулей. При этом НЭП (неквалифицированная электронная подпись) может выпускать провайдер выбранной системы КЭДО. НЭП будет стоить гораздо дешевле, чем КЭП, а иногда может быть включена в стоимость использования самой системы.

   При подключении системы КЭДО от Инфолоджистикс вы получаете ЭП для сотрудников автоматически и бесплатно.

   Есть ли у системы приложения под разные операционные системы мобильных телефонов? – ваши сотрудники будут быстрее подписывать документы, если смогут иметь доступ к ним с телефона. Инфолоджистикс разработала приложения использования платформы КЭДО на мобильных телефонах и Android и iOS – для удобства вас и ваших сотрудников.

   Есть ли у оператора КЭДО возможность подгружать скан-копии бумажных документов? Чтобы начать использовать КЭДО вам понадобится собрать согласия на бумажных носителях с ваших текущих сотрудников. Чтобы иметь все документы в одном месте необходимо выбирать такую систему, где вы сможете не только оформлять документы в электронном виде, но и подгружать в неё скан-копии бумажных документов. Ведь кроме согласий у вас могут остаться сотрудники, которые не согласятся использовать электронную систему документооборота. По закону с ними вы будете вынуждены продолжать вести документооборот на бумаге, и чтобы иметь цифровой доступ к документам всех сотрудников без исключения, важно иметь возможность отсканировать документы и добавить их в тот же интерфейс.

2. Составить локальные нормативные акты о переходе на КЭДО.

   В ЛНА должны быть описаны:

   • Выбранная система;
   • Процессы взаимодействия отдела кадров и сотрудников;
   • Этапы и сроки внедрения системы КЭДО;
   • Типы документов, подлежащие переводу в ЭДО;
   • Сроки обработки документов;
   • Роли участников на всех этапах и т.д.
3. Назначить ответственного за внедрение и последующий контроль работы КЭДО. Назначается приказом (образец приказа).
4. Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО: индивидуально каждому сотруднику выдать уведомление о переходе на КЭДО (пример уведомления) и заявление о согласии перехода на электронную систему обмена документами (пример согласия) с работодателем с указанием срока, в который сотрудник может подписать согласие. Сотрудник может не согласиться переходить на ЭДО. В таком случае он просто не подписывает согласие, и работодатель обязан продолжить вести документооборот с ним в бумажном виде.
5. Зарегистрировать сотрудников в системе КЭДО и выпустить каждому электронную подпись.

Инфолоджистикс автоматически выпускает электронные подписи вашим сотрудникам. Стоимость подписи — бесплатно

Принимайте на работу, ознакомляйте с Приказами, отправляйте сотрудников в отпуск или выводите в выходные на работу, а также оформляйте другие кадровые указания в электронном виде – быстро и просто.

• приказ об ответственном
• уведомление о переходе на КЭДО
• согласие о переходе на КЭДО

Какие виды электронных подписей нужны для КЭДО?

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023) содержит три типа ЭП, главное отличие которых заключается в безопасности данных. Рассмотрим подробнее виды подписей и их особенности.

Со стороны сотрудников достаточно использовать простую электронную подпись (ПЭП). Она наиболее проста в получении и использовании и может представлять собой привычные нам логин и пароль для входа в личный кабинет системы КЭДО. Основной недостаток заключается в меньшей надёжности ПЭП по сравнению с двумя другими видами ЭП — она не содержит в себе дополнительных параметров, по которым можно было бы проверить действительно ли владелец подписи воспользовался ей. Отсутствие цифрового следа делает невозможным отслеживание, то есть нельзя узнать, кто и в какой момент времени подписал документ.

Особенности НЭП:

1. Высокая степень надёжности. Уровень защиты выше ПЭП, содержит цифровой след и позволяет отследить, кто и когда внес изменения или подписал документ. В отличии от КЭП не требует установки специальных плагинов на устройство и может быть использована на любых электронных устройствах.
2. Ограниченные права. По функционалу НЭП близка к КЭП, но ей нельзя заверять покупку дорогостоящего имущества, допускать третьих лиц к данным.
3. Простота получения и использования. В отличие от КЭП не обязателен личный визит в удостоверяющий центр и настройка оборудования для использования данного вида подписи.

