Цифровой документооборот стремительно развивается и уже занял прочное место во многих отраслях и корпоративных процессах. Тем не менее полностью отказаться от традиционных носителей невозможно.
-
Бумажные оригиналы нужно хранить
Существует значительный массив документов, созданных ранее в физическом формате. Эти дела сохраняют юридическую силу и должны храниться до окончания установленного срока.
-
Невыгодно переводить в электронный вид
Отдельные рабочие процессы в компаниях могут быть экономически нецелесообразны для перевода в электронный вид. Это зависит от внутренних приоритетов и специфики деятельности.
-
Невозможно перевести в ЭДО
Законодательство в ряде случаев прямо запрещает перевод в юридически значимую электронную форму определенных категорий данных. Например, это касается документов, связанных с увольнением сотрудников или расследованием несчастных случаев на производстве.
В статье рассмотрим, в каких случаях необходимо передавать дела на архивное хранение и как грамотно подготовить их для аутсорсинга, чтобы обеспечить быстрый доступ к информации и избежать лишних расходов.
Содержание
- Какие документы подлежат архивированию
- Когда передавать документы в архив
- Регламентирующие документы по организации хранения
- Подготовка документа к сдаче на внеофисное хранение
- Архивный аутсорсинг для надежного хранения ваших документов
- Порядок хранения документов кадрового учета
- Порядок хранения бухгалтерских документов
- Законодательно установленные сроки хранения
- Общие правила сдачи дел в архив на аутсорсинг
Какие документы подлежат архивированию
Все материалы организации необходимо хранить на протяжении полного срока, установленного законодательством или внутренними правилами компании. Для разных категорий документов эти сроки различаются.
В деловой среде рекомендуется передавать в архив весь массив документов, а не только те, что относятся к длительному или постоянному хранению. Это помогает поддерживать порядок, ускоряет доступ к нужной информации и снижает риск потери данных.
Подробнее о сроках хранения различных видов документов можно прочитать в нашей статье.
Читать статью про сроки хранения документов
Существует множество подходов к разделению документов на виды, однако для практических целей удобно использовать базовую классификацию, закрепленную в нормативных актах. Все документы условно можно разделить на три группы, предлагаем ознакомиться с ними подробнее в таблице:
| Вид документа | Примеры | Срок хранения | Передача в архив на аутсорсинг |
|---|---|---|---|
| 1. Финансово‑хозяйственная деятельность | Договоры с контрагентами, первичные учетные материалы | 5 лет | Да |
| 2. Личный состав | Трудовые договоры, дополнительные соглашения, кадровые приказы | От 50 до 75 лет* | Да, с редкими исключениями |
| 3. Основная деятельность | Приказы об утверждении локальных нормативных актов, штатного расписания, внутренних регламентов | Постоянно (до ликвидации организации) | Да |
*Для документов, созданных после 1 января 2003 года, в соответствии с Перечнем № 236 установлен срок хранения в 50 лет. Документы аналогичного характера, сформированные до указанной даты, подлежат хранению в течение 75 лет и не подлежат уничтожению до истечения этого срока.
Хотите узнать, можно ли передать какой-то конкретный вид вашего документа на внеофисное хранение на аутсорсинг?
Напишите нам, и мы ответим вам со 100% точностью.
Когда передавать документы в архив
Согласно Правилам хранения документов (п. 7), передача материалов в архив должна происходить не позднее чем через три года после завершения их делопроизводственной обработки.
Проще говоря, срок отсчитывается с момента, когда документ исполнен, снят с контроля и перестал влиять на ход соответствующего дела. Например, для личного дела сотрудника передача в архив должна состояться не позднее чем через три года после увольнения.
Однако в бизнес-практике нет причин откладывать архивирование на максимальный срок. Наоборот, чем раньше вы передадите дела на внеофисное хранение, тем быстрее получите все преимущества архивного аутсорсинга:
-
Экономия пространства
освобождаются рабочие и складские зоны, которые можно использовать эффективнее.
-
Защита информации
соблюдение конфиденциальности и контроль доступа к материалам.
-
Систематизация
перед передачей все документы могут быть упорядочены по типам, датам, значимости или другим критериям. Дополнительно формируется опись, по которой легко ориентироваться даже в большом и разнородном массиве данных.
-
Единое место хранения
точное понимание, где находятся нужные дела, без поиска среди коллег или по офису.
-
Снижение затрат
на практике внеофисное хранение позволяет сократить расходы до 30 % за счет уменьшения затрат на поддержание архива, оптимизацию поиска и освобождение занимаемой площади.
-
Положительная оценка внутри компании
по отзывам клиентов «Инфолоджистикс», упорядоченный процесс хранения вызывает одобрение руководства и коллег, а также делает взаимодействие с архивом более удобным.
Как аутсорсинг хранения архива помог компании избавиться от тонн бумаг
В результате время поиска данных сократилось с нескольких дней до секунд, а доставка оригиналов из внешнего архива занимает не более 24 часов.
Регламентирующие документы по организации хранения
Изучение всех правоустанавливающих актов, регулирующих архивное хранение, может занять много времени и сил. Чтобы не тратить ресурсы на самостоятельный поиск и анализ, проще обратиться к нам: достаточно описать вашу ситуацию, и мы подскажем, какие законы и правила нужно учитывать именно в вашем случае.
Приведем базовую точку отсчета для любой организации, которая выстраивает архивный процесс. Основной нормативный источник — это обширный документ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов». Он определяет порядок и требования к работе с материалами с момента их передачи на хранение и до конфиденциального уничтожения по окончании срока хранения. Этот документ можно рассматривать как методическую основу для построения внутреннего регламента архива, адаптированного под потребности бизнеса.
Обратите внимание: архивохранилища «Инфолоджистикс» полностью соответствуют требованиям Правил организации хранения архивных документов, что гарантирует соблюдение всех стандартов на каждом этапе работы.
|
|
|---|