Электронный документооборот (ЭДО) — неотъемлемая часть современного бизнеса, поскольку он позволяет сохранить, передать и обработать большое количество документов в цифровом формате. Это существенно повышает эффективность работы организаций и снижает количество бумажных документов, а значит и затраты на их хранение и обработку, в том числе на их доставку, освобождает персонал от рутинных задач.

В статье мы простыми словами дадим определение термину, расскажем о принципах работы электронного документооборота, его особенностях и преимуществах. Вы узнаете, как компании и предприниматели могут обмениваться документами с контрагентами онлайн и в чем их выгода.

ЭДО (электронный документооборот): что это и как работает

Электронный документооборот — это процесс обмена и хранения документов, который осуществляется с использованием электронных средств и технологий. Вместо традиционного бумажного формата документы создаются, отправляются, подписываются, получаются и хранятся в электронном виде. Если при бумажном документообороте стороны должны встретиться для подписания документов, то в электронном документообороте функцию места встречи берет на себя система ЭДО. Это позволяет упростить и ускорить процессы обработки документов, сократить затраты на их печать и доставку, а также повысить безопасность и надежность хранения информации.

Что такое ЭДО

Принципы электронного документооборота

Юридическая значимость
Электронные документы имеют юридическую силу и признаются равноценными письменным документам на бумажных носителях.

Аутентификация
Электронные документы должны быть аутентичными, то есть подтверждать свою подлинность и целостность.

Идентификация
Работа в системе электронного документооборота требует идентификации участников, чтобы обеспечить конфиденциальность и безопасность информации.

Целостность
Документы ЭДО должны быть защищены от несанкционированного изменения или уничтожения.

Конфиденциальность
Для защиты информации в электронных документах необходимо обеспечить конфиденциальность передачи и хранения данных.

Непрерывность
Электронный документооборот должен быть непрерывным и доступным для участников в любое время с различных устройств.

Сохранность
Электронные документы должны быть сохранены в том виде, в котором они были созданы, и доступны для последующей проверки и анализа.

Совместимость
ЭДО должен быть совместим с различными системами и форматами, чтобы обеспечить обмен информацией между участниками.

Что можно делать в электронном документообороте?

Основной функционал системы электронного документооборота позволяет вам:

  1. Создать электронный документ. Документ создается в электронном формате с помощью преднастроенных шаблонов документов или передается из учетной системы, например 1С, также можно загружать документы прямо с компьютера в систему.
  2. Подписать электронный документа. Для обеспечения подлинности и целостности документа применяется электронная подпись. Как правило, при внедрении системы ЭДО соответствующая электронная подпись выдается пользователям автоматически.
  3. Передать электронный документ контрагенту. Документ передается прямо внутри системы — нужно просто выбрать контрагента из списка и отправить документ в его личный кабинет. Контрагент получит уведомление о поступившем документе и задачу подписать его.
  4. Хранить электронные документы. Электронные документы хранятся на серверах или в облачных хранилищах, а также обрабатываются автоматически с использованием программного обеспечения для управления документами.

Принцип работы ЭДО основан на использовании современных информационных технологий для упрощения и автоматизации процессов создания, передачи, хранения и обработки документов, что позволяет повысить эффективность работы организаций и сократить затраты на бумажную документацию.

Виды электронного документооборота (ЭДО)

По сфере правовых отношений между субъектами, которые участвуют в организации электронного документооборота, выделяют следующие виды ЭДО:

  1. Внутренний — затрагивает обмен документами внутри одной организации, что особенно удобно, например, при развитой сети филиалов. С помощью ЭДО быстро согласуются договоры, проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции, а также без логистических затрат рассылаются и подписываются внутренние документы — акты, приказы, дополнительные соглашения и т. д.
  2. Внешний — процесс обмена электронными документами между компанией и ее внешними партнерами — клиентами, поставщиками, исполнителями и пр.
  3. С контролирующими органами — позволяет отправлять отчетность в электронном виде, используя электронные системы взаимодействия с различными государственными ведомствами.

