Электронные документы — это файлы, которые подписаны цифровой подписью и являются равносильными бумажным документам. Их можно создавать, вносить изменения, подписывать, отправлять другим участникам документооборота, архивировать, т. е. проводить все те же операции, что и с бумажными документами, но в электронном виде. Комплекс мероприятий с такими документами в организации называется электронным документооборотом (ЭДО). Его основная задача — оптимизация работы с документами. Все операции осуществляются в системе электронного документооборота . Более подробно об особенностях ЭДО, его функциях и основных видах расскажем в этой статье.
Содержание
Какие функции выполняет электронный документооборот?
Компании переходят на ЭДО, потому что он увеличивает эффективность бизнеса за счет:
- Быстрого обмена данными. Созданные в электронном формате файлы не требуют распечатывания и отправки. Их можно сразу отправить через систему ЭДО, по интернету или внутрикорпоративной сети. Срок доставки электронных документов значительно сокращается: адресат получает их в течение нескольких секунд. Таким образом, ускоряется обработка и согласование документации.
- Автоматизация процесса создания и учета ЭД (электронного документа). При помощи сервиса электронного документооборота можно настроить автоматическое создание и движение документов для согласования по всей цепочке участников процесса вплоть до подписания электронной подписью. Как правило, системы ЭДО сохраняют всю историю взаимодействия с документом и после подписания обеспечивают хранение электронных документов.
- Контроль движения ЭД. Не всегда сразу после создания документ направляется получателю. В некоторых случаях требуется дополнительное согласование и подписание его у нескольких сотрудников. Благодаря возможностям электронного документооборота можно отслеживать процесс их перемещения и действия, которые с ними проводятся, а также настроить уведомления-напоминания для сотрудников о необходимости подписать документ, чтобы процесс не задерживался.
- Обеспечение безопасности обмена данными. Для передачи данных внутри ЭДО используются защищенные каналы связи. Это позволяет защитить документы от несанкционированного доступа.
Какие документы можно перевести в ЭДО?
Большинство предприятий переводят в электронный вид следующие категории документов:
- первичные учётные документы и договоры с контрагентами;
- налоговую и бухгалтерскую отчётность;
- счета-фактуры;
- локальные нормативные акты (ЛНА);
- трудовые книжки;
- некоторые кадровые документы (за исключением приказа об увольнении, актов о несчастном случае, инструктажей по охране труда) и т. д.
В электронных документах могут содержаться конфиденциальные данные, представляющие собой коммерческую тайну. Для обеспечения защиты такой информации от оператора ЭДО требуется наличие лицензии ФСБ на работу с криптографическими средствами и лицензии на оказание услуг телематической связи. “Инфолоджистикс” обладает всеми перечисленными лицензиями, разрешающими разработку ПО для работы с данными, включая персональные.
Значительная часть документов по хозяйственной деятельности уже имеет унифицированный формат для ЭДО, утвержденный ФНС России, и обладает юридической значимостью наравне с бумажными документами при подписании электронной подписью.
Различают следующие типы электронной подписи:
- простая ЭП — представляет собой запись в базе данных о совершенном пользователем событии, отличается низкой стоимостью или может быть даже бесплатной за счет того, что организация сама может выпустить ПЭП — выдать логин и пароль от информационных систем;
- неквалифицированная ЭП — может быть выпущена неаккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), обладающим лицензией ФСБ на работу с криптографией;
- квалифицированная ЭП — отличается высокой стоимостью, выпускается только аккредитованным УЦ в присутствии владельца подписи, на компьютер устанавливается специальный модуль операционной системы.
Процесс обмена электронными документами между подписантами осуществляется через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность информации о каждом из участников процесса, фиксирует все операции и может обеспечивать хранение архива данных в течение установленного действующим законодательством срока.
Автоматизировать работу с различными видами документов позволяет система электронного документооборота.
Внедрение в управленческий процесс ЭДО позволяет:
- обеспечить централизованное хранение данных;
- снизить расходы на печать и почтовую отправку документов;
- отказаться от хранения бумажных документов;
- стандартизировать процесс создания, согласования и утверждения электронных документов;
- сократить общее время обработки документов;
- упростить операции с документами, позволяя осуществлять их из любой точки планеты при наличии интернета;
- ускорить процесс поиска нужных сведений.
