Передача документов на архивное хранение: ключевые этапы и нюансы

Цифровой документооборот стремительно развивается и уже занял прочное место во многих отраслях и корпоративных процессах. Тем не менее полностью отказаться от традиционных носителей невозможно.

• Бумажные оригиналы нужно хранить

  Существует значительный массив документов, созданных ранее в физическом формате. Эти дела сохраняют юридическую силу и должны храниться до окончания установленного срока.

• Невыгодно переводить в электронный вид

  Отдельные рабочие процессы в компаниях могут быть экономически нецелесообразны для перевода в электронный вид. Это зависит от внутренних приоритетов и специфики деятельности.

• Невозможно перевести в ЭДО

  Законодательство в ряде случаев прямо запрещает перевод в юридически значимую электронную форму определенных категорий данных. Например, это касается документов, связанных с увольнением сотрудников или расследованием несчастных случаев на производстве.

В статье рассмотрим, в каких случаях необходимо передавать дела на архивное хранение и как грамотно подготовить их для аутсорсинга, чтобы обеспечить быстрый доступ к информации и избежать лишних расходов.

Какие документы подлежат архивированию

Все материалы организации необходимо хранить на протяжении полного срока, установленного законодательством или внутренними правилами компании. Для разных категорий документов эти сроки различаются.

В деловой среде рекомендуется передавать в архив весь массив документов, а не только те, что относятся к длительному или постоянному хранению. Это помогает поддерживать порядок, ускоряет доступ к нужной информации и снижает риск потери данных.

Подробнее о сроках хранения различных видов документов можно прочитать в нашей статье.

Читать статью про сроки хранения документов

Существует множество подходов к разделению документов на виды, однако для практических целей удобно использовать базовую классификацию, закрепленную в нормативных актах. Все документы условно можно разделить на три группы, предлагаем ознакомиться с ними подробнее в таблице:

Вид документа	Примеры	Срок хранения	Передача в архив на аутсорсинг
1. Финансово‑хозяйственная деятельность	Договоры с контрагентами, первичные учетные материалы	5 лет	Да
2. Личный состав	Трудовые договоры, дополнительные соглашения, кадровые приказы	От 50 до 75 лет*	Да, с редкими исключениями
3. Основная деятельность	Приказы об утверждении локальных нормативных актов, штатного расписания, внутренних регламентов	Постоянно (до ликвидации организации)	Да

Для документов, созданных после 1 января 2003 года, в соответствии с Перечнем № 236 установлен срок хранения в 50 лет. Документы аналогичного характера, сформированные до указанной даты, подлежат хранению в течение 75 лет и не подлежат уничтожению до истечения этого срока.

Когда передавать документы в архив

Согласно Правилам хранения документов (п. 7), передача материалов в архив должна происходить не позднее чем через три года после завершения их делопроизводственной обработки.

Проще говоря, срок отсчитывается с момента, когда документ исполнен, снят с контроля и перестал влиять на ход соответствующего дела. Например, для личного дела сотрудника передача в архив должна состояться не позднее чем через три года после увольнения.

Однако в бизнес-практике нет причин откладывать архивирование на максимальный срок. Наоборот, чем раньше вы передадите дела на внеофисное хранение, тем быстрее получите все преимущества архивного аутсорсинга:

1. Экономия пространства — освобождаются рабочие и складские зоны, которые можно использовать эффективнее.
2. Защита информации — соблюдение конфиденциальности и контроль доступа к материалам.
3. Систематизация — перед передачей все документы могут быть упорядочены по типам, датам, значимости или другим критериям. Дополнительно формируется опись, по которой легко ориентироваться даже в большом и разнородном массиве данных.
4. Единое место хранения — точное понимание, где находятся нужные дела, без поиска среди коллег или по офису.
5. Снижение затрат — на практике внеофисное хранение позволяет сократить расходы до 30 % за счет уменьшения затрат на поддержание архива, оптимизацию поиска и освобождение занимаемой площади.
6. Положительная оценка внутри компании — по отзывам клиентов «Инфолоджистикс», упорядоченный процесс хранения вызывает одобрение руководства и коллег, а также делает взаимодействие с архивом более удобным.

Регламентирующие документы по организации хранения

Изучение всех правоустанавливающих актов, регулирующих архивное хранение, может занять много времени и сил. Чтобы не тратить ресурсы на самостоятельный поиск и анализ, проще обратиться к нам: достаточно описать вашу ситуацию, и мы подскажем, какие законы и правила нужно учитывать именно в вашем случае.

Приведем базовую точку отсчета для любой организации, которая выстраивает архивный процесс. Основной нормативный источник — это обширный документ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов». Он определяет порядок и требования к работе с материалами с момента их передачи на хранение и до конфиденциального уничтожения по окончании срока хранения. Этот документ можно рассматривать как методическую основу для построения внутреннего регламента архива, адаптированного под потребности бизнеса.

Обратите внимание: архивохранилища «Инфолоджистикс» полностью соответствуют требованиям Правил организации хранения архивных документов, что гарантирует соблюдение всех стандартов на каждом этапе работы.

Имя Фамилия* Телефон* *Заполните обязательные поля Записаться на экскурсию *Отправляя форму, вы соглашаетесь с условиями обработки персональных данных

Подготовка документа к сдаче на внеофисное хранение

В интернете можно найти подробные рекомендации по многоступенчатой подготовке документов к передаче на хранение. Однако главное преимущество архивного аутсорсинга в том, что для вас этот процесс становится максимально простым: вы просто обращаетесь к нам, а всю организационную работу берем на себя мы.

Что нужно сделать вам:

1. Позвонить в «Инфолоджистикс».
2. Кратко описать свой архив: указать количество документации, количество офисов и городов, где они размещены, а также сообщить, хотите ли вы создать электронный архив.

