Электронные документы — это файлы, которые подписаны цифровой подписью и являются равносильными бумажным документам. Их можно создавать, вносить изменения, подписывать, отправлять другим участникам документооборота, архивировать, т. е. проводить все те же операции, что и с бумажными документами, но в электронном виде. Комплекс мероприятий с такими документами в организации называется электронным документооборотом (ЭДО). Его основная задача — оптимизация работы с документами. Все операции осуществляются в системе электронного документооборота . Более подробно об особенностях ЭДО, его функциях и основных видах расскажем в этой статье.

Какие функции выполняет электронный документооборот?

Компании переходят на ЭДО, потому что он увеличивает эффективность бизнеса за счет:

  • Быстрого обмена данными. Созданные в электронном формате файлы не требуют распечатывания и отправки. Их можно сразу отправить через систему ЭДО, по интернету или внутрикорпоративной сети. Срок доставки электронных документов значительно сокращается: адресат получает их в течение нескольких секунд. Таким образом, ускоряется обработка и согласование документации.
  • Автоматизация процесса создания и учета ЭД (электронного документа). При помощи сервиса электронного документооборота можно настроить автоматическое создание и движение документов для согласования по всей цепочке участников процесса вплоть до подписания электронной подписью. Как правило, системы ЭДО сохраняют всю историю взаимодействия с документом и после подписания обеспечивают хранение электронных документов.
  • Контроль движения ЭД. Не всегда сразу после создания документ направляется получателю. В некоторых случаях требуется дополнительное согласование и подписание его у нескольких сотрудников. Благодаря возможностям электронного документооборота можно отслеживать процесс их перемещения и действия, которые с ними проводятся, а также настроить уведомления-напоминания для сотрудников о необходимости подписать документ, чтобы процесс не задерживался.
  • Обеспечение безопасности обмена данными. Для передачи данных внутри ЭДО используются защищенные каналы связи. Это позволяет защитить документы от несанкционированного доступа.

Какие документы можно перевести в ЭДО?

Виды электронного документооборота

Большинство предприятий переводят в электронный вид следующие категории документов:

  • первичные учётные документы и договоры с контрагентами;
  • налоговую и бухгалтерскую отчётность;
  • счета-фактуры;
  • локальные нормативные акты (ЛНА);
  • трудовые книжки;
  • некоторые кадровые документы (за исключением приказа об увольнении, актов о несчастном случае, инструктажей по охране труда) и т. д.

В электронных документах могут содержаться конфиденциальные данные, представляющие собой коммерческую тайну. Для обеспечения защиты такой информации от оператора ЭДО требуется наличие лицензии ФСБ на работу с криптографическими средствами и лицензии на оказание услуг телематической связи. “Инфолоджистикс” обладает всеми перечисленными лицензиями, разрешающими разработку ПО для работы с данными, включая персональные.

Значительная часть документов по хозяйственной деятельности уже имеет унифицированный формат для ЭДО, утвержденный ФНС России, и обладает юридической значимостью наравне с бумажными документами при подписании электронной подписью.

Различают следующие типы электронной подписи:

  • простая ЭП — представляет собой запись в базе данных о совершенном пользователем событии, отличается низкой стоимостью или может быть даже бесплатной за счет того, что организация сама может выпустить ПЭП — выдать логин и пароль от информационных систем;
  • неквалифицированная ЭП — может быть выпущена неаккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), обладающим лицензией ФСБ на работу с криптографией;
  • квалифицированная ЭП — отличается высокой стоимостью, выпускается только аккредитованным УЦ в присутствии владельца подписи, на компьютер устанавливается специальный модуль операционной системы.

Процесс обмена электронными документами между подписантами осуществляется через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность информации о каждом из участников процесса, фиксирует все операции и может обеспечивать хранение архива данных в течение установленного действующим законодательством срока.

Автоматизировать работу с различными видами документов позволяет система электронного документооборота.

Внедрение в управленческий процесс ЭДО позволяет:

  • обеспечить централизованное хранение данных;
  • снизить расходы на печать и почтовую отправку документов;
  • отказаться от хранения бумажных документов;
  • стандартизировать процесс создания, согласования и утверждения электронных документов;
  • сократить общее время обработки документов;
  • упростить операции с документами, позволяя осуществлять их из любой точки планеты при наличии интернета;
  • ускорить процесс поиска нужных сведений.