Виды электронного документооборота
Хорошо настроенный документооборот в организации предполагает систематизированную работу с большим объемом данных. Все типы ЭДО можно классифицировать по двум параметрам:
1. По сфере правовых отношений между участниками.
Различают:
| Внутренний электронный документооборот |
Внутренний или внутрикорпоративный документооборот — это комплекс мероприятий с документами, выполняемых между сотрудниками организации. Он обеспечивает быстрый обмен данными между структурными подразделениями и значительно упрощает процесс информирования о приказах, локальных нормативно-правовых актах и т. д. Система уведомлений, алгоритмы движения и возможность отслеживания статусов документов позволяют ускорить бизнес-процессы, найти и исправить “узкие места”, которые задерживают исполнение документов. Этот вид документооборота предполагает взаимодействие с:
Внутренний ЭДО помогает оптимизировать работу персонала, ускорить кадровые, административные и прочие процессы компании. |
|---|---|
| Внешний электронный документооборот |
Этот вид документооборота в организации предполагает обмен документами с контрагентами. Во внешнем документообороте используются:
Все используемые в рамках внешнего ЭДО документы, также как и документы внутреннего ЭДО обладают правовой силой. |
| Электронный документооборот с государственными органами |
В настоящее время большинство госучреждений перешло или находится в стадии миграции на системы электронного взаимодействия, включая ЭДО. В результате индивидуальные предприниматели и юрлица получили возможность оперативно взаимодействовать с Налоговой службой, Фондом социального страхования, Росстатом, Пенсионным фондом РФ, и т. д. |
Внутренний, внешний ЭДО, а также электронный документооборот с госорганами — базовая составляющая делопроизводства предприятия.
2. По типу передаваемых документов.
Выделяется:
| Бухгалтерский ЭДО | Система электронного документооборота в бухгалтерии позволяет быстро получать и передавать бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры, УПД, товарные накладные и пр.) от контрагентов. Благодаря интеграции сервиса ЭДО с 1С документы формируются прямо на основании данных из системы, и наоборот — данные из ЭДО могут быть интегрированы в 1С, освобождая бухгалтеров от ручного переноса данных. |
|---|---|
| Кадровый ЭДО | В рамках электронного документооборота в сфере трудовых отношений возможно перевести в цифровую форму большинство видов документов. Исключение составляют только акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда. |
| Управленческий ЭДО | Приказы, уставы, распоряжения и другие документы, регламентирующие деятельность организации, также переводятся в электронный формат, что облегчает работу с ними. |
| Складской ЭДО | Складкой ЭДО позволяет оптимизировать процесс обработки накладных и других документов. Система электронного документооборота используется для ведения учета по приходно-расходной документации, внутрискладского учета и учетных регистров. |
Подведем итог. Внедрение системы электронного документооборота в организации требует времени, однако выгоды такого решения очевидны. Уже в первый месяц использования становятся заметны экономия на расходах, связанных с доставкой документов, закупкой бумаги и материалов для печати, а самое главное — скорость и удобство работы с документами! Грамотно выстроенная система ЭДО позволит:
- сократить время на согласование и подписание документов;
- снизить издержки, связанные с хранением и утилизацией бумаг;
- ускорить бизнес-процессы;
- увеличить скорость получения оплаты от контрагентов и избежать кассовых разрывов.
Чтобы оценить необходимость внедрения СЭД, руководству предприятия следует проанализировать бизнес-процессы и ответить на следующие вопросы:
- Можно ли оперативно найти необходимый документ, например, во время разговора с клиентом?
- Постоянно ли имеются актуальные данные о наличии и статусе документов по сделкам?
- Возможно ли в любое время отследить, где в данный момент находится документ, который отправлен на согласование?
- Способствует ли действующая в настоящее время скорость согласования документов поставленным целям по оптимизации бизнес-процессов компании?
- Обеспечен ли автономный — не требующий специального контроля со стороны сотрудников — бесперебойный процесс документооборота?
Если на 2 и более вопросов дан отрицательный ответ, следует задуматься над внедрением системы ЭДО в бизнес-процессы.
Узнайте больше о системе электронного документооборота от “Инфолоджистикс”