В это время мы:

1. Проведем бесплатный аудит накопившихся материалов.
2. Предложим оптимальный формат хранения и составления описи.
3. Определим, есть ли документы, срок хранения которых уже истек, и расскажем, как их конфиденциально уничтожить, чтобы сократить объем физического архива и снизить расходы.
4. Создадим электронный архив для тех материалов, к которым вы продолжаете обращаться.
5. Организуем логистику «под ключ» — от упаковки в архивную тару до размещения в профессиональном архивном терминале.
6. Предоставим доступ в личный кабинет, где вы сможете видеть весь переданный массив, заказывать срочную доставку в офис или отправлять новые материалы в архив.
7. Предложим перевод в электронный вид для ускоренного доступа к данным.

Архивный аутсорсинг для надежного хранения ваших документов

Передача архива на аутсорсинг — это не просто удобный способ освободить место в офисе. Это комплексное решение, которое включает систематизацию, защиту и обеспечение быстрого доступа к информации при минимальных затратах времени и ресурсов вашей компании.

В результате вы получаете:

Освобождение офисов	Опись документов	Перемещение «под ключ»	Оцифровка и электронный архив	Законное уничтожение
Избавьтесь от накопившихся материалов и используйте пространство эффективно.	Детальный перечень всех дел с датами, типами и объемом.	Упаковка, транспортировка и размещение в хранилище без вашего участия.	Быстрый доступ к скан-копиям и управление архивом онлайн.	Уничтожение по нормативам с актом гособразца.

Порядок хранения документов кадрового учета

Все материалы, связанные с персоналом, должны храниться в условиях, гарантирующих их целостность и конфиденциальность в течение определённого законом периода.

Вид документа	Срок хранения
Трудовые договоры, доп. соглашения, приказы о приеме/увольнении, личные карточки	От 50 до 75 лет (если оформлены после 01.01.2003 – от 50 лет; если до 01.01.2003 – до 75 лет)
Табели учёта рабочего времени	5 лет (обычный режим) — до 75 лет, если условия труда вредные или опасные
Графики отпусков	3 года
Документы по охране труда	От 5 до 45 лет (в зависимости от характера несчастных случаев)
Штатное расписание	Постоянно, пока существует организация

Порядок хранения бухгалтерских документов

Правильная организация хранения документов является фундаментом финансовой дисциплины и позволяет компании успешно проходить любые проверки.

Вид документа	Срок хранения
Первичные учетные материалы	не менее 5 лет после отчетного года
Регистры бухгалтерского учёта	не менее 5 лет
Бухгалтерская (финансовая) отчётность	не менее 5 лет
Налоговые декларации и расчёты	не менее 5 лет
Книга покупок и книга продаж (и иные налоговые регистры по НДС)	не менее 5 лет

Законодательно установленные сроки хранения

Сроки хранения дел и учетных материалов определяются нормативными актами и зависят от их категории, значения и даты создания. Для коммерческих компаний знание этих сроков не только помогает соблюдать закон, но и позволяет планировать архивную политику, оптимизируя затраты на хранение.

Представляем таблицу ключевых категорий и минимальных сроков их хранения:

Категория документа	Минимальный срок хранения
Первичные учетные и кассовые документы, табели, банковская переписка, требования	5 лет (при проведении проверки или споре — до разрешения ситуации)
Кадровые документы	Трудовые договоры и приказы, лицевые счета сотрудников, карточки по зарплате: 50/75 лет; Заявления сотрудников: 1 год; Графики отпусков: 3 года; Приказы по отпускам: 5 лет (50/75 лет при вредных или опасных условиях труда)
Коммерческие документы	Договоры и контракты: 5 лет после завершения обязательств; Бланки заказов: 3 года; Таможенные декларации: 5 лет; Переписка по договорам: 5 лет

Четкое соблюдение установленных сроков хранения защищает компанию от претензий контролирующих органов, сохраняет юридическую значимость материалов и обеспечивает доступность информации на протяжении всего жизненного цикла документа. Грамотно организованный архивный процесс позволяет не только соответствовать закону, но и эффективно управлять ресурсами компании.

Общие правила сдачи дел в архив на аутсорсинг

Эффективная передача документов на хранение предполагает не разовое действие, а выстроенный процесс, который учитывает регулярность передачи, правила доступа, систематизацию и своевременное удаление устаревших материалов. Такой подход позволяет поддерживать порядок в архиве, контролировать расходы и всегда иметь доступ к актуальной информации.

Основные рекомендации:

1. Периодичность передачи. Передача архива не может быть единоразовой, ведь новые документы образуются постоянно. Периодичность можно устанавливать:
• по времени — например, каждую неделю или месяц.
• по объему — как только накопится установленное количество архивных папок (например, 200 единиц, занимающих целый стеллаж).
2. Разграничение доступов. В рамках политики конфиденциальности право заказывать документы из архива должно быть только у сотрудников соответствующего отдела, и только при наличии официальных прав доступа.
3. Составление описи. Опись позволяет быстро находить нужный документ и знать, в каком архивном коробе он хранится. Ее можно вести самостоятельно, но передача этой задачи на аутсорсинг не повлияет существенно на бюджет, при этом освободит время для более важных задач.
4. Оцифровка активных документов. Материалы, к которым сотрудники обращаются часто, стоит перевести в электронный формат. Это избавит от работы с бумажными носителями и поиска среди массивов дел — нужный файл можно будет найти за пару кликов.
5. Периодическое уничтожение. Не стоит допускать бесконтрольного роста архива. Оптимально раз в год проводить выделение дел к уничтожению по истечении их сроков хранения. Это помогает поддерживать порядок и снижает расходы.

#хранение документов

#хранение документов