ЮЗЭДО — юридически значимый
электронный документооборот

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — это система обмена электронными документами, которая имеет юридическую силу. В ней юридические и физические лица, включая государственные органы и организации, обмениваются юридически значимой информацией между собой наравне с бумажными оригиналами.

Юридически значимый электронный документооборот придает юридическую значимость электронным документам. Это означает, подписаниечто то, что подписывают в системе ЭДО, легализует деловые операции между двумя и более сторонами. На основании этого контрагенты могут ожидать и требовать друг от друга исполнения договоренностей, и в случае необходимости использовать для разрешения споров в контролирующих органах.

Примеры использования ЮЗЭДО включают:

• электронное подписание договоров;
• передачу электронных счетов и платежных поручений;
• обмен электронными заявлениями и документами с государственными органами и другую юридическую информацию.

ЮЗЭДО сокращает время и стоимость обработки документов, повышает безопасность и увеличивает эффективность работы организаций. Внедрение ЮЗДО также освобождает средства компании, которые ранее выделялись на хранение бумажных оригиналов и упрощает прохождение налоговых проверок.

Критерии юридически значимого документооборота

Документы, оформленные и подписанные через сервисы ЭДО, должны обладать следующими критериями:

• 1. Авторство

  В электронных подписях должны содержаться данные, указывающие на конкретного подписанта.

• 2. Аутентичность.

  Документ должен быть создан и подписан уполномоченными лицами и неизменяем в процессе подписания.

• 3. Сохранность.

  Подписанные документы должны храниться в электронном архиве, защищённом от внешних угроз и обеспечивающем сохранность электронных документов на протяжении всего срока их хранения.

• 4. Соответствие формату и наличие реквизитов.

  Некоторые документы имеют установленную форму, например, счет-фактура определена Приказом ФНС № ММВ-7-15/820, и пользователи системы обязаны её соблюдать, чтобы она имела юридическую значимость.

Виды и значение электронных цифровых подписей в ЮЗЭДО

ЮЗЭДО основан на применении электронных цифровых подписей (ЭЦП), которые обеспечивают аутентификацию и подтверждение подлинности электронного документа. Использование ЭЦП доказывает создание конкретным лицом, отсутствие внесения изменений после этого и подтверждает юридическую значимость.

В России применение подписей при электронном взаимодействии регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной цифровой подписи». Разберём основные виды ЭЦП и что ими можно подписывать.

1. Простая электронная подпись (ПЭП). Обычно это адрес электронной почты и пароль, которые используются для входа в систему, что позволяет установить авторство подписанта. Например, на Госуслугах или при оплате через мобильное приложение банка используется простая ЭП. Однако для ее внедрения предварительно нужно подписать соглашение на бумажном носителе, в котором стороны договорятся об использовании электронной подписи. Также ПЭП не гарантирует неизменяемости документа, поэтому подписывать ей можно только документы внутри той же самой системы, которая выпустила ПЭП.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это аналог собственноручной подписи, которой подписывают бумажную документацию. В отличие от ПЭП, это уже не просто логин и пароль, а набор зашифрованных данных, который гарантирует, что документ подписан был конкретным человеком в определённое время, и в него не вносились никакие изменения. Неквалифицированной ЭП можно подписывать все форматы документов, за исключением тех, которые должны быть подписаны КЭП или оформлены на бумажном носителе, например: кадровые документы со стороны сотрудников, первичная документация между контрагентами и т. д. Однако, как и с ПЭП, стороны должны договориться о том, что согласны использовать НЭП для подписания юридически значимых документов.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Выдаётся на физическом носителе (флешке) в аккредитованных удостоверяющих центрах при личном присутствии подписанта, обновляется ежегодно. Позволяет подписывать документы участникам электронной торговли, государственным органам, а также использоваться в юридических процедурах, включая судебные и арбитражные дела.

Кажется, что использование КЭП — преимущество перед остальными подписями, но это не всегда так. НЭП достаточно для основного объема деловых операций и большинства сотрудников организации, что имеет ряд преимуществ:

• → Экономия. Как правило, НЭП выдаётся бесплатно или стоит гораздо дешевле КЭП.
• → Быстрое и простое получение. НЭП можно получить онлайн, а за УКЭП придется поехать в удостоверяющий центр.
• → Легкий контроль. НЭП действует бессрочно и перевыпускается автоматически. КЭП надо ежегодно лично перевыпускать в офисе удостоверяющего центра.

Кто использует ЮЗЭДО

Юридически значимый электронный документооборот способен перевести в электронный вид основное количество бумажных оригиналов, сопровождающих операции как внутри компании, так и договорённости со внешними исполнителями. Таким образом, ЭДО приносит пользу от небольших до крупных компаний во всех сферах бизнеса. ЮЗЭДО особенно актуален для специалистов, ежедневная деятельность которых предполагает использование большого количества документов. Сюда можно отнести бухгалтеров и финансистов, руководителей и специалистов АХО, делопроизводителей и архивистов, кадровиков.