Виды электронного документооборота

Хорошо настроенный документооборот в организации предполагает систематизированную работу с большим объемом данных. Все типы ЭДО можно классифицировать по двум параметрам:

1. По сфере правовых отношений между участниками.

Различают:

Внутренний электронный документооборот

Внутренний или внутрикорпоративный документооборот — это комплекс мероприятий с документами, выполняемых между сотрудниками организации. Он обеспечивает быстрый обмен данными между структурными подразделениями и значительно упрощает процесс информирования о приказах, локальных нормативно-правовых актах и т. д. Система уведомлений, алгоритмы движения и возможность отслеживания статусов документов позволяют ускорить бизнес-процессы, найти и исправить “узкие места”, которые задерживают исполнение документов.

Этот вид документооборота предполагает взаимодействие с:

  • актами форм МХ-1, МХ-2 и пр.;
  • приказами;
  • заявлениями;
  • протоколами совещаний;
  • инструкциями;
  • регламентами;
  • служебными записками и т. д

Внутренний ЭДО помогает оптимизировать работу персонала, ускорить кадровые, административные и прочие процессы компании.

Внешний электронный документооборот

Этот вид документооборота в организации предполагает обмен документами с контрагентами.

Во внешнем документообороте используются:

  • договоры с контрагентами;
  • первичная учётная документация;
  • платёжные документы и т.п.

Все используемые в рамках внешнего ЭДО документы, также как и документы внутреннего ЭДО обладают правовой силой.

Электронный документооборот с государственными органами

В настоящее время большинство госучреждений перешло или находится в стадии миграции на системы электронного взаимодействия, включая ЭДО. В результате индивидуальные предприниматели и юрлица получили возможность оперативно взаимодействовать с Налоговой службой, Фондом социального страхования, Росстатом, Пенсионным фондом РФ, и т. д.

Внутренний, внешний ЭДО, а также электронный документооборот с госорганами — базовая составляющая делопроизводства предприятия.

2. По типу передаваемых документов.

Выделяется:

Бухгалтерский ЭДО Система электронного документооборота в бухгалтерии позволяет быстро получать и передавать бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры, УПД, товарные накладные и пр.) от контрагентов. Благодаря интеграции сервиса ЭДО с 1С документы формируются прямо на основании данных из системы, и наоборот — данные из ЭДО могут быть интегрированы в 1С, освобождая бухгалтеров от ручного переноса данных.
Кадровый ЭДО В рамках электронного документооборота в сфере трудовых отношений возможно перевести в цифровую форму большинство видов документов. Исключение составляют только акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда.
Управленческий ЭДО Приказы, уставы, распоряжения и другие документы, регламентирующие деятельность организации, также переводятся в электронный формат, что облегчает работу с ними.
Складской ЭДО Складкой ЭДО позволяет оптимизировать процесс обработки накладных и других документов. Система электронного документооборота используется для ведения учета по приходно-расходной документации, внутрискладского учета и учетных регистров.

Подведем итог. Внедрение системы электронного документооборота в организации требует времени, однако выгоды такого решения очевидны. Уже в первый месяц использования становятся заметны экономия на расходах, связанных с доставкой документов, закупкой бумаги и материалов для печати, а самое главное — скорость и удобство работы с документами! Грамотно выстроенная система ЭДО позволит:

  • сократить время на согласование и подписание документов;
  • снизить издержки, связанные с хранением и утилизацией бумаг;
  • ускорить бизнес-процессы;
  • увеличить скорость получения оплаты от контрагентов и избежать кассовых разрывов.

Чтобы оценить необходимость внедрения СЭД, руководству предприятия следует проанализировать бизнес-процессы и ответить на следующие вопросы:

  • Можно ли оперативно найти необходимый документ, например, во время разговора с клиентом?
  • Постоянно ли имеются актуальные данные о наличии и статусе документов по сделкам?
  • Возможно ли в любое время отследить, где в данный момент находится документ, который отправлен на согласование?
  • Способствует ли действующая в настоящее время скорость согласования документов поставленным целям по оптимизации бизнес-процессов компании?
  • Обеспечен ли автономный — не требующий специального контроля со стороны сотрудников — бесперебойный процесс документооборота?

Если на 2 и более вопросов дан отрицательный ответ, следует задуматься над внедрением системы ЭДО в бизнес-процессы.

Узнайте больше о системе электронного документооборота от “Инфолоджистикс”

Infologistics