Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — это система обмена электронными документами, которая имеет юридическую силу. В ней юридические и физические лица, включая государственные органы и организации, обмениваются юридически значимой информацией между собой наравне с бумажными оригиналами.
Юридически значимый электронный документооборот придает юридическую значимость электронным документам. Это означает, подписаниечто то, что подписывают в системе ЭДО, легализует деловые операции между двумя и более сторонами. На основании этого контрагенты могут ожидать и требовать друг от друга исполнения договоренностей, и в случае необходимости использовать для разрешения споров в контролирующих органах.
Примеры использования ЮЗЭДО включают:
- электронное подписание договоров;
- передачу электронных счетов и платежных поручений;
- обмен электронными заявлениями и документами с государственными органами и другую юридическую информацию.
ЮЗЭДО сокращает время и стоимость обработки документов, повышает безопасность и увеличивает эффективность работы организаций. Внедрение ЮЗДО также освобождает средства компании, которые ранее выделялись на хранение бумажных оригиналов и упрощает прохождение налоговых проверок.
Содержание
Критерии юридически значимого документооборота
Документы, оформленные и подписанные через сервисы ЭДО, должны обладать следующими критериями:
-
1. Авторство
В электронных подписях должны содержаться данные, указывающие на конкретного подписанта.
-
2. Аутентичность.
Документ должен быть создан и подписан уполномоченными лицами и неизменяем в процессе подписания.
-
3. Сохранность.
Подписанные документы должны храниться в электронном архиве, защищённом от внешних угроз и обеспечивающем сохранность электронных документов на протяжении всего срока их хранения.
-
4. Соответствие формату и наличие реквизитов.
Некоторые документы имеют установленную форму, например, счет-фактура определена Приказом ФНС № ММВ-7-15/820, и пользователи системы обязаны её соблюдать, чтобы она имела юридическую значимость.
Виды и значение электронных цифровых подписей в ЮЗЭДО
ЮЗЭДО основан на применении электронных цифровых подписей (ЭЦП), которые обеспечивают аутентификацию и подтверждение подлинности электронного документа. Использование ЭЦП доказывает создание конкретным лицом, отсутствие внесения изменений после этого и подтверждает юридическую значимость.
В России применение подписей при электронном взаимодействии регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной цифровой подписи». Разберём основные виды ЭЦП и что ими можно подписывать.
- Простая электронная подпись (ПЭП). Обычно это адрес электронной почты и пароль, которые используются для входа в систему, что позволяет установить авторство подписанта. Например, на Госуслугах или при оплате через мобильное приложение банка используется простая ЭП. Однако для ее внедрения предварительно нужно подписать соглашение на бумажном носителе, в котором стороны договорятся об использовании электронной подписи. Также ПЭП не гарантирует неизменяемости документа, поэтому подписывать ей можно только документы внутри той же самой системы, которая выпустила ПЭП.
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это аналог собственноручной подписи, которой подписывают бумажную документацию. В отличие от ПЭП, это уже не просто логин и пароль, а набор зашифрованных данных, который гарантирует, что документ подписан был конкретным человеком в определённое время, и в него не вносились никакие изменения. Неквалифицированной ЭП можно подписывать все форматы документов, за исключением тех, которые должны быть подписаны КЭП или оформлены на бумажном носителе, например: кадровые документы со стороны сотрудников, первичная документация между контрагентами и т. д. Однако, как и с ПЭП, стороны должны договориться о том, что согласны использовать НЭП для подписания юридически значимых документов.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Выдаётся на физическом носителе (флешке) в аккредитованных удостоверяющих центрах при личном присутствии подписанта, обновляется ежегодно. Позволяет подписывать документы участникам электронной торговли, государственным органам, а также использоваться в юридических процедурах, включая судебные и арбитражные дела.
| ПЭП | НЭП | КЭП | |
|---|---|---|---|
| Стоимость | Бесплатно | Обычно входит в стоимость пользования системой | От 2 500 руб. в среднем |
| Как получить подпись? | Онлайн | Онлайн | Личное присутствие в УЦ |
| Имеет ли срок действия? | Нет | Нет | Да |
| Применима ли для подписания кадровых документов? | Нет | Да, со стороны сотрудника | Да |
| Применима ли для подписания первичных документов между контрагентами? | Нет | Да | Да |
| Где действует? | Внутри системы, в которой её создали | Внутри системы, в которой её создали | Везде |
| Необходимость подписания дополнительных соглашений между участниками | Да | Да | Нет |
Кажется, что использование КЭП — преимущество перед остальными подписями, но это не всегда так. НЭП достаточно для основного объема деловых операций и большинства сотрудников организации, что имеет ряд преимуществ:
- → Экономия. Как правило, НЭП выдаётся бесплатно или стоит гораздо дешевле КЭП.
