Электронный документооборот (ЭДО) — неотъемлемая часть современного бизнеса, поскольку он позволяет сохранить, передать и обработать большое количество документов в цифровом формате. Это существенно повышает эффективность работы организаций и снижает количество бумажных документов, а значит и затраты на их хранение и обработку, в том числе на их доставку, освобождает персонал от рутинных задач.
В статье мы простыми словами дадим определение термину, расскажем о принципах работы электронного документооборота, его особенностях и преимуществах. Вы узнаете, как компании и предприниматели могут обмениваться документами с контрагентами онлайн и в чем их выгода.
Содержание
- ЭДО (электронный документооборот): что это и как работает
- Принципы электронного документооборота
- Что можно делать в электронном документообороте?
- Виды электронного документооборота (ЭДО)
- Каким компаниям подходит электронный документооборот?
- Преимущества внедрения ЭДО
- Как понять, что вам пора переходить на электронный документооборот?
- Этапы перехода на ЭДО
- Как работать в ЭДО?
- Расчет вашей экономии от внедрения ЭДО
- Что делать с бумажными документами?
ЭДО (электронный документооборот): что это и как работает
Электронный документооборот — это процесс обмена и хранения документов, который осуществляется с использованием электронных средств и технологий. Вместо традиционного бумажного формата документы создаются, отправляются, подписываются, получаются и хранятся в электронном виде. Если при бумажном документообороте стороны должны встретиться для подписания документов, то в электронном документообороте функцию места встречи берет на себя система ЭДО. Это позволяет упростить и ускорить процессы обработки документов, сократить затраты на их печать и доставку, а также повысить безопасность и надежность хранения информации.
Принципы электронного документооборота
Что можно делать в электронном документообороте?
Основной функционал системы электронного документооборота позволяет вам:
- Создать электронный документ. Документ создается в электронном формате с помощью преднастроенных шаблонов документов или передается из учетной системы, например 1С, также можно загружать документы прямо с компьютера в систему.
- Подписать электронный документа. Для обеспечения подлинности и целостности документа применяется электронная подпись. Как правило, при внедрении системы ЭДО соответствующая электронная подпись выдается пользователям автоматически.
- Передать электронный документ контрагенту. Документ передается прямо внутри системы — нужно просто выбрать контрагента из списка и отправить документ в его личный кабинет. Контрагент получит уведомление о поступившем документе и задачу подписать его.
- Хранить электронные документы. Электронные документы хранятся на серверах или в облачных хранилищах, а также обрабатываются автоматически с использованием программного обеспечения для управления документами.
Принцип работы ЭДО основан на использовании современных информационных технологий для упрощения и автоматизации процессов создания, передачи, хранения и обработки документов, что позволяет повысить эффективность работы организаций и сократить затраты на бумажную документацию.
Виды электронного документооборота (ЭДО)
По сфере правовых отношений между субъектами, которые участвуют в организации электронного документооборота, выделяют следующие виды ЭДО:
- Внутренний — затрагивает обмен документами внутри одной организации, что особенно удобно, например, при развитой сети филиалов. С помощью ЭДО быстро согласуются договоры, проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции, а также без логистических затрат рассылаются и подписываются внутренние документы — акты, приказы, дополнительные соглашения и т. д.
- Внешний — процесс обмена электронными документами между компанией и ее внешними партнерами — клиентами, поставщиками, исполнителями и пр.
- С контролирующими органами — позволяет отправлять отчетность в электронном виде, используя электронные системы взаимодействия с различными государственными ведомствами.
По виду документов различают следующие виды ЭДО:
- бухгалтерский;
- кадровый;
- управленческий;
- складской.
Каким компаниям подходит электронный документооборот?
Работа с ЭДО подходит практически всем компаниям, независимо от их:
Размера
- Крупные корпорации — снижение расходов на покупку бумаги и обслуживание принтеров, курьеров и почтовые отправления, минимизация объема документации, ее простой контроль и обработка.
- Малые и средние предприятия — помогает избегать проблем, связанных с ошибками в документах, утратой документов, которые нужно хранить, чтобы не попасть на штрафы от налоговой.
Отрасли
- ускоряет регистрацию пациентов и ввод документов
- дает возможность их быстрого поиска
- предоставляет одновременный доступ к файлам для совместной работы
- автоматизирует процессы визирования документов
- предоставляет доступ к архивам и многое другое.
- позволяет перевести закрывающие документы по поставкам и оплате товара в электронный вид
- выставлять и оплачивать счета через ЭДО
- быстро находить документы за любой предыдущий период
- сокращать вероятность ошибок и потерь документов, так как они хранятся в цифровом виде
- давать возможность перевести кадровый документооборот с сотрудниками торговых залов, складов и офисов в электронный вид и быстро подписывать кадровые документы.
- можно автоматизировать процессы согласования и подписания актов и договоров
- отправлять и подписывать их с контрагентами в электронном виде
- легко контролировать статус документа и заменять версию при обнаружении ошибки
- быстро выгружать из системы и предоставлять актуальный документ по запросу контрагента.
- позволяет сократить время на согласование документов
- ускорить передачу информации между отделами и снизить вероятность ошибок при вводе данных
- вести более точный и надежный учет документов
- контролировать сроки и этапы их обработки
- отслеживать историю изменений
- сократить расходы на бумажные носители, печать, доставку и хранение документов
- ограничить доступ к документам в целях безопасности.
- существенно сокращает время рутинной работы с документами
- позволяет значительно облегчить учебно-производственную, методическую, воспитательную работу, а также работу системы менеджмента качества
- усиливает контроль над деятельностью всех департаментов.
