Сроки хранения электронных документов

Организация сроков хранения документов — важный аспект эффективного управления бизнес-процессами в любой компании. Каждый документ, будь то бухгалтерская отчетность или кадровые документы, имеет свой установленный срок хранения.

Правильное определение и строгое соблюдение этих сроков играют ключевую роль в обеспечении не только юридической безопасности и соблюдении законодательных требований, но помогают настроить эффективное управление информацией, что в свою очередь способствует более оперативному принятию решений.

В данной статье мы рассмотрим сроки хранения наиболее частых документов в компании, а в конце статьи приведем перечень всех типовых управленческих документов, в котором указано, сколько их следует хранить.

Определение сроков хранения: ключевые аспекты и ответственные лица.

Одно из главных требований — корректное установление срока хранения для каждого вида документа. Они регламентированы нормативными актами архивного, бухгалтерского, административного, налогового и отраслевого законодательства, а также перечислены в Перечне типовых управленческих документов

Роли и обязанности: кто и как определяет сроки хранения

Определение сроков хранения — задача ответственных и квалифицированных сотрудников, поэтому задачу обычно поручают специалистам по архивному делу, а если такого нет в штате, то можно привлечь внешнего специалиста или заказать архивную обработку документов у специализированной компании.

На что обратить внимание при определении сроков хранения?

1. Законодательство. Основной нормативный акт — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В некоторых отраслях, например, медицине, этого недостаточно, и тогда архивисты обращаются к отраслевым нормативам.
2. Внутренние правила организации. Каждая компания имеет право устанавливать собственные сроки для хранения некоторых документов. Они могут быть больше установленного законом обязательного срока хранения и соответствовать требованиям других нормативных актов (например, ФЗ №152 «О персональных данных»).

Эффективное определение сроков требует не только знаний законов, но и систематического подхода. Важно обеспечить надёжное хранение документов, а также их учет и быстрый доступ при необходимости.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерская документация является неотъемлемой частью корпоративной деятельности, играя ключевую роль в поддержании финансовой прозрачности организации. Отчетность, налоговые декларации, банковские документы — все это не только основные инструменты ведения бухгалтерского учета, но и необходимый элемент для демонстрации законности и соблюдения финансовых нормативов.

В случае налоговых аудитов или юридических разногласий, наличие аккуратно оформленных и систематизированных бухгалтерских данных может сыграть решающую роль в защите интересов компании.

В таблице приведены наиболее типичные бухгалтерские документы и сроки их хранения.

Типы документов	Сроки хранения
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, табели, извещения банков и переводные требования)	5 лет *(При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу)
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате	50 (75) лет
Переписка о выплате заработной платы	5 лет
Консолидированная финансовая отчетность	До ликвидации организации
Годовой баланс	Постоянно

Сроки хранения кадровых документов

Кадровые документы являются неотъемлемой частью управления персоналом и обеспечивают не только правильное функционирование кадровых процессов, но и служат важным инструментом в решении различных ситуаций, таких как юридические споры, проверки и успешная реорганизации или ликвидации компании.

Трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления работников, графики отпусков могут быть решающими при разрешении споров с сотрудниками и определяющими успех прохождения проверок со стороны контролирующих органов. Кроме того, точная и актуальная кадровая документация играет ключевую роль при рассмотрении вопросов о социальных выплатах.

Таблица представляет собой основные типы кадровых документов и их сроки хранения. Их поддержание в актуальном состоянии — это не только законное требование, но и важная часть процесса управления персоналом, обеспечивающая справедливость и юридическую защиту как для сотрудников, так и для компании.

Типы документов	Сроки хранения
Приказы по личному составу	50 (75) лет
Трудовые договоры	50 (75) лет
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой	1 год
Графики отпусков	3 года
Приказы о ежегодно оплачиваемых отпусках	5 лет * (Об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет)

Сроки хранения документов по основной деятельности предприятия

Регламентирование сроков хранения документов, связанных с материально-техническим обеспечением деятельности организации, необходимо не только для соблюдения законодательных требований, но и для обеспечения юридической чистоты бизнес-процессов. Договоры, бланки заказов, таможенные декларации не только отражают текущую деятельность компании, но и необходимы при возникновении споров с контрагентами, а информация, отображенная в них, нужна в постоянном доступе для качественного оказания услуг клиентам. Именно поэтому документы по основной деятельности компании рекомендуется перед хранением оцифровать и создать электронный архив, чтобы иметь доступ к данным в любое время и находить их за считанные секунды.