- → Быстрое и простое получение. НЭП можно получить онлайн, а за УКЭП придется поехать в удостоверяющий центр.
- → Легкий контроль. НЭП действует бессрочно и перевыпускается автоматически. КЭП надо ежегодно лично перевыпускать в офисе удостоверяющего центра.
Кто использует ЮЗЭДО
Юридически значимый электронный документооборот способен перевести в электронный вид основное количество бумажных оригиналов, сопровождающих операции как внутри компании, так и договорённости со внешними исполнителями. Таким образом, ЭДО приносит пользу от небольших до крупных компаний во всех сферах бизнеса. ЮЗЭДО особенно актуален для специалистов, ежедневная деятельность которых предполагает использование большого количества документов. Сюда можно отнести бухгалтеров и финансистов, руководителей и специалистов АХО, делопроизводителей и архивистов, кадровиков.
Плюсы и минусы использования ЮЗЭДО
Основные достоинства юридически значимого электронного документооборота:
- → мгновенная скорость транзакций;
- → сокращение расходов на печать и отправку документов;
- → отображение статусов получения документов;
- → создание электронного архива, который позволяет быстро находить необходимые файлы;
- → снижение рисков ошибок в отчетности и налоговых рисков;
- → гарантия подлинности подписи;
- → возможность работы с документами с любого устройства;
- → безопасное и результативное взаимодействие с контрагентами;
- → органичное встраивание во внутренние процессы организации, в том числе их упрощенное изменение, например, быстрый переход на удаленный формат работы.
- Из-за того, что не все контрагенты используют систему ЮЗД, необходимо вести документооборот в двух видах — и бумажном, и электронном.
- Невозможность подписать документы “задним числом” — дата фиксируется в логах документов, подписать документы “задним числом” — дата фиксируется в логах документов, а значит все требуется подписывать вовремя.
Как обеспечить юридическую значимость электронного документооборота
Документы, распечатанные и подписанные ручкой, а затем отсканированные, или документы в Word/Excel со вставленными изображениями подписи и печати не относятся к юридически значимыми в электронном видем. Для обеспечения юридической значимости электронного документооборота требуется соблюдение всех критериев, которые мы перечислили выше, — это подлинности авторства, аутентичности, хранение в электронном архиве и соответствие установленной форме.
Как перейти на ЮЗЭДО
- Определить, какие типы документов необходимо переводить: кадровые, бухгалтерские, внутренние. В целом, нет большой разницы, однако для кадровых документов существуют специализированные системы кадрового ЭДО, которые настроены именно под задачи кадрового департамента.
- Выбрать оператора ЭДО. Требуется учесть следующее:
- → Важно выбирать не только по типу документов, но и по тому, может ли система ЭДО подстроиться под вашу схему документооборота.
- → Часть систем ЭДО предлагает преднастроенные маршруты движения документов, и чтобы создать цепочку, установленную в вашей компании, придется дорабатывать систему, что может превратить проект по запуску ЭДО в дорогостоящий. Другие системы ЭДО более гибкие и настраиваться цепочки согласования и подписания будут по умолчанию под вас. Это обеспечивает быстрый и дешёвый запуск электронного документооборота. Например, docuForce от «Инфолоджистикс» при первом запуске будет настроена под вас: обеспечивает простую отправку документов любого типа (структурированных, неструктурированных, формализованных согласно требованиям законодательства) и имеет интуитивно понятный интерфейс. Чтобы понять, подходит ли вам система, закажите демонстрацию онлайн.
- Определить маршруты документов: кто загружает документ в систему, порядок согласования документа, подписанты документов для каждого типа документов.
- Создать регламент работы в ЭДО: оформить внутренние документы — приказ о внедрении электронного документооборота и соответствующее положение.
- Уведомить и проинструктировать персонал. Поскольку интерфейс современных систем ЮЗЭДО интуитивно понятен, то достаточно ознакомления с новым порядком движения документов: переход из бумажного документооборота в электронный. Например, docuForce от «Инфолоджистикс» выглядит так:
Таким образом, внедрение юридически значимого документооборота в организации — важный шаг для обеспечения эффективности, безопасности и надежности ее деятельности. Он помогает снизить риски и ошибки, повышает прозрачность и контроль, а также способствует соблюдению требований законодательства. Чтобы узнать подробности о работе системы ЮЗД и внедрить ее, обратитесь по телефону, указанному на сайте.