- позволяет уменьшить расходы на бумагу, печать, доставку и хранение бумажных документов
- легко отслеживать статус документов, контролировать сроки исполнения и получения подписей
- работать с документами удаленно, в любое время и из любого места.
- позволяет сократить время на обработку и передачу документов, а также количество рутинных операций и устранить возможность ошибок, связанных с ручным вводом данных
- лучше контролировать доступ к документам и установить различные уровни доступа для разных пользователей
- сократить затраты на печать, копирование и хранение бумажных документов
- соблюдать требования законодательства в отношении хранения и передачи документов.
В целом ЭДО подходит любой компании, которая хочет упростить и оптимизировать рабочие процессы, улучшить управление документами, снизить затраты на печать, хранение и логистику бумажных документов, а также повысить безопасность и конфиденциальность информации.
Преимущества внедрения ЭДО
ЭДО — один из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса. Он необходим современным компаниям, чтобы оставаться конкурентными и перспективными участниками рынка. С возможностями системы ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» вы можете ознакомиться здесь.
Рассмотрим основные преимущества внедрения электронного документооборота:
Как понять, что вам пора переходить на электронный документооборот?
Если компания сталкивается с трудностями, связанными с объемом документации, сложностью поиска данных и затратами на обработку бумажных документов, то это сигнал о необходимости перехода на ЭДО. Рассмотрим конкретные признаки, которые на указывают, что вам пора внедрить систему электронного документооборота:
Этапы перехода на ЭДО
В каждой организации документооборот имеет свои особенности, но перейти на ЭДО — не такая сложная задача, как может показаться сперва. Если вы сомневаетесь в целесообразности ЭДО для себя, запросите консультацию со специалистами «Инфолоджистикс». Перечислим основные этапы перехода на ЭДО:
- Анализ текущего состояния. Необходимо изучить существующие процессы документооборота, определить проблемы и недостатки, которые могут быть решены с помощью электронного документооборота.
- Выбор оператора ЭДО. На этом этапе необходимо определить базовые пожелания к системе и отправить запрос на предоставление КП нескольким компаниям, предоставляющим услуги по организации документооборота.
- Внедрение выбранной системы. Внедрение облачной системы не потребует от вас особенных усилий. Чтобы начать пользоваться, вам нужно будет просто войти в систему под логином и паролем. Если вам нужна интеграция с 1С или другими учётными системами, это сделает выбранный провайдер силами своих сотрудников.
- Подключить сотрудников к ЭДО и выдать электронные подписи. Выберите сотрудников, которые будут работать в ЭДО: те сотрудники, кто участвует в процессе согласования и подписания документов. В ЭДО docuForсe выдача подписей происходит автоматически после регистрации пользователя. По умолчанию пользователю выдаётся ЭП (простая), при необходимости в docuForce можно интегрировать КЭП или УКЭП.
- Начните обмен документами в электронном виде. Проверьте, что все сотрудники в курсе внедрения электронного документооборота и процесс не продолжает дублироваться в бумажном виде.
Как работать в ЭДО?
Интерфейс интуитивно простой, поэтому нет необходимости в прохождении специального обучения. Например, в ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» можно добавить документ с компьютера или создать его сразу в системе:
При загрузке документа выбирается его тип, от чего зависит маршрут цепочки согласования и подписания, по которому автоматически пойдет документ сразу после загрузки.
Расчет вашей экономии от внедрения ЭДО
При внедрении ЭДО ваша организация сокращает расходы на бумагу, печать, доставку, хранение документов минимум на 30%. Обратитесь в «Инфолоджистикс» и получите точный расчет вашей экономии с обоснованием текущих затрат на каждом этапе движения документов.
Что делать с бумажными документами?
При переходе на ЭДО часть документов остается в бумажном виде. Таким образом, формируются два архива: электронный и бумажный. Вести работу одновременно с двумя неудобно. Однако можно объединить бумажный архив и электронный документооборот в одном окне. Для их объединения нужно отсканировать документы и добавить скан-копии в эту же систему электронного документооборота. ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» позволяет работать и с электронными, и с оцифрованными документами в одном окне. Сканирование бумажных документов можно поручить «Инфолоджистикс», от других систем ЭДО, «Инфолоджистикс» может и оцифровывать бумажные документы и вместе с тем предоставить систему электронного документооборота, соединив все типы документов в одном окне.
После сканирования бумажных документов и загрузки в электронный архив их можно передать на внеофисное хранение в специализированный архив. Когда вы передаете на оцифровку бумажные документы и сдаете их на хранение, то вы решаете 2 базовых задачи:
- Обеспечиваете быстрый и круглосуточный доступ к документам, быстро находите любой нужный документ, используя только компьютер.
- Освобождаете свои офисы от бумаг, освобождаете помещения, занятые документами, при этом сохраняя все документы в целостности и доступности.
В заключение отметим, что электронный документооборот представляет собой современное и эффективное решение для управления документами в организации. Он позволяет сократить время и затраты на обработку и передачу документов, повысить их безопасность и улучшить общую эффективность бизнес-процессов. ЭДО обеспечивает удобный доступ к информации, повышает прозрачность и контроль над документами, а также способствует снижению использования бумажных носителей, что благоприятно влияет на экологическую обстановку. Внедрение электронного документооборота становится неотъемлемой частью цифровой трансформации организаций в современном мире.
Переход на ЭДО предоставляет множество преимуществ и не требует колоссальных вложений. Если вам нужно больше информации, чтобы понять, нужна ли вам система ЭДО и с чего начать её внедрение, свяжитесь с «Инфолоджистикс» сегодня и получите индивидуальный расчет вашей экономии от перехода на ЭДО.