Типовые документы по основной деятельности и их сроки хранения

Безопасное хранение электронных документов: инновационные решения для бизнеса

Типы документов	оки хранения
Договоры, контракты и документы к ним	5 лет * (После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору)
Бланки заказов	3 года
Таможенные декларации	5 лет
Переписка к договорам, соглашениям, контрактам	5 лет

Современные технологии неизбежно приводят к увеличению объемов электронной документации в организациях. Важность безопасного хранения электронных документов становится неотъемлемой частью эффективного управления информацией, и к срокам хранения уже тоже разработаны нормативные регламенты. Согласно Приказу Росархива № 77, срок хранения электронных документов аналогичен бумажным. Однако, т. к. срок превышает 5 лет, а юридическая значимость подписи сохраняется на протяжении 5 лет, документы постоянного хранения в основном продолжают дублировать на бумажных носителях.

Один из передовых инструментов в области электронного архивирования — docuForce от «Инфолоджистикс». DocuForce обеспечивает защиту от утери данных, несанкционированного доступа и гарантирует целостность электронных документов на всем протяжении срока их хранения.

Могут ли оштрафовать за неправильное хранение?

Если организация или ИП не будут хранить документы или нарушат установленные законом сроки, то им грозят следующие штрафы:

• 3–5 тыс. руб. — для индивидуального предпринимателя и должностных лиц при отсутствии бухгалтерской документации, 5–10 тыс. руб. — для компаний в соответствии со ст. 15.11 КоАП;
• 200 руб. за каждый документ, который не был представлен в ФНС для налогового контроля, в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ;
• 10 тыс. руб. для ИП и компаний, если не представлены документы для проверки контрагентов в соответствии с п. 2 ст. 126 НК РФ;
• 5 тыс. руб. для ИП и организаций и 20 тыс. руб. при повторном нарушении за год, если не представить документы о контрагенте в рамках его проверки или не уложиться в указанный законодательством срок, в соответствии с п.1 ст. 129.1 НК РФ;
• 1–5 тыс. руб. для ИП и 30–50 тыс. руб. для организации, если нарушен порядок хранения документов по сотрудникам, в соответствии со п.1 ст. 15.27 КоАП РФ.

Документы подлежат хранению, даже если бизнес закрылся. От выплаты штрафа освободит только подтверждение факта кражи, уничтожения в результате пожара или затоплении. Для этого нужно в первом случае обратиться в полицию и получить справку, написав заявление; во втором — требуется взять справку в МЧС; в третьем — обратиться в управляющую компанию.

Кроме штрафов, возможны и другие последствия. Если налоговый орган заподозрит нелегальную схему, скрытую под уничтожением документов, то будет назначена проверка. Необходимо заранее позаботиться о запросе дубликатов первичной документации у контрагентов или отчётности у ФНС, ПФР, если они были утрачены до завершения срока хранения. Чтобы избежать возможных наказаний и санкций со стороны закона, обратитесь в компанию «Инфолоджистикс».

Скачать полный Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (Февраль 2024г.)

Закажите архивную обработку и обеспечьте прозрачность вашей компании

Хотите быть уверены в том, что правильно определили сроки хранения документов и соблюдаете требования законодательства, легко пройдете аудит и проверку контролирующих органов? Воспользуйтесь услугой архивной обработки и хранения от «Инфолоджистикс». Профессиональные архивисты определят сроки, упакуют и передадут документы на хранение в надежный архив.

Доверьтесь профессионалам и получите ряд преимуществ:

• Безопасность. Ваши документы будут храниться в современных и безопасных условиях;
• Соответствие требованиям: Мы гарантируем соблюдение всех нормативов при определении сроков хранения документов и их хранении;
• Эффективность. Оцифруем документы и предоставим вам электронный доступ к ним. В то время как оригиналы надежно хранятся в архиве, ЭДО обеспечивает быстрый и удобный поиск информации.

Для заказа архивной обработки и передачи документов на хранение, заполните форму ниже:

Обеспечьте безопасность и эффективность в управлении документами прямо сейчас, воспользовавшись услугами «Инфолоджистикс».

Дата публикации статьи: 13.03.2024.