Организации сталкиваются с необходимостью хранить огромные объемы документации. Будь то бумажные или электронные документы, их сохранение и управление ими — значительная финансовая нагрузка. В данной статье поделимся советами, как сэкономить на хранении документов без ущерба для их безопасности и доступности.

Из чего складывается стоимость хранения документов

Основные ценообразующие факторы:

  1. Накопленное количество документов.
  2. Частота обращения к ним.
  3. Объем места, которое занимают документы.
  4. Стоимость аренды и обслуживания помещения, отведенного под архив.
  5. Скорость и простота обращения к документам в архиве.

Давайте рассмотрим, что можно сделать с каждым из факторов, чтобы снизить расходы на хранение документов в компании.

  1. Сократить накопленное количество документов

    Каждый год в компании образуются документы, срок хранения которых уже истек. Их можно уничтожить, а значит, перестать платить за их хранение. Чтобы выяснить, какие документы из всего массива можно ликвидировать, проведите экспертизу ценности документов и выделите документы с истёкшим сроком хранения к уничтожению.

    Для выделения дел к уничтожению должна быть создана экспертная комиссия, которая определит какие из документов могут быть уничтожены. Выделение дел к уничтожению может производиться как в бумажной, так и в электронной форме.

  2. Реже обращаться к бумажным документам

    Каждый «поход» в архив за документом и последующий его возврат занимает рабочее время, а значит, стоит денег. Сократите количество обращений в архив, оцифровав документы, которые могут вам понадобиться при решении рабочих задач. Вы сможете работать со скан-копиями документов, а в архив обращаться только в тех редких случаях, когда понадобятся оригиналы.

    Основные преимущества оцифровки документов:

    • улучшение доступности документов — в цифровом виде они сохраняются в электронном архиве, что обеспечивает быстрый и удобный доступ к ним из любого места и с любого устройства;
    • экономия места на полках и шкафах, а значит, на аренде дополнительных площадей в офисе;
    • ускорение работы — вы можете быстрее найти и открыть нужный документ, тем самым повысить производительность и тратить меньше дорогостоящего времени сотрудников на поиск данных.
  3. Сократить объем физических документов

    Для сокращения занимаемого документами места используйте специальную архивную тару — архивные короба и папки. Они вмещают в себя больше документов, чем обычные папки, и плотно их удерживают, занимая меньшее количество места. При больших объемах документов экономия места может достигать до 15%. Среди дополнительных преимуществ использования специальной архивной тары отметим:

    • защиту от воздействия внешних факторов, таких как влага, пыль, свет и т. д., которое может привести к повреждению или ухудшению качества документов;
    • долговечность — папки и короба изготавливаются из материалов, обеспечивающих сохранность документов на длительный срок.
  4. Отказаться от аренды и обслуживания помещения под архив

    Стоимость квадратного метра коммерческого помещения — офиса или небольшого склада — гораздо дороже, чем услуги внешнего хранения документов на аутсорсинге. В среднем хранение 100 коробов с документами в офисе в Москве обойдется вам около 240 000 рублей, в то время как хранение на аутсорсинге стоит до 85 000 рублей. Хотите узнать точный расчёт экономии — обратитесь через онлайн-форму.

Услуга хранения документов на аутсорсинге включает в себя следующие услуги:

  1. Перемещение документов в архив “под ключ” — упаковку документов в архивные короба, перемещение в архив и регистрация каждого короба — всё это выполнит компания-аутсорсер, которая принимает ваши документы на хранение. Вам не нужно ни о чём беспокоиться.
  2. Составление описи документов — чтобы вы точно знали какие документы переданы в архив и могли заказать доставку нужного документа в любой момент.
  3. Оцифровка документов по запросу — если вы передали документ на хранение, а вам он срочно нужен, архив по вашему запросу отсканирует документ и пришлёт вам скан-копию. Вы сохраняете оперативный доступ к данным в любой ситуации.
  4. Доставка документов по запросу — если скан-копии оказалось недостаточно и вам нужен оригинал — по запросу архив привезет к вам в офис нужный документ.
  5. Уничтожение документов по истечении срока их хранения — экономит ваш бюджет на хранение документов.

В каких случаях актуально хранение документов на аутсорсинге?

  1. Нехватка места для хранения документов в офисе.
  2. Необходимость обеспечения конфиденциальности документов.
  3. Недостаток сотрудников для обработки документов.
  4. Нужно сократить затраты на хранение документов.

При ведении собственного архива, кроме оборудования помещения под архив, необходимо также написать и утвердить процедуры, организовать процесс и назначить ответственных за регистрацию и постановку документов в архив, их учет, выдачу и контроль возврата. Даже при небольшом архиве контроль за документами требует внимания как минимум одного специалиста, а для архивов больших компаний понадобятся еще и программные системы управления архивом. И в том, и в другом случае это заметные траты. При хранении документов на аутсорсинге вы получаете готовую инфраструктуру и тратите существенно меньшую сумму на организацию архива.

Экономьте на хранении документов с «Инфолоджистикс»:

  • защищенное хранение;
  • доступные цены;
  • комплекс услуг оцифровки и архивной обработки документов.

Внешнее хранение документов на аутсорсинге — выгодное решение для компаний любого размера. Оно позволяет снизить затраты на оборудование и персонал, а также обеспечивает безопасность и доступность документов в любой момент времени. Кроме того, использование услуг аутсорсинга позволяет компаниям сосредоточиться на своих основных задачах и повысить эффективность работы. Рекомендуем обратить внимание на данное решение и выбрать надежного партнера для внешнего хранения документов. Для заказа услуги обратитесь по номеру +7 (499) 755 64-27.

Infologistics