В каких случаях применима
цифровизация документов?

В каких случаях применима цифровизация документов?

Цифровизация документооборота — это удобный инструмент, чтобы автоматизировать работу с документами в компании, снизить расходы на печать и пересылку. Оцифрованные оригиналы не требуют места для хранения, их легко находить, и они доступны вне зависимости от того, где вы находитесь — в офисе, дороге или отпуске. Перевод с бумажного носителя в цифровой формат не только экономически выгоден и удобен, но и экологичен. Рассмотрим в статье, для чего нужна цифровизация, когда ее необходимо внедрять, а также как она регламентируется законодательством.

Что такое цифровизация документов?

Цифровизация документов — это процесс преобразования бумажных оригиналов в электронный формат, их хранение и обработка в цифровой форме. Основная цель — повышение скорости и удобства работы, сокращение использования бумажных носителей, распределение доступа к информации, повышение безопасности и сохранности документации.

Цифровизация позволяет обмениваться информацией в электронном формате, а также автоматически передавать данные в различные учетные системы — мгновенно и без использования ручного труда. Также можно настроить и применить различные индивидуальные алгоритмы и технологии для анализа и обработки данных.

Какие преимущества дает цифровизация документов?

1. Повышение оперативности работы. Сотрудники из разных департаментов мгновенно получают информацию и не испытывают необходимости связываться друг с другом для выяснения данных, искать физический документ или ждать доставки.
2. Единое цифровое пространство данных компании. Цифровой документооборот упрощает предоставление доступа к данным авторизованным лицам и в то же время защищает данные от других лиц.
3. Удобство доступа. Оцифрованными документами можно пользоваться с любого устройства с выходом в Интернет. Это позволяет быстро получить необходимую информацию и делиться данными с другими пользователями (при наличии соответствующих разрешений).
4. Безопасность. Цифровые документы защищены паролями и шифрованием, что предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
5. Контроль процессов. В цифровых документах можно отслеживать путь их движения, действия участников и момент подписания.
6. Устойчивость к ЧП. Оцифрованные документы находятся в электронном архиве и постоянно бэкапируются, что делает данные устойчивыми от последствий любых ЧП — пожаров, наводнений и прочих локальных чрезвычайных ситуаций.

Инфолоджистикс обеспечивает хранение данных на распределенных серверах, расположенных в ЦОД с уровнем безопасности TIER III. Этот уровень надежности подходит для критически важных бизнес-процессов, где даже небольшие простои могут привести к серьезным финансовым и репутационным потерям, и гарантирует постоянное бэкапирование данных, что исключает случаи утери информации.
Доступ к данным из любого места дарит возможности свободного передвижения как отдельным сотрудникам, что может быть полезно при разъездном характере работ или периодической необходимости сотрудников офиса выезжать «в поля» или на объекты, так и целым подразделениям. В случае переезда или ремонта офиса не потребуется перевозить документацию, поскольку она всегда в смартфоне и компьютере.

Когда нужно проводить цифровизацию документов?

Переход на безбумажную модель документооборота требуется, когда компании нужно:

• ускорить процессы за счет их автоматизации;
• упростить упростит контроль за движениями документов внутри компании и повысить за движениями документов внутри компании и повысит безопасность данныхи при передаче информации;
• поддержать имидж компании, демонстрируя поддержку технологий и готовность к переменам;
• настроить для сотрудников быстрый поиск информации;
• сократить операционные затраты;
• ускорить согласование документов;
• снизить количество ошибок при обработке информации.

Цифровизацию документов полезно провести как можно раньше, не дожидаясь максимального усложнения управлением документооборотом, так сразу можно оценить все преимущества, которые она предоставляет.

Этапы оцифровки

При оцифровке документов простое сканирование документов является лишь начальным этапом и не является достаточным. Основная цель оцифровки документов — не только перевод их в электронный вид, но и сокращение затрат, упрощение процессов управления документацией, что требует комплексного подхода.

• Во-первых, нужно отобрать те типы документов, которые можно перевести в электронный вид и интегрировать полностью в систему электронного документооборота, исключив их бумажные версии;
• Во-вторых, для хранения и поиска документов после их цифровизации требуется создать надёжную инфраструктуру — электронный архив. Это ключевой элемент, обеспечивающий удобный доступ к документам, их защиту и соответствие требованиям законодательства о хранении информации.

Ввиду комплексности задачи и необходимости обеспечения высокого уровня безопасности и доступности, создание собственного электронного архива без соответствующего опыта и ресурсов может оказаться сложным и затратным проектом. В этом контексте, готовые решения Электронного архива от ведущих поставщиков, таких как Инфолоджистикс, представляют собой ценный инструмент, который помогает компаниям оптимизировать расходы и упростить работу, обеспечивая эффективное управление документацией.

