Электронный кадровый
документооборот — это просто

События последних лет резко ускорили развитие процессов удаленной работы и решений в области электронного документооборота. Стало очевидно, что бумажные процессы не только неудобны и затратны, но и несут в себе риски, причем часто подписать оперативно нужные документы просто невозможно. В данной статье мы рассмотрим возможности, которое предоставляет текущее законодательство в сфере ЭП, и связанных с ними законами.

Возможности организации внутрикорпоративного юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) существовали и раньше.

Федеральный закон № 63-ФЗ “Об электронной подписи” узаконивает применение ЭП и определяет условия признания ЭП на документе собственноручной.

Если документ подписан КЭП, то он признается аналогом собственноручной подписи, без каких либо дополнительных условий, если федеральными законами, нормативными актами не установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При этом нужно отметить, что в трудовом кодексе РФ или иных связанных актах не содержится таких требований. Таким образом в теории ЭДО организовать достаточно просто, достаточно подписать любой документ КЭП всеми необходимыми подписантами. Однако на практике есть ряд серьезных проблем сдерживающие широкое распространение ЭДО, среди которых можно отметить следующие основные:

  • Снабжение всех сотрудников КЭП достаточно затратно и неудобно.
  • Необходимость наличия сертифицированных средств электронной подписи, как правило устанавливаемых локально
  • Необходимость в информационной системе, которая сможет охватить большое количество сотрудников, часть из которых может не иметь вообще каких-либо учетных записей или доступа в корпоративные информационные системы.

Также в компаниях руководители HR подразделений зачастую опасаются рисков связанных с непризнанием электронных документов, которые зачастую больше носят субъективный чем объективный характер. Все эти проблемы имеют достаточно простые решения, при четком соблюдение действующего законодательства. Какие есть решения обозначенных проблем?

ФЗ-63 не обязывает участников ЭДО использовать только КЭП, можно использовать другие виды подписи НЭП или ПЭП.

Согласно статьи 6 закона, нужно соблюсти ряд условий, для признания НЭП и ПЭП собственноручной подписи, и если это не оговорено отдельными нормативными документами подпись признается собственноручной. Основным условием признания НЭП является наличие оформленного соглашения между участниками ЭДО, в данном случае между работодателем и сотрудником о признание данного вида подписи при электронном взаимодействии.

При выборе использования ПЭП или НЭП рекомендуем использовать НЭП. Согласно ФЗ-63, к обоим видам подписи предъявляется только общие требования, которые не содержат каких-либо специальных указаний к непосредственно средствам подписи, по сути оставляя на усмотрение этот вопрос участникам электронного взаимодействия.

Согласно 63-ФЗ для создания НЭП и сертификата проверки ключа подписи нет необходимости использовать сертифицированные средства, а также получать специальную аккредитацию уполномоченных органов на осуществление данных действий.

Данный аспект значительно расширяет сценарии использования подписей. Но в отличии от ПЭП, НЭП позволяет однозначно связать с помощью криптографических преобразований документ и подпись, и гарантирует что документ не был изменен, что поможет избежать спорных ситуаций в будущем. Таким образом применять НЭП можно в любых документах если есть соглашение сотрудником, и в законе не обозначены иные условия.

Какие специальные требования к видам ЭП предъявляются в ТК и подзаконных актах? Прямое указание на использование только КЭП работодателя и КЭП, НЭП работника указано только в статье 312.3 ТК РФ. Таким образом для подписания данных видов документов обязательно использовать только данные виды подписи, остальные виды документов регламентируются 63-ФЗ:

  • Трудовых договоров.
  • Дополнительных соглашений к трудовым договорам.
  • Договоров о материальной ответственности.
  • Ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
  • А также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам).

Infologistics