По виду документов различают следующие виды ЭДО:

  • бухгалтерский;
  • кадровый;
  • управленческий;
  • складской.

Каким компаниям подходит электронный документооборот?

Работа с ЭДО подходит практически всем компаниям, независимо от их:

Размера

  1. Крупные корпорации — снижение расходов на покупку бумаги и обслуживание принтеров, курьеров и почтовые отправления, минимизация объема документации, ее простой контроль и обработка.
  2. Малые и средние предприятия — помогает избегать проблем, связанных с ошибками в документах, утратой документов, которые нужно хранить, чтобы не попасть на штрафы от налоговой.

Отрасли

Медицинские учреждения
  • ускоряет регистрацию пациентов и ввод документов
  • дает возможность их быстрого поиска
  • предоставляет одновременный доступ к файлам для совместной работы
  • автоматизирует процессы визирования документов
  • предоставляет доступ к архивам и многое другое.

Розничный и оптовый ритейл
  • позволяет перевести закрывающие документы по поставкам и оплате товара в электронный вид
  • выставлять и оплачивать счета через ЭДО
  • быстро находить документы за любой предыдущий период
  • сокращать вероятность ошибок и потерь документов, так как они хранятся в цифровом виде
  • давать возможность перевести кадровый документооборот с сотрудниками торговых залов, складов и офисов в электронный вид и быстро подписывать кадровые документы.

Компании по оказанию услуг
  • можно автоматизировать процессы согласования и подписания актов и договоров
  • отправлять и подписывать их с контрагентами в электронном виде
  • легко контролировать статус документа и заменять версию при обнаружении ошибки
  • быстро выгружать из системы и предоставлять актуальный документ по запросу контрагента.

Производственные предприятия
  • позволяет сократить время на согласование документов
  • ускорить передачу информации между отделами и снизить вероятность ошибок при вводе данных
  • вести более точный и надежный учет документов
  • контролировать сроки и этапы их обработки
  • отслеживать историю изменений
  • сократить расходы на бумажные носители, печать, доставку и хранение документов
  • ограничить доступ к документам в целях безопасности.

Образовательные учреждения
  • существенно сокращает время рутинной работы с документами
  • позволяет значительно облегчить учебно-производственную, методическую, воспитательную работу, а также работу системы менеджмента качества
  • усиливает контроль над деятельностью всех департаментов.

Развлекательно-досуговые организации
  • позволяет уменьшить расходы на бумагу, печать, доставку и хранение бумажных документов
  • легко отслеживать статус документов, контролировать сроки исполнения и получения подписей
  • работать с документами удаленно, в любое время и из любого места.

Юридические фирмы
  • позволяет сократить время на обработку и передачу документов, а также количество рутинных операций и устранить возможность ошибок, связанных с ручным вводом данных
  • лучше контролировать доступ к документам и установить различные уровни доступа для разных пользователей
  • сократить затраты на печать, копирование и хранение бумажных документов
  • соблюдать требования законодательства в отношении хранения и передачи документов.

В целом ЭДО подходит любой компании, которая хочет упростить и оптимизировать рабочие процессы, улучшить управление документами, снизить затраты на печать, хранение и логистику бумажных документов, а также повысить безопасность и конфиденциальность информации.

Преимущества внедрения ЭДО

ЭДО — один из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса. Он необходим современным компаниям, чтобы оставаться конкурентными и перспективными участниками рынка. С возможностями системы ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» вы можете ознакомиться здесь.

Что такое ЭДО

Рассмотрим основные преимущества внедрения электронного документооборота:

Быстрое согласование и утверждение
Преднастроенные маршруты движения документов с помощью уведомлений и системы дедлайнов не позволяют сотрудникам задержать срок согласования и подписания, забыть о задаче или потерять документ. Сотрудники легко отслеживают статус документов и получают уведомления о необходимых действиях.

