Для увеличения скорости внедрения КЭДО минтруд запустил эксперимент, который регулируется №122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой".
Данным документом минтруд дополняет 63-ФЗ более детально расписывая регламенты работы с кадровыми документами и рекомендует, но не ограничивает к переводу следующие виды документов (Приложение N3 к Положению о порядке проведения эксперимента):
Заявление
Согласие
Предложение
Соглашение
Коллективный договор
Обращение
Отказ
Трудовой договор
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора
Требование
Приглашение
Предупреждение
Приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора
Просьба
Уведомление
Сообщение
Локальный нормативный акт
График отпусков
График сменности
График работы на вахте
Отдельное соглашение к трудовому договору
Ознакомление
Распоряжение
Мотивированный письменный отказ
Извещение
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Ученический договор
Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
Объяснение
Обязательство
и другие в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации.
Закон также устанавливает дополнительные требования к видам ЭП. В частности пункт 1 статьи 7 закона прямо устанавливает что создание и заверение электронных документов, связанных с работой, требующих подписания работодателем, осуществляются с использованием КЭП работодателя, а пункт 2 статьи 7 закона повторяет статью 312.3 ТК РФ.
Также эксперимент добавляет возможность взаимодействия с сотрудником через портал trudvsem. Это взаимодействие является не обязательным и осуществляется по обоюдному согласию. Для работы с trudvsem, у сотрудника необходимо иметь учетную запись портала госуслуг. Это дает следующие дополнительные возможности:
Для подписания документов можно использовать ПЭП, формирование которой будет производится на портале. Данный вид ПЭП отдельно узаконивает пункт 3 статьи 7 закона.
Сотрудник не привязан к работодателю, и все документы будет видеть в электронном виде в своем личном кабинете.
Для работы с порталом работодатель сам настраивает интеграцию со своей системой. Все вышесказанное можно резюмировать следующим образом:
Любая компания может в любой момент времени начать электронный кадровый документооборот любых видов кадровых документов. Для этого не обязательно включатся в эксперимент минтруда.
Подписывать можно любые типы документов, но для подписания использовать простое правило,
со стороны работодателя подписывается КЭП, со стороны работника НЭП.
Для начала работы с КЭДО необходимо подписать ряд распоряжений и соглашение с сотрудником.
Если у вас остались вопросы, наши консультанты
с радостью на них ответят!