Делаем вывод, что недостаточно просто отсканировать документы. Во-первых, необходимо разделить глобальные задачи на подзадачи. Например, часть оригиналов перевести сразу в изначально электронный вид и реализовать их полностью в системе ЭДО. Во-вторых, для хранения и поиска документов требуется создать инфраструктуру электронного архива. Компания «Инфолоджистикс» предлагает вам готовое решение.

Как составить структуру будущего электронного архива?

Для организации эффективного ЭА необходимо предварительно упорядочить структуру и описать в ней:

1. Виды документов — те, которые будут оцифрованы и загружены в электронный архив, например: договоры купли-продажи, бухгалтерская документация, распорядительные документы, производственно-технические документы, кадровые документы и т. д.
2. Маршруты обработки — через какие этапы согласования или ознакомления сотрудниками внутри компании должны проходить оцифрованные оригиналы прежде, чем будут считаться завершенными. Также необходимо определить, нужно ли передавать данные из электронного архива в третьи учетные системы.
3. Роли участников. Каким функционалом будет обладать каждый сотрудник, который получит доступ к электронному архиву. Наиболее распространенные роли:
   • руководитель — согласовывает документацию к исполнению (договоры к подписанию, счета на оплату и т. д.);
   • контролирующий — проверяет соответствие поступивших документов на корректность (сумму счетов, наличие подписей и печатей и т. д.);
   • исполнитель — на основании полученных данных совершает операцию (оплачивает счет, оформляет кандидата в штат компании, подписывает договор и т. д.).
4. Поля атрибуции — по ним нужно искать документацию в электронном архиве. Выделяют 5 стандартных полей, среди которых тип и номер документа; дата и другие сведения.

Цифровизация документов может показаться сложным процессом, но при поддержке экспертов
он проще и ближе, чем кажется. Кроме того, преимущества электронного документооборота превосходят все трудности его внедрения. Вы увидите эффект от цифровизации уже в первые дни работы в электронном архиве.
Обратитесь в «Инфолоджистикс», и мы окажем вам комплексную консультационную и практическую поддержку: от расчета эффекта перевода оригиналов в электронный вид в вашем конкретном случае до непосредственно оцифровки и создания электронного архива.

Практические рекомендации

Не бойтесь использовать все преимущества новых технологий. Цифровизация документов — большой пласт работы. Как уже упоминалось, требуется разбить ее на этапы и установить сроки для каждого. Рекомендуется начать с одного департамента или типа документов, чаще всего компании выбирают договорную или бухгалтерскую документацию. Кроме того, что это наиболее стандартные и понятные процессы, именно их цифровизация приносит наибольший финансовый и операционный эффект компаниям. Если переход на ЭДО кажется сложным и рискованным, то обратитесь к профессионалам «Инфолоджистикс».

Можно ли избежать цифровизации документов?

Процедура становится все более распространенной. Она обеспечивает удобство, доступность и эффективность хранения и обработки информации. Так, к концу 2024 года многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например, транспортные и кадровые, а также по учету НДС. Эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Приведем основные причины, по которым организации еще не используют цифровой документооборот:

1. Опасение увеличения расходов и финансовых рисков, при этом именно ЭДО помогает оптимизировать затраты, а экономия на практике оказывается больше, чем затраты на его внедрение.
2. Нарушение уже тщательно выстроенной системы работы, но цифровизация предлагает полную интеграцию во внутреннюю учетную систему и ускорение многих бизнес-процессов.
3. Нововведения сложны для персонала, однако интерфейс электронного документооборота быстро осваивается и не требуется длительного обучения.
4. Существуют опасения по поводу утечки конфиденциальной информации, но цифровой документ безопаснее бумажного, поскольку данные передаются по зашифрованному каналу, хранятся на разнесенных серверах. Кроме того, надежность оператора подтверждается аккредитацией регулирующих органов

Чтобы увеличить эффективность бизнес-процессов, обязательно проведение цифровизации документов. Таким образом, в компании повышается производительность труда, сокращаются расходы и снижается риск возникновения ошибок. Также электронный документооборот положительно влияет на финансовые показатели организации, поскольку происходит перераспределение ресурсов сотрудников с выполнения рутинных задач на более интеллектуальные.

Цифровизация документов необходима современным компаниям, чтобы оставаться конкурентными и перспективными участниками рынка. С возможностями системы ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» вы можете ознакомиться здесь.

Свяжитесь с Инфолоджистикс сегодня и получите индивидуальный расчёт вашей экономии от перехода на ЭДО