Сокращение бумажных документов
Внедрение программы ЭДО способствует сокращению использования бумажных документов, что в дополнение к значительному сокращению расходов положительно влияет на окружающую среду и снижает экологическую нагрузку.

Документы не теряются
Хранение документов в облачных хранилищах в сравнении с любыми другими носителями информации обеспечивает высокую сохранность и доступность документов на протяжении длительного времени, а также упрощает их поиск и восстановление при необходимости.

Быстрое согласование и утверждение
Преднастроенные маршруты движения документов с помощью уведомлений и системы дедлайнов не позволяют сотрудникам задержать срок согласования и подписания, забыть о задаче или потерять документ. Сотрудники легко отслеживают статус документов и получают уведомления о необходимых действиях.

Сокращение бумажных документов
Внедрение программы ЭДО способствует сокращению использования бумажных документов, что в дополнение к значительному сокращению расходов положительно влияет на окружающую среду и снижает экологическую нагрузку.

Документы не теряются
Хранение документов в облачных хранилищах в сравнении с любыми другими носителями информации обеспечивает высокую сохранность и доступность документов на протяжении длительного времени, а также упрощает их поиск и восстановление при необходимости.

Улучшение взаимодействия с клиентами и партнерами
Документы через систему ЭДО приходят мгновенно. Улучшается качество клиентского обслуживания за счёт быстрого поиска данных, снижаются затраты на коммуникацию и доставку документов.

Как понять, что вам пора переходить на электронный документооборот?

Если компания сталкивается с трудностями, связанными с объемом документации, сложностью поиска данных и затратами на обработку бумажных документов, то это сигнал о необходимости перехода на ЭДО. Рассмотрим конкретные признаки, которые на указывают, что вам пора внедрить систему электронного документооборота:

1. У вас скопилось много бумажной документации.
Если компания генерирует большое количество документов и архивы заполняются быстро, то ЭДО значительно сократит объем бумажных документов и поможет разгрузить архивные площади.

2. Подписание документов занимает много времени.
Если подписание документов в организации занимает много времени из-за необходимости передачи документа от сотрудника к сотруднику или контрагентам, то с ЭДО вы сможете доставлять документы мгновенно, согласовывать их и быстро подписывать.

3. Вы не понимаете, на ком «зависло» подписание документа.
В ЭДО всегда виден актуальный статус документа, и вам не нужно спрашивать у коллег, смотрели ли они документ, согласовали ли его и напоминать, если нет. Также и с контрагентами: не нужно звонить, чтобы узнать, подписали ли документ, потому что вы узнаете об этом в момент подписания.

4. Документы теряются.
Когда документы от контрагентов не возвращаются или теряются уже на пути в офис контрагента, помогает ЭДО. Он всегда отображает текущий статус, а главное — мгновенно возвращается после подписания, в результате повышается эффективность работы.

5. Высокие затраты на печать и хранение бумажных документов.
Организация может тратить большие средства на печать и хранение бумажных документов. Внедрение электронных документов снижает эти расходы в среднем в 3 раза. Закажите расчет вашей личной экономии при переходе на ЭДО — свяжитесь с «Инфолоджистикс».

6. Сложно отбирать документы по запросу ФНС и аудиторов.
ЭДО позволяет быстро найти и сформировать пакеты документов для предоставления по запросу аудиторов или проверяющих органов. Также вы можете создать отдельный доступ в ЭДО аудитору с правами просмотра необходимых документов и освободить финансовый отдел от подготовки данных по запросу.