Особенности КЭП:

1. Обладает максимальной защитой среди всех трёх ЭЦП. Позволяет работать с государственной документацией.
2. Выдается аккредитованным центром сертификации ключей (АЦСК) только при личном визите. Сертификат КЭП содержит информацию о владельце, а также публичный ключ, который используется для проверки подписи.
3. Использует криптографические алгоритмы для защиты информации и подтверждения подлинности подписавшего.
4. Хранится на специальном защищенном носителе, таком как USB-токен или смарт-карта.
5. Возможность проверки подписи: КЭП позволяет проверить подлинность документа и подписавшего, используя открытый ключ из сертификата КЭП.
6. Срок действия: КЭП имеет ограниченный срок действия, который указывается в сертификате. По истечении срока действия требуется обновление или получение нового сертификата.

При переходе компании на КЭДО работодатель применяет только квалифицированную электронную подпись (!).

Способы подписания документов посредством ЭП для сотрудников:

1. ПЭП, НЭП или КЭП.
2. Мобильное приложение «Госключ».
3. Цифровая платформа «Работа в России».

Компания «Инфолоджистикс» при внедрении системы электронного кадрового документооборота автоматически предоставляет ЭП для сотрудников. Вам не нужно заниматься монотонными подключением персонала и выдачей ему подписей.

Заказать звонок

Преимущества решения платформы КЭДО от «Инфолоджистикс» – docuForce

1. Сервис «под ключ» Инфолоджистикс занимается подключением, настройкой и консультированием по работе с системой электронного кадрового документооборота. Компания предлагает собственное российское ПО docuForce.
2. Единый электронный архив. Система электронного документооборота Инфолоджистикс DocuForce одновременно может обслуживать и хранить как кадровые электронные документы, так и кадровые бумажные документы, предварительно отсканированные и помещенные в систему. Для этого используется технология SmartScan. Она позволяет сканировать и распознавать бумажные документы для удобной работы с ними в оцифрованном виде.
3. Полная безопасность персональных данных. Подтверждение сертификатом соответствия ФСТЭК и лицензией ФСБ.
4. Собственное мобильное приложение для Android и iOS. Возможен доступ к системе из любого места и в любое время через смартфон, что особенно актуально для сотрудников, находящихся временно вне офиса или работающих дистанционно постоянно.
5. Гибкая настройка. Отсутствует необходимость в радикальных изменениях привычных процессов, поскольку настройка осуществляется под цепочки согласования клиента, особенности интеграции и др.
6. Комплексная поддержка. «Инфолоджистикс» оказывает помощь на всех этапах: от составления ЛНА до обучения сотрудников навыкам работы в системе КЭДО.
7. Помощь с внедрением. Мы поможем вам презентовать решение КЭДО сотрудникам, рассказать о преимуществах, а также на старте использования кадровых документов в электронном виде. Таким образом, у вас будет максимально комфортный переход на кадровый электронный документооборот как для руководителей, так и для линейных сотрудников.
8. Помощь в расчете выгоды от внедрения КЭДО. Обратитесь в Инфолоджистикс, и мы поможем вам рассчитать конкретно вашу экономию на основании ваших текущих затрат. Оцените конкретную финансовую выгоду для вашей компании, чтобы оценить актуальность перехода на кадровый ЭДО и легко защитить проект перед руководством.

Экономия от системы электронного кадрового документооборота в цифрах:

• снижение риска потери документов на 100%;
• уменьшение затрат на кадровый документооборот в 10 раз;
• процент документов, которые не были подписаны в срок, что привело к штрафам, сводится к 0;
• облегчение процесса подписания документов сотрудниками, что повышает лояльность сотрудников и благоприятно сказывается на репутации компании как работодателя;
• оформление сотрудников в отделе кадров занимает меньше времени — в среднем в 2 раза;
• сокращение необходимости в расширении кадрового делопроизводства КДП.

Для внедрения системы электронного кадрового документооборота обращайтесь по телефону +7 (499) 755 64-27, электронной почте info@infologistics.ru или оставьте заявку в форме обратной связи в разделе «Контакты».

Infologistics 01.06.2023