Этапы перехода на ЭДО

В каждой организации документооборот имеет свои особенности, но перейти на ЭДО — не такая сложная задача, как может показаться сперва. Если вы сомневаетесь в целесообразности ЭДО для себя, запросите консультацию со специалистами «Инфолоджистикс». Перечислим основные этапы перехода на ЭДО:

  1. Анализ текущего состояния. Необходимо изучить существующие процессы документооборота, определить проблемы и недостатки, которые могут быть решены с помощью электронного документооборота.
  2. Выбор оператора ЭДО. На этом этапе необходимо определить базовые пожелания к системе и отправить запрос на предоставление КП нескольким компаниям, предоставляющим услуги по организации документооборота.
  3. Внедрение выбранной системы. Внедрение облачной системы не потребует от вас особенных усилий. Чтобы начать пользоваться, вам нужно будет просто войти в систему под логином и паролем. Если вам нужна интеграция с 1С или другими учётными системами, это сделает выбранный провайдер силами своих сотрудников.
  4. Подключить сотрудников к ЭДО и выдать электронные подписи. Выберите сотрудников, которые будут работать в ЭДО: те сотрудники, кто участвует в процессе согласования и подписания документов. В ЭДО docuForсe выдача подписей происходит автоматически после регистрации пользователя. По умолчанию пользователю выдаётся ЭП (простая), при необходимости в docuForce можно интегрировать КЭП или УКЭП.
  5. Начните обмен документами в электронном виде. Проверьте, что все сотрудники в курсе внедрения электронного документооборота и процесс не продолжает дублироваться в бумажном виде.

Как работать в ЭДО?

Интерфейс интуитивно простой, поэтому нет необходимости в прохождении специального обучения. Например, в ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» можно добавить документ с компьютера или создать его сразу в системе:

Что такое ЭДО
Что такое ЭДО

При загрузке документа выбирается его тип, от чего зависит маршрут цепочки согласования и подписания, по которому автоматически пойдет документ сразу после загрузки.

Расчет вашей экономии от внедрения ЭДО

При внедрении ЭДО ваша организация сокращает расходы на бумагу, печать, доставку, хранение документов минимум на 30%. Обратитесь в «Инфолоджистикс» и получите точный расчет вашей экономии с обоснованием текущих затрат на каждом этапе движения документов.

Что делать с бумажными документами?

При переходе на ЭДО часть документов остается в бумажном виде. Таким образом, формируются два архива: электронный и бумажный. Вести работу одновременно с двумя неудобно. Однако можно объединить бумажный архив и электронный документооборот в одном окне. Для их объединения нужно отсканировать документы и добавить скан-копии в эту же систему электронного документооборота. ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» позволяет работать и с электронными, и с оцифрованными документами в одном окне. Сканирование бумажных документов можно поручить «Инфолоджистикс», от других систем ЭДО, «Инфолоджистикс» может и оцифровывать бумажные документы и вместе с тем предоставить систему электронного документооборота, соединив все типы документов в одном окне.

Что такое ЭДО

После сканирования бумажных документов и загрузки в электронный архив их можно передать на внеофисное хранение в специализированный архив. Когда вы передаете на оцифровку бумажные документы и сдаете их на хранение, то вы решаете 2 базовых задачи:

  1. Обеспечиваете быстрый и круглосуточный доступ к документам, быстро находите любой нужный документ, используя только компьютер.
  2. Освобождаете свои офисы от бумаг, освобождаете помещения, занятые документами, при этом сохраняя все документы в целостности и доступности.

В заключение отметим, что электронный документооборот представляет собой современное и эффективное решение для управления документами в организации. Он позволяет сократить время и затраты на обработку и передачу документов, повысить их безопасность и улучшить общую эффективность бизнес-процессов. ЭДО обеспечивает удобный доступ к информации, повышает прозрачность и контроль над документами, а также способствует снижению использования бумажных носителей, что благоприятно влияет на экологическую обстановку. Внедрение электронного документооборота становится неотъемлемой частью цифровой трансформации организаций в современном мире.

Переход на ЭДО предоставляет множество преимуществ и не требует колоссальных вложений. Если вам нужно больше информации, чтобы понять, нужна ли вам система ЭДО и с чего начать её внедрение, свяжитесь с «Инфолоджистикс» сегодня и получите индивидуальный расчет вашей экономии от перехода на ЭДО.

Infologistics